Manter o foco no trabalho pode ser notavelmente desafiador. Qual é uma estratégia chave que as pessoas podem usar para se manter produtivo quando há muitos pedidos de atenção, especialmente se estão extremamente ocupados?

Ocupado pequeno empresário permanecer produtivo

Essas respostas são fornecidas pelo Young Entrepreneur Council (YEC), uma organização somente para convidados composta pelos jovens empreendedores de maior sucesso do mundo. Os membros do YEC representam quase todos os setores, geram bilhões de dólares em receita a cada ano e criaram dezenas de milhares de empregos. Saiba mais em yec.co.

1. Divida o seu dia em intervalos de 15 minutos

Sou um grande fã de planejar meu dia antes do tempo. Sou tão meticuloso sobre isso que agora bloqueio meu dia inteiro em intervalos de 15 minutos. Dessa forma, quando chego ao trabalho, tenho um plano de jogo pronto e, se cumpri-lo, esses dias são altamente produtivos. – Colbey Pfund, HUGS Wellness

2. Use sua plataforma de bate-papo ou e-mail para definir seu status de trabalho

Temos um status que usamos em nosso canal Slack chamado tempo de “cabeça para baixo”. Essencialmente, isso significa que estamos de cabeça baixa e estamos trabalhando duro em uma tarefa específica. Nossas notificações são silenciadas e todos sabem que podem entrar em contato conosco em caso de emergência. Descobri que essa técnica funciona se você precisar concentrar o tempo em um projeto ou tarefa. – John Turner, SeedProd LLC

3. Crie uma cadeia de comando

Uma cadeia de comando em seus negócios ajudará você a fazer mais, mesmo que as coisas sejam bastante agitadas. Normalmente, designamos um gerente para cada uma de nossas equipes e, em seguida, temos outro cargo disponível para várias equipes ao mesmo tempo. Essa tática permite que nossos funcionários tenham suas perguntas respondidas enquanto nos permite tempo para manter o foco e realizar nosso trabalho. – Chris Christoff, MonsterInsights

4. Crie evidências visíveis de todos os trabalhos realizados

Ter muitas tarefas a fazer pode parecer esmagadora e confusa. Uma maneira útil de manter a produtividade é acompanhar todas as suas tarefas e marcá-las quando terminar. Você pode fazer isso fazendo uma lista e cruzando um item. Você também pode mudar os mármores de um frasco para outro vazio. Uma representação simbólica das tarefas concluídas pode ter um efeito poderoso em sua moral e melhorar sua produtividade. – Syed Balkhi, WPBeginner

Empregado usando fone de ouvido acessando conteúdo de áudio

5. Toque 'Brain Music'

Às vezes, para se manter focado, basta colocar alguns fones de ouvido e ajustar tudo. Eu gosto de ouvir “música cerebral”, que é uma música projetada para aprimorar seu foco. Se você precisar se concentrar em uma tarefa, coloque fones de ouvido e ouça música cerebral por uma hora. Uma hora de tempo ininterrupto e focado no trabalho ajudará a aumentar a produtividade. – Thomas Griffin, OptinMonster

6. Planeje com antecedência a noite anterior

Se você é uma pessoa ocupada, planejar com antecedência é essencial para garantir que todas as suas tarefas sejam concluídas e antes do prazo. Na noite anterior, planeje o dia seguinte para se preparar mentalmente para o que está por vir. Quando você está preparado para isso, parece menos estressante e mais fácil de enfrentar. – Stephanie WellsFormulários formidáveis

7. Delegue o que você pode

Contrate pessoas boas e delegue. Com a equipe certa, você poderá se concentrar no que precisa ser feito. Eles cuidarão de suas responsabilidades sem precisar da sua opinião a cada passo do caminho. Pode ser difícil para os empresários delegarem, mas a alternativa é distração constante e não há tempo para se concentrar no que você é melhor e no que é mais importante para a saúde dos negócios. – Chris Madden, Matchnode

8. Contorne seus níveis de energia

Todo mundo tem diferentes níveis de energia ao longo do dia. Alguns são mais produtivos logo de manhã, enquanto outros prosperam como corujas noturnas. Depois de descobrir que tipo de trabalhador você é, use-o para executar suas tarefas e projetos de acordo. Se você trabalha melhor tarde da noite, encare os maiores projetos no momento em que se sentir mais motivado. – Jared Atchison, WPForms

Faça acontecer

9. Estabeleça metas fixas todos os dias

Para evitar alternar entre os itens de uma lista interminável de tarefas, defina algumas prioridades importantes para o seu dia e execute-as. Todas as outras coisas podem ficar em segundo plano enquanto você mantém o foco em concluir seus projetos mais importantes primeiro, para que nunca acabe com a produtividade geral. Defina prazos para você quando você concluir cada item também. – Firas KittanehColchão Zoma

10. Limite seus 'Just Checks'

Muitos de nós que afirmamos trabalhar em uma única tarefa, na realidade, geralmente pontuam seu trabalho com uma série de “apenas verificações” (olhar rápido para as caixas de entrada de e-mail, mensagens de texto etc.). Pesquisas indicam que há um custo significativo associado a “apenas verificações”. Em vez de interrupções frequentes, reserve períodos de tempo para um trabalho focado. Você ficará surpreso com o quanto mais produtivo se sentirá. – Constantin SchreiberBlair

11. Coloque fones de ouvido

Temos um escritório de planta baixa aberto, o que pode significar que todo mundo costuma ser puxado em cem direções de uma só vez. Quando preciso me concentrar e fazer as coisas, coloco fones de ouvido sem som. Isso indica a todos que estou interessado no que estou trabalhando e que não posso ser incomodado. – Ashley Merrill, Lunya

12. Desligue o seu telefone

Agora, muitas de nossas vidas passam por nossos telefones. Acho que, se não consigo me concentrar por causa de uma série de distrações, simplesmente desligar o telefone por uma ou duas horas permite que eu me concentre e realize o que preciso. Afastar suas mensagens de texto e chamadas por algumas horas não prejudicará ninguém, mas ajudará sua produtividade. – Rana Gujral, Sinais comportamentais

Lista de tarefas

13. Crie listas para priorizar suas tarefas

Comece cada dia desenhando três colunas em um pedaço de papel. Sim papel! Liste assuntos urgentes na coluna à esquerda, itens menos importantes no meio e itens que podem esperar no terceiro. Ao longo do dia, desenhe uma linha em cada item à medida que ele for concluído. Pesquisas mostram que a retenção é maior quando as palavras são escritas e o cruzamento de itens fornece uma sensação de realização. – Elisabeth Swardstrom, PixelFish

14. Definir limites

Estabelecer limites é fundamental! Saiba o que é importante e o que é perturbador. Seu trabalho no trabalho não é apenas para reagir e apagar todos os incêndios. Seu trabalho é reconhecer o que é um verdadeiro incêndio e o que é realmente apenas uma distração. Sua atenção deve estar voltada para as coisas mais importantes para avançar a agulha nos seus negócios; portanto, se algo estiver lhe impedindo disso, defina um limite. – Diego Orjuela, Cabos e sensores

Considerando a estimativa de que cerca de 80% do lixo despejado em aterros sanitários poderia ser reciclado, indivíduos e empresas nunca devem separar considerações ambientais de suas atividades ou operações. Embora materiais como papel, garrafas e latas já estejam sendo reciclados, existem vários itens que, através de reprocessamento ou redirecionamento para aplicativos úteis, podem ser manipulados para ajudar a preservar o planeta.

