Uma visão geral sobre como fazer o seu próximo escritório se mover super-eficaz!

Um movimento de escritório está fadado a ser uma tarefa assustadoramente difícil, e uma coisa pela qual eles não são conhecidos é fácil! Tantas coisas podem dar errado … Imagine isso, um dia depois da mudança, você está procurando pela sua caneta favorita e não consegue encontrá-la. Documentos voando em todos os lugares, brigas no estacionamento, é puro caos! Nós não queremos que isso aconteça.

Movendo o escritório efetivamente

Com toda a seriedade, os movimentos do escritório são difíceis de acertar. Eles são corajosos e exigem alguém que tenha grande atenção aos detalhes. Espero que nossas dicas abaixo possam ajudá-lo a resolver quaisquer questões sobre seu plano de mudança.

Planejamento

Isso é óbvio, mas precisa ser declarado. A regra geral é começar a planejar com muita antecedência. Cerca de 6-8 meses de antecedência é perfeito para um negócios pequenos a médios. O gerenciamento de tempo é o elemento-chave para um movimento bem-sucedido. Comece colocando as bases do seu plano logístico.

Primeiras coisas primeiro, defina um orçamento. Entenda o quanto será necessário mover fisicamente todo o seu equipamento do local A para o local B. É importante adquirir várias citações de vários empacotadores e motores profissionais, compare-os para ver quem pode fornecer o melhor serviço pelo melhor preço. Empresas em movimento não estão em falta agora, você será capaz de encontrar várias empresas através de uma pesquisa rápida na internet ou através de suas páginas amarelas locais.

Um equívoco comum é que uma vez que um plano foi feito, é um documento de ferro que não pode ser mudado, isso é uma mentira! Permita que sua sala de planejamento respire, ao fazê-lo, você estará se deixando respirar.

Você não está sozinho

O trabalho em equipe faz o trabalho do sonho! Projetos que geram os melhores resultados são aqueles que um grupo de indivíduos também colaboram. Assim, não tenha medo de delegar. Crie uma equipe de pessoas que você pode atribuir tarefas para fazer e, em seguida, definir prazos. Isso limitará o estresse e garantirá que você mantenha as restrições de tempo, movendo o processo bem.

É importante saber quem precisa estar envolvido e com que capacidade. A alta gerência precisará estar envolvida na aprovação do orçamento, mas será necessário envolver-se nas caixas de selagem? Seu Departamento de TI precisará estar envolvido na determinação de qual equipamento mover e quanto tempo levará para reinstalar tudo no novo escritório, mas eles não precisam estar envolvidos na atualização de suas listas de endereços.

Equipe se instalando em seu novo escritório

Comunicação

Psst, vem em Alpha One, acabou. É importante estar em comunicação constante com sua equipe, os movers, o novo senhorio edifícios, etc Se qualquer pessoa envolvida é mantida no escuro, então isso pode levar a configurações desajeitadas. Você não quer chegar ao novo escritório com um caminhão cheio de equipamentos para descobrir que você não tem autorização de segurança para entrar e colocar suas caixas.

Da mesma forma, deixe que as pessoas em questão saibam que você está se mudando. Deixe os fornecedores / clientes saberem onde redirecionar suas faturas mensais, entrega de papel ou cartões de Natal.

Oportunidade

Um movimento de escritório não é apenas sentar em torno de uma mesa e discutir qual fita usar quando lacrar caixas, não, é um projeto cheio de oportunidades. Por exemplo, seu Departamento de TI estará incomodando você em conseguir uma nova impressora por anos, mas nunca houve um momento perfeito para atender aos seus desejos.

Você pode usar seu tempo de embalagem para realizar uma auditoria definitiva de hardware. Entenda o equipamento físico que você tem, o que é necessário e o que é obsoleto e atualize de acordo.

Reciclagem de equipamentos de escritório antigo ao mover o escritório

Dica Pro: O equipamento que você considerou obsoleto e não irá se mover para o novo local pode ser recicladosim, mas você também pode economizar dinheiro. Os movimentadores normalmente calculam seu custo com base nos itens e no peso que estarão em movimento. Então, se você pode reduzir o número de itens que você está movendo e, portanto, diminuir o peso do movimento geral, você está no verde!

Depois de cuidados

Ao preparar e conduzir a mudança, seria ótimo fazer com que sua equipe documentasse uma lista de todas as tarefas concluídas. Agora você está em seu novo espaço, pode consultar essa lista de verificação e verificar se tudo está perfeito. Por exemplo, um dos membros de sua equipe documentou que 10 cadeiras pertencem ao Departamento de Contabilidade – a contabilidade tem 10 cadeiras agora? Outro membro da equipe documentou cada cliente / fornecedor com o qual eles se correspondiam em relação ao seu novo endereço – dê a eles uma ligação amigável de volta para lembrá-los, tudo em nome da dupla verificação.

Neste dia e idade, os serviços de TI são vitais para a saúde cotidiana do seu negócio. Tome cuidado nos primeiros dias que todos os seus sistemas estão funcionando sem problemas. Sem problemas de conectividade com a Internet, sem problemas de linha telefônica, servidores e bancos de dados estão funcionando bem.

Conclusão

Os movimentos do escritório são difíceis. O paradeiro de sua caneta favorita é imprescindível para sua vida profissional. Portanto, é importante ter um segundo e realmente planejar tudo, para que seu movimento se torne mais fácil e você possa sempre ficar de olho na sua caneta.

Você não está sozinho nesta tarefa difícil, crie uma equipe para ajudá-lo e delegar com sabedoria! Certifique-se de manter uma linha saudável de comunicação entre todas as partes envolvidas no movimento.

Seja proativo e aproveite as oportunidades à sua frente, seja uma auditoria de hardware improvisada ou o máximo aproveitamento de sua equipe. Mantenha todo mundo honesto, sendo diligente após a mudança, você chegou até aqui, então continue no pouso.

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