Sua empresa precisa de serviços de transcrição seguros no local?

No mundo hipercompetitivo, conectado e desigitado de hoje, não é nenhuma surpresa que os CEOs digam que a segurança cibernética é uma das principais preocupações na administração de um negócio. Um vazamento de informações ou violação de dados pode custar às empresas milhões de dólares em receita e ainda mais em termos de perda de confiança do cliente e reputação da marca. Embora tenha havido muitos avanços tecnológicos destinados a minimizar esses riscos, às vezes a melhor maneira de lidar com uma ameaça à sua privacidade é manter os recursos ou serviços completamente offline.

Tome um serviço como transcrição, por exemplo. Toda empresa tem necessidade de gravações, reuniões, conferências, conversas e muito mais para serem transcritas. Se essas discussões contiverem informações altamente confidenciais, os executivos podem estar compreensivelmente hesitantes em enviá-las para um provedor de transcrição externo e remoto. Eles podem se perguntar:

  • Quão seguro é o e-mail ou transmissão de transferência de arquivos?
  • Quais protocolos de segurança o serviço de terceiros usa?
  • Onde eles armazenam os arquivos e o produto acabado?
  • Quem está trabalhando no meu pedido?
  • O que acontece com os arquivos após a transcrição?

Felizmente, existe uma solução para essas preocupações: assegurar a transcrição confidencial no local.

Co-assinatura de contrato de empréstimo de negócios

Argos de trabalho atuais para necessidades de transcrição

Há muitas soluções que as empresas podem empregar quando tentam manter suas informações seguras durante o processo de transcrição. Esses métodos incluem:

  • Assinatura de contratos com provedores remotos de transcrição que declaram claramente ramificações para quaisquer vazamentos de dados ou violações
  • Contratação de um transcriptionist assalariado interno
  • Pedir a um participante da reunião que tome atas durante uma reunião ou conferência
  • Tentando transcrever gravações por conta própria
  • Usando uma voz para o aplicativo de texto

Cada um desses métodos tem prós e contras, no entanto, todos eles ficam aquém quando comparados aos serviços seguros de transcrição no local. A transcrição no local é a solução ideal para empresas que querem uma transcrição precisa, rápida, confidencial e econômica.

O que é a Transcrição Segura no Local?

A transcrição segura no local é um serviço em que transcriptionists altamente treinados, formados em faculdades, vão ao local em uma empresa e fornecem serviços de transcrição 100% seguros e confidenciais. Para qualquer empresa em que a segurança de dados seja uma grande preocupação, esse serviço no local garante que nenhum dado será colocado on-line, nem qualquer coisa será retirada do site.

Todo o serviço de transcrição será realizado no local do cliente. Transcriptionists pode trazer seu próprio equipamento, uma vez que os transcriptionists têm algumas ferramentas especializadas e software que eles usam, no entanto eles vão deixar todas as informações proprietárias e confidenciais no local. Eles não salvam nem armazenam gravações ou produtos acabados em seus dispositivos. Todos os materiais e os documentos finais serão entregues à empresa antes que o transcriptionist saia do prédio.

O transcriptionist geralmente também assina um contrato que afirma claramente que ele ou ela não pode divulgar qualquer coisa que ouviu ou aprendeu com uma entidade externa. Normalmente, há um grau maior de confiança entre a empresa e o transcriptionist porque a empresa encontrou o transcriptionist pessoalmente.

Transcriptionist no trabalho

Benefícios da Transcrição no Local?

A transcrição no local é a única maneira de garantir uma transcrição 100% segura e confidencial. Ele permite um rápido retorno na transformação de arquivos de áudio em documentos escritos. Garante que nada é perdido durante reuniões ou conferências importantes e fornece um documento de referência sólido durante questões comerciais complicadas.

Transcritores no local geralmente são mais flexíveis e podem trabalhar em horários não tradicionais ou adicionar capacidade sempre que necessário. Como os transcriptionists no local são pagos apenas pela saída, você pode ter certeza de que o funcionário será produtivo. Embora os transcriptionists normalmente trabalhem de forma independente, estar no local pode ser útil se eles tiverem alguma dúvida. Será mais fácil resolver qualquer problema do que ter que ir e voltar por e-mail ou pelo telefone.

A transcrição segura no local parece ainda mais favorável quando comparada às outras soluções.