Gestão de resíduos

A recuperação de materiais ou energia a partir de resíduos favoreceu consideráveis ​​benefícios econômicos e ambientais. Organizações como Clearabee, que se esforçam para fazer a diferença no sentido de reduzir as emissões de gases de efeito estufa, provam ser bastante indispensáveis. Eles ajudam a intensificar a responsabilidade social e moral de gerenciar efetivamente o impacto ambiental.

Trabalhando em conjunto com as autoridades de gerenciamento de resíduos, eles afirmam estar em conformidade com os regulamentos relativos aos programas de manuseio de resíduos de ponta a ponta. Pense em qualquer coisa, desde baterias, roupas, CDs, tapetes, envoltórios de bolhas, xícaras de café, copos, inaladores, escovas de dentes, lâmpadas a resíduos eletrônicos e você perceberá que, com essas organizações confiáveis, quase todos os itens podem ser reciclados.

Zero desperdício em aterro

Com um sistema adequado de gerenciamento de resíduos, é possível reciclar ou reutilizar quase todos os resíduos gerados. As empresas que prestam serviços de reciclagem e sustentabilidade de resíduos estão profissionalmente abertas a consultoria e trabalho conjunto para encontrar soluções que melhorem o meio ambiente.

Empresas estabelecidas de gerenciamento de resíduos podem se organizar para coleta de lixo residencial, coleta de lixo a granel, lixeiras temporárias ou de aluguel para facilitar a coleta e o manuseio de todos os tipos de resíduos. Independentemente da quantidade ou tipo de desperdício que lhe vier à cabeça, essas organizações podem ajudá-lo a lidar bem com isso.

Mesmo resíduos não recicláveis ​​podem ser usados ​​repetidamente para gerar energia. O processo pode implicar a conversão desses itens de resíduos em calor, eletricidade ou combustível utilizável por meio de vários procedimentos. Isso pode aliviar a dependência de energia de fontes fósseis. O desperdício de energia (WtE) provou ser indispensável na utilização total de resíduos não recicláveis ​​gerados em residências ou gerados por empresas.

O método mais fácil para a gestão de resíduos, enquanto a fortificação de zero resíduos em aterros é a minimização de resíduos. A redução ou eliminação de resíduos persistentes e prejudiciais apóia benefícios sociais, econômicos e ambientais substanciais. A aplicação de procedimentos inovadores relacionados ao consumo e à reformulação de produtos se mostra muito significativa para limitar a geração de resíduos.

Práticas tecnológicas e inovação ambientalmente amigáveis ​​não apenas reduzirão a geração de resíduos, mas também contribuirão para a melhoria da qualidade do produto. A eficiência das práticas de produção, a responsabilidade ambiental e a imagem pública também serão obtidas com esses procedimentos.

Lixo eletrônico

Proteção Ambiental

A maioria dos resíduos, como os resíduos eletrônicos, contém elementos tóxicos e perigosos, como mercúrio e chumbo. Se não forem bem gerenciados, podem contribuir com grandes impactos tanto para a saúde humana quanto para o meio ambiente. Com os manipuladores de lixo profissionais, como o clearabee, você ficará surpreso ao ver que qualquer item de lixo pode ser reciclado ou reutilizado.

A utilização adequada de resíduos recicláveis ​​e não recicláveis ​​ajuda a conservar os recursos naturais e o meio ambiente como um todo, sujeitando esses materiais a uma segunda vida ou reutilização, em vez de preencher os aterros. Esses processos, quando bem observados, se estendem para proteger o planeta das emissões de carbono e metano e enfrentar as questões de mudanças climáticas.

Faça parte de pessoas ou empresas que respeitam o meio ambiente, solicitando serviços de gerenciamento de resíduos de organizações confiáveis ​​que oferecem serviços de reciclagem e reutilização de lixo. Esses grupos são dedicados a excelentes serviços de gerenciamento de clientes e resíduos por meio de coleta residencial e comercial confiável de resíduos para centros de reciclagem.

“A sorte favorece os audazes!”

Se você nunca iniciou um negócio, provavelmente ainda está ciente de quão difícil é. Nesse momento, fomos doutrinados com tanto barulho sobre as dificuldades que uma startup pode enfrentar – como as probabilidades são acumuladas de 9 para 1 contra nós – e como o fracasso é realmente a chave do sucesso.

Fundador de startup confiante

Embora esses e outros fatos espalhados pela Internet possam ser verdadeiros, não há nada que diga que você não pode se encontrar como chefe de uma empresa de sucesso no próximo ano, por volta dessa época. Afinal, uma coisa certa é algo para o qual todos se alinhariam, se isso significasse ganhar a vida ou ficar rico.

Aqui estão 7 dicas práticas que você pode usar para iniciar um negócio de geração de lucro no próximo ano:

1. Reconheça que você não precisa criar um produto

É Walmart um produto? Não, na verdade eles não vendem nada que seja exclusivo para o mercado em que atuam; eles são uma marca que vende coisas de outras pessoas. Eles desenvolveram uma maneira de vender melhor os produtos do dia-a-dia, reunindo a maioria dos nossos desejos de compras do dia-a-dia – mantimentos, roupas, assistência automotiva, eletrônicos, eletrodomésticos, utensílios de cozinha, roupas de cama, alimentos para animais, brinquedos etc.

O ponto é que você não precisa iniciar algo do zero, se as idéias não estão surgindo, não são rápidas o suficiente para você iniciar um negócio o mais rápido possível. Encontre uma maneira de coçar uma coceira que já tenha sido coçada, mas de uma maneira inovadora em comparação à concorrência. Lembre-se de que os Walmarts e Ubers do mundo são apenas marcas orientadas à inovação, e não produtos exclusivos.

2. A empresa precisa começar a ganhar dinheiro imediatamente

Você realmente não deseja iniciar um negócio que exija que você fabrique produtos que ainda não foram vendidos ou que ofereça qualquer serviço que exija a espera de meses por pagamento. As empresas que usam esses modelos demoram muito tempo para decolar e os tempos difíceis são geralmente mais difíceis, colocando mais pressão para acelerar as coisas e sacrificar a quantidade pela qualidade apenas para pagar o aluguel.

