Por que você precisa restaurar a arte no design de processos

Existe uma suposição infeliz de que apenas trabalhos “criativos”, como design gráfico ou redação, requerem contribuições artísticas. Na prática, no entanto, todo tipo de trabalho pode ser dividido em uma parte técnica e uma parte artística ou criativa. Isso vale também para o design de processos de negócios.

Design de Processos de Negócios (BPD)

O problema é que os aspectos criativos do design de processos são perdidos quando são inteiramente confiados ao software BPM. Os resultados do design de processo excessivamente técnico são resultados abaixo do ideal e frustração total. As empresas ficam sem noção sobre o que deu errado. Afinal, se todas as etapas de implementação do software BPM forem seguidas para um T, tudo funcionará como um relógio, certo?

Bem, não exatamente.

Vamos primeiro dar uma olhada no papel que o design do processo desempenha em toda a tela do BPM.

Por que o design do processo é importante

O design do processo de negócios define fluxos de trabalho, necessidades de equipamento e requisitos de implementação em um processo específico. É uma abordagem estruturada em que o processo é mapeado e otimizado para eficiência.

Ele usa fluxogramas, software de simulação de processo e modelos em escala para responder a perguntas como quais são as tarefas, quem executa essas tarefas e quando essas tarefas são concluídas.

O design do processo é fundamental para as iniciativas de BPM por vários motivos. Tem como objetivo:

  • alinhar as operações diárias à estratégia de negócios abrangente
  • melhorar a comunicação do processo
  • aumentar o controle e a consistência do desempenho do processo
  • aumentar a produtividade e eficiência
  • ganhar vantagem competitiva

Simplificando, o design de processos é o roteiro claro e detalhado que leva as empresas de onde elas estão atualmente às metas de negócios desejadas.

Por que as opções minimalistas não são suficientes

Tecnicamente falando, o design do processo pode ser feito em qualquer lugar – mesmo em um guardanapo de papel ou em um quadro branco esquecido. Mas o que você precisa ter em mente é que o design do processo não é um projeto artístico de criança para ser colado na geladeira e esquecido. Ele precisa ser implementado por meio do software BPM, se for útil para a organização.

Em segundo lugar, os quadros brancos podem funcionar para processos extremamente simples com um número limitado de tarefas. Na prática, os processos raramente são tão diretos. Quanto maior o negócio, mais complexos os processos se tornam. Os quadros brancos, ou seus equivalentes igualmente simples, simplesmente não são criados para esse tipo de nuance.

O design do processo é um componente importante para uma iniciativa maior de BPM. Para ser realmente eficaz, ele precisa de um software BPM com recursos como:

  • um designer intuitivo de fluxo de trabalho visual com construtor de formulários de arrastar e soltar
  • integração entre aplicativos
  • informações em tempo real sobre o desempenho do processo para fazer alterações no fluxo de trabalho quando necessário
  • gerenciamento de documentos e dados para tornar as informações necessárias acessíveis para fins de treinamento e auditoria

Então, isso significa que você precisa do equivalente em software BPM do traje Hulkbuster do Iron Man?

Longe disso.

Pessoas de negócios usando ferramentas de gerenciamento de processos de negócios

Que soluções técnicas over-the-top estão faltando

Geralmente, faltam ferramentas de BPM ultra-técnicas na abordagem artística de que falamos anteriormente. Você pode colocar a arte (e a eficácia) de volta no design do processo, introduzindo estas práticas:

1. Obter contexto

Uma parte muito crítica do design do processo é o contexto. É extremamente comum que as empresas pensem que uma nova solução de BPM resolverá todos os problemas existentes sem levar em consideração a imagem completa em torno da necessidade da solução de BPM.

O que é realmente necessário é que todos os envolvidos no esforço de design entendam quais são as metas de negócios, o estado atual dos processos, pontos problemáticos e gargalos e recursos disponíveis.

2. Colaborar

O design do processo exige que várias partes interessadas se reúnam para obter os melhores resultados. Proprietários de processos, artistas, liderança, consultores de BPM, TI, fornecedores e todos os outros com uma função contribuidora precisam colaborar para criar um design de processo que possa fornecer os resultados necessários.

3. Simplifique

Um perigo em se tornar técnico demais é que o design do processo pode acabar parecendo mapas indecifráveis ​​do tamanho de um gorila prateado. O design do processo visa simplificar, não intimidar. Ele deve ser acessível e facilmente compreendido por todas as partes interessadas no processo.

A maneira da documentação precisa ser simples. Adapte o nível de detalhe no design do processo aos requisitos do público-alvo. Armazene-os em locais acessíveis e atualize-os periodicamente.

4. Entenda as necessidades do usuário

O BPM deve apresentar um design de processo centrado no homem para ser eficaz. As experiências e narrativas dos envolvidos no processo precisam necessariamente fazer parte do esforço de criação do processo. Se o design do processo não melhorar as experiências dos funcionários, não é provável que aumente a produtividade como você esperava.

5. Adote uma abordagem de longo prazo

Outro aspecto do bom design de processos que requer mais do que conhecimento técnico, é a capacidade de considerar os esforços de melhoria de processos de uma perspectiva de longo prazo. As iniciativas de BPM nunca são sobre sucessos da noite para o dia ou ROI instantâneo. As mudanças que estão sendo introduzidas também precisam ser vistas do ponto de vista da sustentabilidade.

Equipe de negócios, fazendo o design de processos de negócios

Leve embora

A melhor aposta para as empresas hoje em dia é investir em software BPM que seja flexível o suficiente para incorporar abordagens criativas. Esqueça o uso de uma ferramenta para o design de processos e outra para relatórios e idéias. Escolha soluções que possam ajudá-lo a gerenciar todos os tipos de trabalho, colaborar efetivamente e impulsionar iniciativas de eficiência como uma organização coesa.

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