Terceirizando sua equipe de linha de frente durante a pandemia: 5 dicas

Telefone de atendimento da equipe da linha de frente

A pandemia do COVID-19 dificultou a operação das empresas em todo o mundo, impactando a economia global. À medida que o distanciamento social se torna uma necessidade da hora, devido ao aumento do número de casos, as empresas forneceram aos funcionários oportunidades de trabalho em casa, na tentativa de manter as operações comerciais em funcionamento.

Nesses momentos, aproveitar todos os seus recursos e encontrar oportunidades que facilitem o contato dos clientes, oferecendo os serviços da equipe de linha de frente são cruciais para manter um bom funcionamento de seus negócios. Os serviços de recepção e atendimento ao cliente oferecidos pela equipe de linha de frente desempenham uma função muito importante aqui quando se trata de atender clientes novos ou existentes.

O serviço terceirizado de recepcionista pode ajudá-lo a se concentrar em outros aspectos da sua empresa, oferecendo uma série de benefícios que incluem:

  • Economizar dinheiro, uma vez que a terceirização será muito mais barata do que manter a equipe de linha de frente em tempo integral
  • Falta de custos indiretos adicionais
  • Maior disponibilidade de tempo da equipe terceirizada da linha de frente
  • Nenhum requisito para sistemas de mensagens automatizados
  • Maior número de opções de idioma para clientes
  • Você não precisa investir no treinamento deles, pois a empresa para a qual trabalham é cuidada.

O estresse em torno do COVID-19 não precisa prejudicar o funcionamento do seu negócio. A terceirização da equipe de linha de frente é uma ótima maneira de garantir que seus negócios continuem sem obstáculos, com os clientes recebendo um serviço de qualidade enquanto você dedica seu tempo e atenção a outros aspectos do funcionamento da empresa.

Você quer ter certeza de que está terceirizando da maneira certa, porque ninguém pode fornecer um ótimo serviço ao cliente. Além disso, como as interações com sua equipe de linha de frente podem impactar significativamente as decisões que os clientes tomam para se associar à sua empresa no futuro, é seguro dizer que vale a pena levar a sério.

Então, aqui estão cinco dicas sobre como terceirizar sua equipe de linha de frente da maneira certa:

Equipe de atendimento telefônico

1. Faça sua lição de casa

Faça uma pesquisa completa online sobre onde você pode terceirizar sua equipe de linha de frente. Depois de consultar os comentários de cada um e restringir suas opções, ligue para eles. Você poderá decidir por si próprio se deseja terceirizar os serviços deles com base na maneira como eles lidam com você. Prestar atenção em:

Lembre-se de que eles representarão sua empresa se você optar por terceirizar para eles; portanto, você deve prestar muita atenção a esses fatores e selecionar com base se eles correspondem ou não ao seu nível de entusiasmo e serão uma boa opção para o seu negócio. marca.

2. Informe-se sobre tecnologia e pacotes oferecidos

Antes de terceirizar seus serviços de linha de frente, descubra a tecnologia que eles usam, mesmo que a maioria dos locais esteja usando sistemas que não precisam de suas contribuições. Geralmente, todas as chamadas recebidas são redirecionadas para o sistema, com a equipe da linha de frente ciente do fato de que a chamada é da sua empresa. Isso permite que eles respondam adequadamente.

Outro fator a considerar antes de terceirizar os serviços da equipe de linha de frente para o seu negócio é o custo envolvido e os pacotes oferecidos. Verifique se não há custos ocultos – saiba quanto custará em termos de custos do sistema, taxas mensais e custo por chamada. Saber disso ajudará você a escolher um serviço que funcione dentro dos seus requisitos de orçamento.

3. Avalie o nível de serviço necessário

Antes de se inscrever para terceirizar seus serviços de linha de frente, avalie suas necessidades de negócios. Você deseja que todas as chamadas sejam atendidas por você ou gostaria que as chamadas fossem desviadas quando estiver ocupado atendendo a outro cliente? Você deseja que apenas algumas perguntas repetitivas sejam respondidas ou que eles agendem seus compromissos usando um sofisticado sistema de reservas? Você também pode precisar deles para anotar mensagens e enviar por e-mail ou enviar uma mensagem de texto para você.

Qualquer que seja a necessidade, certifique-se de que você esteja claro sobre o que o trabalho implicará, o nível de serviço que você está inscrevendo, atenda ou não às demandas da sua empresa e comunique-o claramente antes de terceirizar sua equipe de linha de frente.

Serviço de atendimento telefônico

4. Prepare suas perguntas frequentes

Existem algumas perguntas repetidas pelos clientes, e essas perguntas requerem respostas. Em vez de ter que produzir uma resposta cada vez que surgir a mesma pergunta, faz sentido preparar uma lista de perguntas freqüentes com suas respostas.

O serviço de equipe de linha de frente que você terceiriza pode receber essa lista de perguntas freqüentes, juntamente com as respostas, para economizar tempo e permitir que eles lidem com essas perguntas repetidas. Quando elas têm essas informações com antecedência, não precisam incomodá-lo para obter respostas sempre que surgir uma pergunta, mas, em vez disso, elas podem lidar com as perguntas por conta própria na lista preparada.

5. Compartilhe seu sistema de reservas e calendário

É necessário compartilhar seu sistema de reservas e calendário para garantir que as operações comerciais continuem sem problemas. Familiarize-os com o sistema que você usa, fornecendo os detalhes de login necessários e outras instruções. Eles também podem acabar ensinando uma coisa ou duas sobre como manter um calendário virtual e um sistema de reservas, se você ainda é do tipo que ainda continua usando um diário em papel.

Concluir…

Por mais estressante que esses tempos possam parecer, não há razão para adicionar um plano de negócios caótico. Mantenha-se saudável e evite entrar em pânico, mas não comprometa as necessidades da empresa.

Com essas dicas a seguir quando se trata de terceirizar os serviços da equipe de linha de frente, você poderá oferecer um ótimo atendimento ao cliente mesmo em meio à crise da COVID-19 e garantir que sua empresa não fique para trás.

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