Procure idéias de negócios nas quais você possa construir / comprar produtos físicos à medida que são vendidos (ou seja, após o pagamento de um cliente) ou ofereça serviços onde é habitual exigir pagamento antecipado total ou parcial antes de um projeto ser iniciado – ou pelo menos aqueles em que os clientes estão pré-autorizados a fazer pagamentos mensais predefinidos com os quais você pode contar com capital, como produtos SaaS.

Jovem fundador

3. Comece a fazer algo hoje

Conselho simples, mas eficaz, para qualquer empreendedor que aspira. Uma pesquisa após a outra nos últimos 15 anos mostrou que a maioria das pessoas quer ser empreendedor. Esse fato, por si só, deve inspirá-lo a descobrir qualquer plano que esteja freneticamente tentando escapar de dentro de sua cabeça – dê o primeiro passo hoje, como comprar o domínio ou iniciar o plano de negócios.

Em seguida, continue com o próximo passo amanhã. Não deixe desculpas atrapalharem. Não existe tempo como o presente!

“A sorte favorece os fortes!”

4. CONTRATAR um co-fundador

Duas cabeças pensam melhor que uma – mas três podem criar uma multidão grande demais para lidar. Se você deseja que um negócio comece a funcionar no próximo ano, é importante começar a procurar um cofundador para ajudar com toda a logística. Trate esta tarefa tão importante como você faria ao contratar um funcionário.

Coloque seus sentimentos em seus círculos sociais offline e online, publique sua ideia de negócio e procure um parceiro que seja motivado a ter tanto sucesso quanto você. Em seguida, gaste muito tempo conversando com possíveis clientes para ter uma idéia de quão compatíveis vocês dois serão como parceiros de negócios. Também há comunidades empresariais on-line nas quais você pode explorar como Startup Nation Forums e Subreddits para Discussão do Empreendedor.

5. Encontre empresas on-line / off-line para colmatar as lacunas de talentos

Contratar alguém com capacidade parcial ou integral no momento seria um erro, na maioria dos casos. Os funcionários trazem muita bagagem com eles na forma de obrigações salariais, restrições da legislação trabalhista e muito mais que podem impedir a ascensão da empresa ao topo da pilha.

Contrate assistentes virtuais e freelancers locais que podem realizar o trabalho que você precisa. Não comece a contratar pessoas até que seja necessário, e você será capaz de garantir às pessoas um emprego de longo prazo (ou seja, você está de preto financeiramente). Dessa forma, você poderá descartar aqueles que não conseguem produzir os resultados necessários e girar rapidamente para outra pessoa com menos perdas financeiras e de tempo.

Marketing digital

6. Comece a comercializar ontem

Você não precisa de um produto para começar a comercializá-lo. Diga que seus sonhos são simples e você deseja iniciar um pequeno negócio de limpeza local. Por que alugar uma van de trabalho e sair e comprar todos os suprimentos antes de você clientes reais de terra? Gaste dinheiro onde precisar ao iniciar (ou seja, marketing).

Registre um nome de empresa, obtenha o seguro necessário para operar em sua área, abra o site, coloque anúncios no Craigslist e Kijiji, publique anúncios nos jornais locais e comece a ir de porta em porta tentando convencer as pessoas da sua empresa é definitivamente o caminho certo para o trabalho. Talvez você saiba que não tem o que é preciso e se economizou investindo em uma tonelada de despesas gerais e de dívida (mas esperemos que não!)

7. Não se sinta atraído por clientes que procuram a oferta mais barata

Se você começar dessa maneira, e a empresa sobreviver nos dois primeiros anos, provavelmente ainda estará atendendo a todos os preços baixos em seu mercado no final desse segundo ano. Pessoas baratas são menos orientadas para o valor, serão leais apenas enquanto os preços estiverem no fundo do poço e só o recomendarão a outros amigos e familiares baratos.

Há também uma linha de raciocínio de que os clientes mais baratos acabarão sendo os mais difíceis e acabarão prejudicando seus esforços para crescer com demandas como solicitações de reembolso de projetos ou produtos com os quais eles não estão satisfeitos e solicitações de re-tarefas e substituições. Em um mundo voltado para a mídia social, você acaba fazendo muitas concessões a essas pessoas para evitar reação pública.

Dicas de crescimento de negócios

Você está inspirado para iniciar e expandir seus negócios este ano?

Dê um ano, depois volte e conte-nos como você fez. E, se não, o que está te impedindo?

“A sorte favorece os corajosos!”

Por trás de todos os negócios de sucesso, há um departamento contábil competente, responsável por receber e receber dinheiro, além de estratégia e demonstrativos financeiros. Qualquer coisa que prejudique sua eficiência pode ter um efeito adverso no bom andamento do resto dos negócios.

Por esse motivo, várias organizações se esforçam para aumentar a eficiência da equipe financeira, sempre que possível. Desde a racionalização de certos processos até a implementação de novas tecnologias, há várias abordagens possíveis disponíveis.

Membro da equipe de finanças usando software financeiro

Aqui estão seis sugestões:

1. Reduza processos manuais

Os processos manuais não apenas consomem muito tempo, mas também exigem muito esforço da perspectiva da equipe. É por isso que faz sentido adotar um sistema contábil que automatize tarefas complexas.

Seja gerando relatórios, calculando lucros e perdas, criando faturas, enviando formulários de impostos ou registrando e salvando detalhes de transações, a automação tem o poder e o potencial de revolucionar sua contabilidade, resultando em uma eficiência muito maior.

2. Terceirizar tarefas de TI

Com a previsão do mercado de serviços gerenciados para atingir quase US $ 300 bilhões até 2023, saber qual solução de TI realmente aumentaria sua eficiência contábil se tornou cada vez mais difícil.

Uma opção é contratar um serviço de TI gerenciado fora do local. Além de eliminar a sobrecarga de pessoal dispendioso, você também pode garantir que sua pegada tecnológica seja implementada e gerenciada adequadamente.

3. Empregue princípios enxutos

Apesar de não haver uma bala de prata para gerenciar efetivamente as equipes de finanças, a McKinsey & Company sugere que os princípios de gerenciamento enxuto podem melhorar a eficiência e a qualidade do seu departamento de contabilidade.

As maneiras práticas de empregar os princípios lean incluem o foco no que os clientes externos mais valorizam, resolvendo um problema de cada vez para revelar novas oportunidades e abordar a causa raiz dos problemas contábeis.

Incentivar a colaboração dos funcionários por meio da adoção de tecnologia

4. Crie uma cultura de colaboração

A importância da colaboração não se limita à contabilidade. De fato, as empresas que promovem o trabalho colaborativo têm cinco vezes mais chances de apresentar alto desempenho, de acordo com o Institute for Corporate Productivity (i4cp) e Rob Cross, Edward A. Madden, professor de negócios globais no Babson College.

Mas como você cria uma cultura de colaboração? Em primeiro lugar, é necessário estabelecer um senso de propósito – por que é importante, como isso pode ajudar os negócios etc. Tente evitar também usar termos comuns de contabilidade e finanças, pois o jargão confuso soará como uma língua estrangeira para muitos.

