O que você precisa saber sobre a compra como novo proprietário da empresa

A insônia tende a andar de mãos dadas com o empreendedorismo, especialmente para líderes focados em reduzir despesas e manter suas operações financeiramente seguras. Como mostra o Índice de Preocupação para Pequenas Empresas 2020 da SurePayroll, o fluxo de caixa é a segunda maior dor de cabeça que mantém os fundadores acordados à noite, logo após a economia em geral. Mas você não precisa perder o sono se tomar medidas proativas de compra.

Proprietário do restaurante que compra suprimentos

Deseja executar uma operação mais enxuta? Estabelecer e manter procedimentos de compra mais eficientes. Afinal, comportamentos e protocolos de compra podem economizar toneladas da sua empresa ou criar uma série de gastos desnecessários. Você quer o primeiro, não o último.

Comece a reduzir o excesso de gastos revisando seus processos de compra e aproveitando essas técnicas de economia de dinheiro e tempo.

1. Ingressar em um GPO

Os CEOs de pequenas empresas e os agentes de compras reclamam rotineiramente que parecem não conseguir as melhores ofertas em materiais, suprimentos ou outros itens necessários porque compram muito pouco. Uma maneira fácil de contornar esse problema é aumentar o poder de compra da sua empresa ingressando em um GPO ou organização de compras em grupo.

Os GPOs permitem que as empresas se unam e recebam descontos por volume nos produtos de que precisam. Os fornecedores trabalham alegremente com os GPOs porque obtêm o benefício de poderem vender mais de uma vez, geralmente com uma garantia mínima. Os membros do GPO gostam de unir forças com empresas que pensam da mesma forma, para que possam obter ótimos negócios sem precisar comprar mais do que precisam para obter custos mais baixos por unidade.

Qual GPO faz sentido para você? Idealmente, você deve considerar a estrutura de cada GPO, bem como quais tipos de produtos o GPO fornece. O GPO que você escolher precisa ser econômico e oferecer reduções atraentes nas coisas que você compraria.

2. Renegocie com fornecedores

Praticamente tudo nos negócios é negociável. Por isso, é útil revisar seus contratos de compra com todos os fornecedores, procurando lugares e oportunidades para negociar contratos atualizados.

A renegociação com fornecedores pode ser uma maneira eficaz de diminuir significativamente seus gastos mensais de dinheiro. Por exemplo, você pode concordar em se inscrever por um período contratual mais longo com um fornecedor específico em troca de uma taxa mais baixa por widget. Ou seu fornecedor pode oferecer repassar a economia se você comprar mais itens de sua empresa em vez de comprar esses itens de um de seus concorrentes.

Pode ser necessário ser um pouco criativo durante esse dar e receber, mas explorar possibilidades pode levar a dólares adicionais em sua conta a cada trimestre. Ele também pode criar seu know-how de compras para que você possa treinar seu pessoal.

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3. Planeje suas compras

Todos nós somos culpados de compras por impulso. É por isso que buscamos US $ 10 em balas e chicletes enquanto aguardamos no caixa. Para ter certeza, compras de impulso pessoal em pequena escala provavelmente não arruinarão o seu mês. Por outro lado, a compra por impulso para sua empresa pode corroer suas margens de lucro.

Se suas compras corporativas não forem planejadas com bastante antecedência, você poderá entrar em um ciclo de gastos excessivos, sem mencionar que acaba com muito estoque em seu armazém ou almoxarifado. Antes de fazer compras que parecem de última hora ou até instintivas, dê um passo atrás. Pergunte a si mesmo por que você precisa comprar os itens que não estavam originalmente na sua lista. Eles são necessários? Você está cedendo à pressão ou a um “instinto” que vai contra seus pontos de dados objetivos?

Ao se tornar mestre no planejamento de suas compras, você poderá compartilhar sua nova habilidade com suas equipes gerenciais. Ajude-os a ver o valor da projeção quando precisar de algo, mesmo que seja tão pequeno quanto as notas post-it ou os cartuchos de tinta da impressora. Um pouco de premeditação pode levar você a se tornar um administrador mais inteligente de sua receita.

4. Seja digital ou ambiental

Você sente que está comprando resmas de papel, apenas para acabar reciclando a maioria deles? Você já começou a se perguntar se vale a pena comprar pratos de papel, utensílios de plástico e garrafas de água descartáveis ​​para sua equipe? Muitas compras que faziam sentido uma vez poderiam ser descartadas sem ter um efeito cultural ou operacional negativo.

Talvez você possa investir em software colaborativo para reduzir sua dependência do papel. Talvez todos possam trazer suas próprias garrafas de água, pratos e utensílios. Converse com sua equipe sobre métodos para aumentar a eficiência, buscando soluções digitais mais ecológicas ou mais.

Preocupado que o pessoal sinta que você está comprando moedas de um centavo? Explique a eles que a redução de compras desnecessárias libera dinheiro para bônus e outras vantagens. Além disso, é propriedade da empresa responsável procurar maneiras de maximizar os lucros.

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5. Pagar contas com juros mensalmente

Você pode usar cartões de crédito ou uma linha de crédito para fazer compras. Muitas pequenas empresas fazem. No entanto, tente pagar seus saldos todos os meses ou, pelo menos, pague o máximo que puder. Em julho de 2020, a taxa de juros média para cartões de crédito comercial oscilava em torno de 15%. Altas taxas de juros podem corroer suas medidas de economia de custos rapidamente.

O que acontece se você não puder pagar tudo e precisar manter um equilíbrio? Atenda o telefone para falar com a empresa do seu cartão de crédito. Você pode negociar uma taxa de juros mais baixa, principalmente se o risco de crédito for baixo e o histórico de pagamento pontual for impressionante.

Mesmo se você tiver certeza de que seus esforços não funcionarão, siga esta etapa. Muitos empresários ficam surpresos ao descobrir como as empresas de cartão de crédito podem ser flexíveis. E mesmo uma pequena redução na taxa de juros pode chegar a centenas ou milhares de dólares por ano no seu bolso.

Nunca mais deixe as preocupações de compra estressá-lo. Em vez disso, controle seus gastos com compras. Você se sentirá mais no controle do que está acontecendo com sua organização – e esperamos recuperar as horas perdidas de sono.

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