  • Transcrição Segura no Local versus Transcrição Remota: A assinatura de contratos e a revisão dos protocolos de segurança dos fornecedores externos não garantem 100% de segurança e confidencialidade. Sempre que os arquivos são enviados externamente, existe o risco de que as informações sejam roubadas ou usadas de forma inadequada. Esses serviços podem ser menos oportunos do que os serviços no local, pois pode haver diferenças de fuso horário que resultem em atrasos de retorno.
  • Transcrição segura no local versus transcriptionist interno: Contratar uma pessoa da equipe interna para fornecer transcrição pode ser caro. Essa pessoa também tem capacidade limitada e normalmente trabalha apenas em horário comercial normal. Se você precisar que a pessoa trabalhe depois de horas, então você estará no gancho para o pagamento de horas extras. Além disso, se a pessoa estiver doente ou em férias, nenhum trabalho será realizado. Outra realidade frequentemente negligenciada é que pode ser difícil para o RH ou um gerente geral contratar um transcriptionist interno de alta qualidade. Em contraste, as empresas de serviços de transcrição sabem o que faz um bom transcritor e provavelmente contratam melhores talentos.
  • Transcrição segura no local versus participante que toma as atas da reunião: É impossível para um participante da reunião capturar tudo o que foi dito em uma reunião. Atribuir alguém para tirar minutos também significa que essa pessoa não poderá participar totalmente da reunião. Esse método também pode ser uma distração para os outros participantes da reunião, que podem interromper sua linha de pensamento para garantir que o atendente registrou seus comentários.
  • Transcrição segura no local versus transcrição por conta própria: Embora você possa tentar transcrever uma gravação ou reunião por conta própria, isso será incrivelmente demorado. À primeira vista, isso pode parecer a opção mais barata. No entanto, transcrever o levará longe de suas principais tarefas e conhecimentos por um período de tempo significativo. A perda de produtividade provavelmente será mais cara do que a contratação de um transcritor no local. Além disso, mesmo que você seja altamente inteligente, é mais provável que você cometa erros, pois não recebeu treinamento em técnicas de transcrição adequadas.
  • Transcrição Segura no Local Versus Voice to Text App: Embora essas tecnologias sejam interessantes, elas não são avançadas o suficiente para criar transcrições precisas. Leva tempo para configurá-los para reconhecer e entender diferentes vozes. Esses serviços geralmente não funcionam bem quando as pessoas têm fortes sotaques ou usam terminologia avançada. Qualquer saída geralmente requer muita edição.

Central de Atendimento

Quem precisa de transcrição segura no local?

Empresas de muitos setores diferentes usaram a transcrição segura no local – finanças e investimentos, pesquisa e desenvolvimento, call centers, produção de filmes, saúde, aplicação da lei, tecnologia, academia, só para citar alguns. Por exemplo, algumas situações em que a segurança das informações é tão importante que uma empresa não pode usar um serviço remoto incluem:

  • Empresas que estão em negociações para se fundirem ou se tornarem públicas
  • Call centers que possuem acordos de confidencialidade com seus clientes
  • Conferências que querem algo assim que terminam as sessões do dia ou querem algo na manhã seguinte para distribuir aos participantes
  • Escritórios de advocacia se preparando para litígios
  • Empresas de mídia que precisam transcrever entrevistas ou reportagens
  • Médicos e outros profissionais de saúde que precisam aderir aos regulamentos de privacidade do paciente
  • Tomando depoimentos de testemunhas ou suspeitos
  • Empresas que precisam incorporar conversas verbais em registros oficiais de clientes
  • Prestadores de serviços de saúde que precisam incluir feedback verbal na entrada de dados
  • Empresas públicas que organizam mesas-redondas e querem documentação clara para evitar confusão e disputas legais
  • Empresas que estão realizando pesquisas de mercado

Como decidir se a sua empresa precisa de uma transcrição confidencial e segura no local?

Se sua empresa não se encaixa perfeitamente em um dos cenários acima, talvez você ainda precise de serviços de transcrição no local. Aqui estão algumas perguntas a serem consideradas ao decidir se esses serviços são apropriados para você:

  • Sua informação é altamente sensível?
  • Os resultados de negócios ou o futuro da empresa seriam afetados significativamente se essas informações fossem expostas?
  • Você tem muita informação sendo compartilhada verbalmente que precisa ser oficialmente documentada?
  • Você precisa de uma rápida mudança na mudança de áudio ou conversas ao vivo para relatórios documentados?
  • Você precisa de transcrição realizada fora do horário comercial?
  • Você precisa estar em conformidade com certas regulamentações, como HIPAA ou CJIS?
  • Você precisa de informações verbais ou de áudio para serem pesquisadas com rapidez e facilidade?

Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, é uma boa ideia entrar em contato com um provedor de serviços de transcrição no local.

Contratar um transcriptionist

Como contratar uma empresa de transcrição no local?

Depois de decidir que você precisa de pessoas no local, a próxima etapa é avaliar os fornecedores. Para encontrar o melhor serviço para suas necessidades, você deve procurar empresas que:

  • Ter uma longa história de operação com fortes críticas e depoimentos
  • Empregar transcriptionists altamente treinados e educados na faculdade para garantir os serviços mais precisos e profissionais
  • Ter transcritores treinados e com experiência em transcrever sua indústria para que eles entendam o jargão e o jargão que você pode usar
  • Ofereça garantias para tempos de resposta e precisão que atendam aos seus padrões
  • Resolva pacientemente todas as suas preocupações de segurança e entenda claramente a necessidade de confidencialidade absoluta
  • Tem vários transcriptionists disponíveis que podem funcionar quando você precisar deles
  • Pode fornecer exemplos de projetos ou clientes anteriores
  • Pode adaptar-se aos seus protocolos de segurança e privacidade, ao mesmo tempo que fornece transcrição precisa, oportuna e econômica

Se você precisar de uma transcrição segura no local para qualquer tarefa diária, reunião, projeto ou conferência, entre em contato hoje! Estamos à disposição para responder a todas as suas perguntas e fornecer cotações gratuitas para suas necessidades de transcrição.

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