5. Realize sessões regulares de treinamento de funcionários

Você já se sentou com membros da equipe e passou pelos processos que eles realizam diariamente? Há uma grande chance de você testemunhar maneiras de trabalhar ineficientes, redundantes ou desnecessárias.

Depois de revisar como seus funcionários fazem as coisas, você pode começar a introduzir e implementar melhores processos por meio de sessões regulares de treinamento. Quaisquer lacunas nas habilidades e conhecimentos podem ser preenchidas enquanto simultaneamente aprimoramos a eficiência.

6. Alinhe os ciclos de relatórios com as necessidades da empresa

As empresas que relatam trimestralmente frequentemente enfrentam dificuldades porque seu sistema interrompe as entradas em datas ímpares. Alterando para relatórios mensais e pagando aos funcionários duas vezes por mês, você pode adicionar muitas eficiências.

Sempre que possível, tente alinhar os ciclos de relatórios para melhor atender às necessidades dos negócios. Caso contrário, você poderá tornar as coisas mais complicadas e menos eficientes do que elas precisam.

Contratar um novo funcionário é relativamente fácil. Mantê-los, no entanto, pode ser muito mais desafiador. Um funcionário pode sair por várias razões – melhores benefícios, melhores vantagens ou um melhor ambiente de trabalho. Aqui, o Denver PEO StaffScapes detalha quatro elementos importantes para ajudar sua empresa a reter seus melhores funcionários.

Funcionários felizes

1. Equilíbrio Trabalho / Vida

Dinheiro é essencial, sim. No entanto, mais e mais funcionários estão começando a valorizar a flexibilidade e a liberdade que seu trabalho oferece. Um salário alto só pode comprar tanta felicidade; um tempo valioso gasto com a família, amigos ou perseguindo um hobby é quase inestimável. Trabalhar mais e mais horas não se traduz necessariamente em mais produtividade. Por outro lado, os funcionários que têm uma vida pessoal saudável podem contribuir mais para a sua organização. Se você deseja reter seu talento, verifique se eles estão satisfeitos com o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

2. Benefícios e regalias

Em vez de gastar mais dinheiro com seus funcionários como forma de retê-los, tente oferecer melhores benefícios e vantagens. Pense nisso como presentear alguém que é um presente pessoal, em vez de entregar a eles um maço de dinheiro. Os benefícios podem variar de férias mais pagas a períodos prolongados de férias em família a melhores opções de assistência médica. Ao fornecer melhores benefícios e vantagens, você informa seus funcionários que sua organização se importa com eles.

Treinamento de funcionário

3. Desenvolvimento Profissional

Ninguém gosta de ficar preso em um emprego em que não há oportunidade de crescimento. Quanto mais um funcionário se sente preso em seu trabalho, maior a probabilidade de ficar inquieto e procurar uma mudança. Como tal, uma empresa deve oferecer oportunidades para se desenvolver e crescer dentro da organização. Você pode oferecer workshops e cursos que ajudam os funcionários a melhorar suas habilidades. Investir em seus funcionários dessa maneira não apenas mostra a seus funcionários que você deseja que eles tenham sucesso, mas suas novas habilidades também os tornam mais valiosos para sua empresa.

4. Dinheiro

Embora outros aspectos de um plano de remuneração sejam sempre importantes, o dinheiro ainda desempenhará um papel significativo na determinação de seus funcionários ficarem ou não. Se seus funcionários sentirem que seus esforços não estão sendo recompensados ​​o suficiente, eles procurarão uma nova oportunidade em outro lugar. Se você deseja se manter com os melhores desempenhos, verifique se eles são pagos quanto valem.

Em Fechamento

A retenção de funcionários é um aspecto crucial do sucesso de qualquer negócio. Seguindo o conselho da StaffScapes acima, você poderá manter sua equipe unida.

Funcionários felizes são funcionários produtivos

Os vínculos entre negócios bem-sucedidos e produtividade da equipe são simples de estabelecer. Se sua equipe estiver motivada para trabalhar duro e alcançar sua empresa, sua linha de lucro será beneficiada. Seus clientes ficarão mais felizes, mais serão feitos – e os depoimentos de boca em boca serão impressionantes.

39% dos trabalhadores pesquisados ​​por um fornecedor de incentivos no local de trabalho disseram que trabalhariam mais se fossem mais felizes em seu papel. Portanto, você não pode simplesmente dizer aos seus funcionários que trabalhem duro para obter esses benefícios impressionantes. Para que sua empresa colha a recompensa, seus empregadores devem optar por trabalhar duro pelos benefícios intrínsecos de se sentir bem em um emprego que amam.

Melhorar o esforço discricionário através da felicidade da equipe é um desafio. Aqui estão algumas dicas essenciais para ajudá-lo a melhorar os lucros da sua empresa através da produtividade de sua equipe.

1. Combinando tarefas com habilidades

Para se sentir bem no trabalho e entender como você pode fazer mais, o trabalho que você recebe precisa corresponder às suas habilidades. Portanto, se você deseja que sua equipe trabalhe mais e produza mais, precisará delegar bem. Aprenda sobre sua equipe e descubra em que eles são bons e depois aproveite isso. As habilidades necessárias às vezes são difíceis de definir. Eles não são os soft skills das vendas ou do networking. Essas são as qualidades que tornam alguém único – o sucesso precisará que você realmente conheça seu pessoal.

Nem sempre é possível combinar perfeitamente as tarefas com o conjunto de habilidades das pessoas. No entanto, é por isso que as empresas de maior sucesso têm uma política de desenvolvimento profissional contínua no departamento de RH. Eles ajudam a levar as pessoas às habilidades necessárias para melhorar a produtividade.

2. Treinamento correspondente à sua programação

Agora você sabe que o treinamento é essencial para a felicidade da equipe e, a partir daí, a produtividade, você precisa oferecer um programa que melhore as habilidades certas nas pessoas certas. Você também precisa mostrar alguma flexibilidade. Se você deseja que seus funcionários trabalhem mais e aprendam mais, precisará encontrar uma maneira de dar a eles o tempo necessário para fazer as duas coisas. Cabe ao empregador encontrar tempo e espaço na programação do empregador, trabalhando com eles, para garantir que esse desenvolvimento profissional contínuo funcione.

Os cursos online são uma excelente opção. Esses cursos podem oferecer a flexibilidade da aprendizagem e um resultado credenciado. Se você investir nesses cursos para seus funcionários, oferecendo a eles qualificações adicionais, aumentará o senso de autoestima e o valor deles.

3. Estabeleça metas claras e focadas

Se você deseja que o funcionário seja mais produtivo, verifique se ele sabe o que você deseja que ele produza. Isso parece simples. No entanto, ser claro sobre seus objetivos deve ser um ato consciente de reflexão de sua parte.

Você precisa se concentrar nos resultados pretendidos para sua equipe. A mensagem que você comunica não pode ser ambígua. A ambiguidade não apenas resultará em produtividade reduzida, mas também fará com que a equipe se sinta desmotivada.

Equipe produtiva

4. Compreender a delegação

A produtividade da equipe está ligada à arte de delegar. É essencial delegar se você deseja aproveitar ao máximo seus funcionários. Você precisa encontrar o equilíbrio entre reduzir o trabalho aos membros da equipe e oferecer a eles a chance de brilhar com a confiança da responsabilidade agregada. Com um pouco de delegação corajosa, você pode aumentar o moral da sua força de trabalho.

Como você faz isso? Trata-se de discernir com as tarefas que você escolhe delegar. Se for uma tarefa monótona, repetitiva e servil, você prejudicará a motivação. Você comunicará a essa pessoa que ela é apenas uma força de trabalho e deseja que ela carregue sua carga de tarefas monótonas.

Você precisa encontrar os projetos interessantes que você iniciou e gerenciar um colega para a realização desse projeto – e, em seguida, dar-lhes o crédito pelo seu sucesso. Quando tiverem sucesso em projetos interessantes que levarão a empresa adiante, eles desejarão experimentar isso novamente. Estamos todos a apenas um passo da estrela dourada do diretor.

5. Finalmente, comunique

Terminar com a comunicação é uma escolha proposital – é a mais difícil de acertar, mas a mais importante para a produtividade e o moral da equipe. Os e-mails podem ser uma maneira rápida de executar tarefas – mas são o lugar de falhas de comunicação e sinais errados sobre o tom da voz e das intenções. Passar pela sua caixa de entrada pode ser uma tarefa árdua. Talvez, por uma questão de moral da equipe, às vezes você precise ir à escola antiga e conversar com as pessoas cara a cara.

Agora para você …

Alguma dica adicional que você deseja compartilhar? Por favor, faça isso na seção de comentários!

Os negócios não são estáticos. É um organismo dinâmico e mutável que está evoluindo rapidamente e se adaptando às novas demandas dos consumidores. Como tal, as ferramentas que as organizações usam para melhorar a produtividade, aumentar a eficiência e obter vantagens competitivas sustentáveis ​​também devem se ajustar aos tempos de mudança. Enquanto anos atrás, as empresas esperavam novas atualizações e lançamentos, isso não é mais o caso hoje.

Atualmente, o software muda em um ritmo acelerado. Aprimoramentos, recursos e correções são enviados para um ambiente on-line que é disponibilizado imediatamente. Esse tipo de ambiente obriga os usuários de software a aprender rapidamente e a se adaptar instantaneamente.

Treinamento contínuo de software

Para garantir que o aprendizado seja aplicável e dentro de um contexto de negócios, muitas vezes é necessário fornecer orientação e treinamento.

Se você não aprender, sua competição será

Arie de Geus disse uma vez que “a capacidade de aprender mais rápido que os concorrentes pode ser a única vantagem competitiva sustentável”. O que isso significa é que, independentemente do setor ou esfera de operação, o aprendizado é um conjunto de habilidades necessárias. Os funcionários precisam ser ensinados a aprender e a aplicar novos conceitos.

Esta orientação fornece o foco necessário para aplicar adequadamente os conceitos. As empresas que podem aprender e se adaptar terão uma vantagem final sobre outras que mantêm o status quo. Se uma organização não absorve constantemente conhecimento e não possui programas de treinamento adequados para seus funcionários, os negócios acabam perdendo para um concorrente que pode aprender e se adaptar.

Os funcionários precisam de direção

Seja usando um novo sistema de rastreamento de frota dos EUA para telemática ou atualizando um sistema de software para lidar com clientes, os funcionários precisam de assistência e orientação para entender como implementar ferramentas para aumentar a produtividade. Ter uma ferramenta para acompanhar a tecnologia simplesmente não é suficiente. Para ter sucesso, deve haver um alinhamento entre a ferramenta, as pessoas que usam o software e um entendimento de como usá-lo.

Problemas com qualquer um desses três elementos importantes tornarão o sistema inútil. Portanto, é importante desenvolver uma maneira de treinar consistentemente os funcionários ou fazer parceria com uma organização especializada nesse desenvolvimento de conhecimento.

Um exemplo em que a demanda está crescendo é com ferramentas que ajudam as organizações a entender e visualizar seu tráfego na Web e dados subsequentes. Existem muitos produtos de software que ajudam os usuários nas tarefas associadas à análise; no entanto, essas ferramentas mudam constantemente sempre que empresas de mecanismos de pesquisa modificam algoritmos. Portanto, as empresas precisam treinar seus funcionários continuamente. O treinamento do Tableau em Washington, DC é um exemplo de programa que pode ajudar empresas de nível empresarial a aprender e se adaptar a técnicas atualizadas. Sem essa direção, os funcionários provavelmente subutilizarão os recursos, desperdiçando recursos valiosos.

Sessão de treinamento de software

A tecnologia evolui constantemente

A evolução da Internet criou enormes quantidades de informações e gerou um repositório quase infinito, onde qualquer pessoa pode encontrar qualquer tipo de conhecimento. O crescimento só continuará. À medida que mais dispositivos se conectam a esse enorme repositório, a evolução continua. Acompanhar essas mudanças e entender o impacto subjacente pode fornecer uma vantagem competitiva. Essa vantagem durará apenas enquanto o próximo conjunto de mudanças. Portanto, as organizações que desenvolvem ou incorporam programas de treinamento que podem ensinar aos funcionários novas habilidades, ferramentas e sistemas poderão competir em um mercado transformador.

Aqueles que não puderem se adaptar ou aprender rapidamente, estarão em desvantagem que pode ser grande demais para ser superada. Portanto, programas de treinamento e a necessidade de aprender não são mais opções para as organizações. Independentemente do tamanho da empresa, se a organização não puder ficar à frente das ferramentas em mudança, elas correm o risco de perder para um concorrente que pode.

De acordo com as descobertas mais recentes, aproximadamente 75% dos empregadores consideram importante o trabalho em equipe e os ambientes de colaboração. Além disso, até 37% dos trabalhadores declaram que ter um líder de equipe sólido é a principal razão pela qual eles permanecem em um determinado emprego. Dado que esses números continuam a aumentar, não seria enganoso dizer como o futuro depende de operações baseadas em equipes.

Independentemente da responsabilidade compartilhada, no entanto, todos os membros da equipe precisam de algum tipo de figura de autoridade central. Sem ele, atingir o nível ideal de coesão seria incrivelmente difícil.

Grande equipe começa com grande líder

Então, o que exatamente faz de alguém um líder de equipe eficaz e eficiente? Mais especificamente, como você pode se tornar um grande representante e defender seus funcionários, mantendo a quantidade certa de poder profissional sobre eles?

Entenda seus funcionários

Embora você deva orientar bem seus trabalhadores, você não pode fazê-lo sem ter tempo para conhecê-los primeiro. Isso significa aprender sobre seus objetivos de curto e longo prazo, situação atual da vida, padrões de comportamento e muito mais. Conhecer esses detalhes facilitará muito a compreensão de como eles perceberão determinadas tarefas. Por exemplo, se um funcionário tiver um filho doente que ele precisa cuidar nas próximas semanas, você provavelmente deve evitar aumentar repentinamente a carga de trabalho. Mas se você não souber da situação deles, não poderá fazer a ligação certa e poderá se surpreender quando eles expressarem seu descontentamento com a experiência profissional.

Trabalhando por muitos anos como presidente de uma prestigiada empresa global de cuidados com a pele, maquiagem e perfumes, Philippe Warnery, também aconselha os líderes a aprender as dicas não verbais de seus funcionários. Tendo trabalhado com milhares de indivíduos provenientes de uma ampla variedade de culturas, educação e localidades, o Sr. Warnery enfatiza a importância de reconhecer alguma linguagem corporal básica. Isso inclui pequenas ofertas que mostram como o nível de conforto, emoção, agitação e similares do funcionário.

Pedido comprometedor de batidas

Depois de conhecer as pessoas que você liderará, você deve começar a encontrar maneiras de se comprometer. Fora poucas exceções, você praticamente nunca deve pedir algo. Em vez disso, encontrar uma maneira de concordar com o trabalho será incomparavelmente mais eficaz. Basta considerar a diferença entre os seguintes pedidos:

“Por favor, faça isso até o final do dia.”
“Você seria capaz de concluir isso dentro das próximas horas? Caso contrário, você poderia me enviar alguns horários disponíveis hoje?

Embora ambos sejam comumente usados ​​na maioria dos locais de trabalho, a última opção terá muito mais sucesso, pois oferece ao trabalhador flexibilidade suficiente para encontrar o momento certo. Em outras palavras, mesmo que concluam a tarefa hoje, nunca terão a impressão de que estão executando ordens diretas de alguém. A menos que algo absolutamente precise ser feito em um determinado período de tempo e apenas esse funcionário em particular tenha a chance de fazê-lo, os pedidos sempre devem permitir alguma flexibilidade.

Respeito mútuo entre um líder de equipe e um membro

Entenda que o respeito deve ser mútuo

Geralmente, existem duas maneiras alternativas pelas quais você pode se tornar um líder de equipe. O primeiro acontece quando você tem uma classificação mais alta do que qualquer membro da equipe e isso permite que você entre na posição de liderança devido à antiguidade. O que está se tornando cada vez mais comum, no entanto, são os funcionários que assumem essas funções com base em seu desempenho. Embora eles possam não ter necessariamente a antiguidade ou autoridade baseada em rankings, seu sólido histórico permite que eles liderem outros.

Embora o respeito mútuo se aplique a ambas as alternativas, você deve estar particularmente atento quando for um líder baseado no desempenho. A razão é que outras pessoas podem hesitar em receber ordens de alguém que não as supervisiona. Depois de começar a construir um relacionamento sólido, caracterizado por justiça, consideração e profissionalismo, por outro lado, em breve você verá essas preocupações baseadas em classificações desaparecerem.

Apesar de um processo duradouro que exigirá muito esforço, o princípio subjacente é bastante simples, e Philippe Warnery o resume com a regra de ouro – trate todos da mesma maneira que você gostaria de ser tratado. Fazer isso levará a uma liderança baseada em respeito que é muito melhor do que as pessoas que seguem suas ordens por medo.

Priorizar críticas construtivas

Depois de se tornar um líder de equipe, você se verá crescer de maneiras que você nem imagina. Afinal, se você é incapaz de melhorar suas deficiências, será muito difícil executar sua autoridade a longo prazo.

Ao mesmo tempo, você precisa pensar nos membros de sua equipe e levá-los ao desenvolvimento profissional também. Assim como você provavelmente receberá feedback de seus superiores sobre seu estilo de liderança, você precisa estender a mesma cortesia à sua equipe. Na tradução, você deve estruturar revisões periódicas de seu desempenho, onde oferece críticas construtivas e pontos tangíveis de melhoria.

Reunião de liderança de negócios

Manter a autoridade e responsabilizar todos

No final, você deve perceber que, embora os relacionamentos pessoais certamente não sejam proibidos, você deve criar um limite que o proteja de questões que dificultam sua autoridade. Por exemplo, se você se concentrar demais em conhecer seus funcionários, poderá arriscar substituir a associação profissional por amizades. Quando isso acontecer, será praticamente impossível manter o mesmo nível de autoridade sobre eles. Isso também pode levar a consequências que ocorrem quando você tenta se reinserir como figura de autoridade. Uma boa maneira de contornar essa preocupação é ser amigável com todos sem ser amigo íntimo de todos.

À medida que você passa pelo processo de orientar sua equipe, você deve encontrar alguns de seus pontos fortes e tentar capitalizá-los. Por exemplo, se você é ótimo em comunicação, sua prioridade deve ser realizar reuniões presenciais por correspondência por e-mail com seus funcionários. Em outras palavras, sua rota para o sucesso dependerá apenas de suas características. Ao seguir estas poucas dicas, você poderá aproveitar ao máximo sua experiência.

Você sentiu-se compelido depois de terminar uma deliciosa refeição em um restaurante para elogiar o chef? Eu sei que tenho, mas poucos consideram o herói esquecido da cozinha – o ajudante de cozinha.

Pode parecer um pouco overdramatic; no entanto, os esforços incansáveis ​​da mão da cozinha têm um enorme impacto nas operações cotidianas suaves de qualquer restaurante. Sem o apoio das mãos da cozinha, os chefs não conseguiriam colocar aquelas refeições impressionantes em cima da mesa. Poucos percebem muitos chefs aclamados começaram suas carreiras como as mãos de cozinha, e é na cozinha, onde a maioria deles descobriu seu amor pela gastronomia.

Mas o que exatamente faz um ajudante de cozinha fazer, e como você pode determinar se você tem o que é preciso para se tornar um?

Mão de cozinha ajudando o chef

Por mãos de cozinha são verdadeiramente valorizados

Para simplificar, as mãos experientes da cozinha têm o dedo no pulso com tudo na cozinha. Eles sabem a localização de cada item, a frescura dos vegetais e quando os pedidos de fornecimento são necessários, ou se existem suficientes pratos limpos para acolher uma festa de 20 e servem-lhes uma refeição de 3 pratos, além de sobremesa.

Às vezes, especialmente em restaurantes menores, as funções da mão de cozinha pode ir além dos limites da cozinha, ajudando com serviço e de definição de tabela. Todos os funcionários do restaurante, garçons e chefs incluídos; compreender o papel crucial da mão cozinha desempenha no bom funcionamento de um restaurante.

Pense nisso desta maneira: mesmo os chefs mais prolíficos dependem muito do apoio que recebem das mãos de cozinha, sem eles, não haveria tempo suficiente para pensar, preparar e cozinhar as refeições memoráveis ​​que eles criam.

Deveres e tarefas de um ajudante de cozinha

Para aqueles que desejam se tornar um ajudante de cozinha, a consciência do que o trabalho implica é crucial, pois envolve muito mais trabalho do que você imagina.

Os deveres de um ajudante de cozinha incluem;

  • lavar pratos e utensílios e pratos
  • áreas de preparação de alimentos limpo
  • levantar e lidar com entregas de alimentos
  • armazenar e recuperar itens de alimentos e distribuir aos chefs
  • equipamentos de cozinha limpo e aparelhos de bancada
  • pisos de cozinha limpo, fornos e intervalos
  • auxiliar no processo de preparação de alimentos
  • jogue fora o lixo

O trabalho da mão da cozinha é ajudar no bom funcionamento da cozinha, excelentes habilidades de comunicação e ter uma natureza agradável e cooperativa é fundamental, juntamente com a sua capacidade de trabalhar de forma independente, pensar e agir com rapidez e estrita aderência à segurança no local de trabalho.

Mão de cozinha ocupada

Habilidades que você precisa para dominar antes de procurar emprego

Antes de começar a enviar seu currículo para restaurantes em potencial, você precisa ter o conjunto de habilidades necessárias para cada mão na cozinha.

Embora você não precise necessariamente de nenhuma forma de qualificação para se tornar um ajudante de cozinha, o preenchimento de um certificado em operações de cozinha certamente ajuda, especialmente se você deseja conseguir um emprego em um restaurante sofisticado. Ao mesmo tempo, aulas de segurança alimentar ou hospitalidade também podem ser um grande trunfo.

Uma grande abordagem é desenvolver uma mentalidade de auto-aperfeiçoamento, manter-se atualizado com a conformidade da indústria e notícias, ler guias e artigos on-line, desenvolver ainda mais suas habilidades em casa ou por promover a sua educação, e assistir pro chefs no trabalho, seja na TV ou online – fazer perguntas.

TV mostra como o Mesa do Chef no Netflix, Cozinha do Inferno e Master Chef são uma mina de ouro para aqueles que querem ter uma idéia do que trabalhar em uma cozinha é como e desenvolver suas habilidades ainda mais. Claro, algumas das situações podem ser excessivamente dramáticas para o show, mas a velocidade, o ruído, a agitação e o estresse também estão presentes em uma cozinha real.

Condições de trabalho

Não vou tentar adoçar. Trabalhando em uma cozinha não é fácil, exigindo pé por longos períodos e estar on-the-go durante todo o dia. Você precisa ser geralmente ativo e fisicamente forte para acompanhar o trabalho e a exigência de trabalhar longos turnos – mas também pode ser extremamente satisfatório.

As mãos da cozinha tendem a ser as primeiras a chegar e as últimas a deixar a cozinha para garantir que a cozinha esteja em forma de navio e pronta para o próximo turno – dependendo da duração do turno do restaurante. Restaurantes que oferecem menus de café da manhã, almoço e jantar podem ser os mais desafiadores devido a longas horas e turnos irregulares.

Se o restaurante oferece menus de café da manhã ou almoço, esse é o momento em que eles mais precisam de você, mas geralmente as mãos da cozinha trabalham à noite e nos fins de semana, quando as pessoas costumam comer fora.

As mãos da cozinha ganham cerca de US $ 850 por semana, mas algumas acabam ganhando muito mais, especialmente se você trabalha em um restaurante sofisticado. empregados em tempo integral sob o prêmio hospitalidade trabalhar uma semana 37,5 horas, no entanto requisitos para horas extras, fins de semana e feriados, muitas vezes significa trabalhar semana muitas vezes exigem significativamente mais horas do que trabalhavam em outras indústrias.

Dicas para manter a calma sob pressão

A cozinha comercial é um ambiente agitado e requer trabalho sob pressão. Para manter a sua compostura e evitar um colapso na frente de seus colegas, considere as seguintes dicas;

  • Durma bem: trabalhar em cozinhas é física e mentalmente exigente; o descanso é crucial para lidar com as tarefas diárias – permanecer alerta pode significar a diferença entre concluir seu turno com segurança ou terminar na enfermaria porque você manuseou mal uma faca.
  • Não tome em todos os turnos extras: Claro, você pode precisar desses dólares extra no final do mês, mas continuamente sobrecarregar-se com turnos extras a cada semana pode resultar em você rachar sob pressão.
  • Dê a si mesmo uma pausa: se você encontrar-se sentir sobrecarregado durante um turno, encontrar um lugar calmo e dar-se a 5 minutos para se acalmar e re-centro antes de prosseguir com suas tarefas.
  • Apresente-se 15 minutos mais cedo: chegar cedo ao trabalho elimina o estresse do seu trajeto diário, chega preparado e calmo, permitindo tempo para planejar o seu dia, tomar um café e ficar bem centrado antes do início da rotina de trabalho.

Cozinha gerente que fala com a mão chef e cozinha

Dicas para gerentes de cozinha sobre como manter as mãos de cozinha feliz

Um grande gestor de cozinha sabe o verdadeiro valor de uma mão de cozinha competente e manter todos aqueles que trabalham no conteúdo cozinha. Fricção em uma cozinha pode dificultar a eficiência no local de trabalho e ter repercussões muito mais significativos, tais como a redução do padrão da comida e serviço do restaurante oferece aos clientes.

Oferecer incentivo e elogios ao trabalho bem-feito é um longo caminho, considere as demandas físicas e mentais impostas diariamente às mãos da cozinha. Entender que a necessidade de uma pausa e folga pode ajudar bastante a manter bons funcionários e evitar o desenvolvimento de atritos na cozinha.

Incentivá-los a fazer mais ao mesmo tempo, oferecendo-lhes treinamento ou insights sobre como eles podem melhorar suas habilidades. Mostre a eles sua confiança na capacidade de realizar tarefas delegadas – o gerenciamento excessivo do mandato pode fazer com que se sintam sufocados e vigiados.

Remova aqueles que não desejam realizar ou que danificam voluntariamente o espírito coeso da sua cozinha.

Pensamentos finais

Sem dúvida, poucos que vêm para comer em um restaurante pensam no papel que uma mão de cozinha desempenha na entrega de sua refeição. Uma boa mão de cozinha para um chef pode ser comparada ao assistente cirúrgico de um cirurgião cujos esforços são apreciados, mas raramente reconhecidos.

Então, da próxima vez que você comer fora em um restaurante e desfrutar de uma grande refeição e têm um desejo irresistível de felicitar o chef, parar e pensar sobre os esforços combinados de todos os que contribuem para a entrega dessa experiência. Considere aqueles que participam da preparação, cozimento e porção de sua refeição e ofereça seus elogios de acordo.

Automação de fluxo de trabalho como parte de iniciativas de transformação digital

Transformação digital e automação de fluxo de trabalho

Atualmente, as iniciativas de transformação digital estão em voga em todos os setores e empresas. Os empreendedores que estão lançando novos negócios têm a oportunidade de construir uma infraestrutura digital escalável e preparada para o futuro, sem precisar sair de sistemas legados e lidar com o gerenciamento de mudanças.

Um dos componentes críticos de qualquer transformação digital é uma mudança para a automação do fluxo de trabalho, especificamente em relação aos processos de negócios. Muitas organizações enfrentam processos manuais que se perpetuam, apesar da clara ineficiência e de uma alta taxa de erros.

Exemplo de fluxo de trabalho

Adote um processo simples de investimento, o que é mais comum no setor de manufatura, mas existe em muitos outros setores. Nesse processo, alguém solicita a compra de um item de capital alto e alto para a empresa. Essa solicitação é distribuída manualmente a todas as pessoas que precisam aprovar a compra, geralmente por e-mail. Por fim, a solicitação é aprovada ou rejeitada e, se aprovado, o item é comprado.

Embora esse processo possa parecer simples na superfície, qualquer pessoa que lide com esse processo sabe que é tudo menos simples. Vamos começar como o processo é iniciado:

  • Pode não haver um formulário de solicitação padrão para ser preenchido.
  • Pode haver um formulário, mas a pessoa que o solicita não sabe onde obtê-lo.
  • O formulário pode ser:
    • Enterrado em uma unidade compartilhada ou portal da intranet e desatualizado.
    • Em uma versão mais antiga (ou mais recente) do Microsoft Word, Excel ou Acrobat.
    • Campos pesados ​​e completos e críticos são deixados em branco.
  • O formulário precisa ser enviado a alguém específico, mas quem?

Depois que o formulário correto é encontrado, preenchido com precisão e enviado à pessoa certa, o processo de aprovação é iniciado. Dependendo do tipo de solicitação e da complexidade do processo de aprovação, a solicitação pode passar semanas circulando pelo sistema de email. Enquanto isso, a pessoa original que solicita o item não tem ideia do que está acontecendo e quando receberá uma resposta.

Esse processo é apenas um exemplo, mas a triste verdade é que é assim que a maioria dos processos de negócios funciona. É algo que muitas iniciativas de transformação digital buscam abordar com a automação do fluxo de trabalho.

Análise de automação de fluxo de trabalho

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho refere-se ao design, execução e automação de processos com base nas regras do fluxo de trabalho. Tarefas, dados e arquivos manuais são roteados entre pessoas ou sistemas com base em regras de negócios predefinidas.

Os fluxos de trabalho são projetados definindo tarefas, por exemplo, “Dê uma aprovação ou” Preencha um formulário de solicitação “” e, em seguida, distribuindo essas tarefas visualmente para simular o processo real o mais próximo possível. Cada tarefa é atribuída à pessoa (ou grupo) apropriada com base nas regras de negócios configuradas.

Um exemplo pode ser “Se uma solicitação for superior a US $ 50.000, atribua a aprovação diretamente ao Vice-Presidente Financeiro na região do solicitante”.

Depois que esse fluxo de trabalho é iniciado, geralmente por alguém que preenche um formulário, a automação começa a ser executada e lida com o fluxo de trabalho de indivíduo para indivíduo e de sistema para sistema.

Mulher de negócios usando thools de automação

Quais são os benefícios da automação do fluxo de trabalho?

Reduza a ineficiência e melhore a produtividade

Ao reduzir o manuseio manual das tarefas de roteamento e atribuição, os funcionários têm mais tempo para gastar nas próprias tarefas, bem como em outros trabalhos de maior valor. Em vez de depender de reuniões, e-mails e telefonemas para manter o processo em andamento, o sistema de automação de fluxo de trabalho mantém o ritmo de avanço.

Esse momento não é alcançado apenas pelo roteamento e pela atribuição de tarefas, mas também por meio de alertas, lembretes e delegação. Essas ferramentas são críticas para reduzir os tempos de ciclo. Isso se aplica especialmente à delegação, que permite uma atribuição de tarefa de backup se o indivíduo originalmente designado não estiver disponível.

Como existe uma visibilidade total do processo, todos sabem quem foi designado para quais tarefas e onde o fluxo de trabalho está atualmente. Essa transparência reduz a necessidade de realizar várias reuniões de status ou “check-ins”.

Reduzir riscos e aumentar padronização

Normas e políticas cuidadosamente elaboradas podem ser negligenciadas quando não há automação. As pessoas enviarão os formulários errados, os enviarão para as pessoas erradas, aprovarão coisas que não devem aprovar e geralmente ignoram os padrões estabelecidos.

Em situações em que um erro ou atraso pode custar milhares de dólares, por exemplo, em um fluxo de trabalho de desenvolvimento de produtos farmacêuticos, é um grande benefício ter as grades de proteção do fluxo de trabalho automatizado. Ao criar um fluxo de trabalho repetível, auditável e transparente, é muito mais provável que os processos sejam seguidos de acordo com os padrões organizacionais.

Adaptar-se às mudanças no processo

Uma das grandes vantagens de criar uma representação visual eficaz de um processo é que é fácil voltar e alterar / ajustar as coisas rapidamente. Por exemplo, no cenário “solicitação de mais de US $ 50.000” mencionado anteriormente, digamos que o CFO decida fazer o limite em US $ 100.000. O administrador do fluxo de trabalho simplesmente altera um valor e o fluxo de trabalho é atualizado instantaneamente.

Essa adaptabilidade também se aplica a mudanças de pessoal, tarefas, formulários, integrações e funções. Tudo no processo pode ser alterado e refletido instantaneamente no fluxo de trabalho.

Às vezes, essas alterações são devido a uma alteração na política; em outros casos, é devido a uma iniciativa de melhoria de processo. Sugestões podem ser feitas e implementadas para tornar os processos cada vez melhores.

Empresário está usando a solução de automação de fluxo de trabalho para executar seu negócio de serviços

Como me preparo para a automação do fluxo de trabalho?

Antes de considerar investir em um sistema de automação de fluxo de trabalho, é necessário garantir que a organização ou o departamento que o utiliza esteja preparado.

Um artigo sobre o tópico de planejamento para automação de fluxo de trabalho está disponível em nosso blog, mas aqui estão quatro considerações principais:

  • Recrute analistas de processos de negócios ou gerentes de projeto capazes de entrevistar membros dos processos. Eles podem desenvolver modelos precisos de cada processo e subprocesso.
  • Documente os padrões, regras e procedimentos operacionais para todos os seus processos, incluindo exceções.
  • Configure tempo para revisar e validar toda a documentação gerada com todas as partes interessadas e executivos executivos.
  • Atribua uma pessoa ou grupo específico a ser responsável por manter o software de automação do fluxo de trabalho e desenvolver os processos iniciais.

Felizmente, eu lhe dei uma boa compreensão do que é a automação do fluxo de trabalho e por que isso pode ser benéfico para sua organização. Investir em ferramentas de automação de fluxo de trabalho pode ter um impacto positivo nos funcionários e nos resultados da empresa nos próximos anos.