O que saber sobre o software de gerenciamento de tarefas (e como escolhê-lo)

Ter as ferramentas corretas de gerenciamento de tarefas é mais relevante para as empresas do que nunca. Os funcionários costumam trabalhar remotamente e podem estar em todo o mundo quando o fazem.

Trabalhar remotamente e o ambiente de trabalho flexível oferecido por muitos empregadores tem suas vantagens, como custos indiretos reduzidos. Também tem desafios, no entanto.

Um desses desafios é o gerenciamento de tarefas. O software e a tecnologia de gerenciamento de tarefas podem ajudar a manter as equipes e os funcionários organizados e acompanhar o progresso, independentemente do ambiente de trabalho.

Empresária, usando ferramentas de gerenciamento de tarefas

O software que permite atribuir tarefas pode rastrear essas tarefas durante todo o ciclo de vida. Pode começar na fase de planejamento e, em seguida, percorrer todos os marcos até a conclusão.

A seguir estão algumas informações gerais sobre o software de gerenciamento de tarefas e também como escolher a plataforma certa para suas necessidades organizacionais.

O básico do software de gerenciamento de tarefas

O software e as ferramentas de gerenciamento de tarefas podem variar um pouco em seus recursos e funcionalidades. Eles podem ajudar a gerenciar listas básicas de tarefas, podem promover a colaboração ou podem ir além disso para necessidades complexas de agendamento e gerenciamento.

Os objetivos gerais da maioria das plataformas de gerenciamento de tarefas geralmente são permitir a criação e a atribuição de tarefas, a priorização e o agendamento de tarefas e a colaboração e comunicação gerais entre as pessoas que trabalham nas tarefas e os principais interessados.

O gerenciamento de tarefas ajuda a garantir que os projetos permaneçam dentro do cronograma e também que sejam executados de maneira eficiente e eficaz.

Outros benefícios do software de gerenciamento de tarefas incluem:

  • Permite reorganizar a abordagem se as metas ou objetivos mudarem ou os recursos mudarem
  • Isso ajuda a garantir que os membros da equipe não estejam se contradizendo em seu trabalho
  • Ajuda a garantir que as metas sejam realistas e viáveis
  • As tarefas podem ser atribuídas não apenas mas também priorizadas em um painel centralizado
  • Grandes projetos podem ser divididos em tarefas mais gerenciáveis
  • Melhora a produtividade

Por que você precisa de uma nova solução?

Depois de entender os conceitos básicos do software de gerenciamento de projetos, vale a pena gastar algum tempo pensando em por que você precisa de uma nova solução. Onde a sua atual plataforma ou estratégia de gerenciamento de projetos falha?

Isso ajudará você a definir as prioridades mais significativas em termos dos recursos que você deve ter.

Por exemplo, talvez colaboração e comunicação suave sejam seu maior problema. Talvez o que você está usando no momento não ofereça formas de diferentes equipes ou membros da equipe se comunicarem entre si. Talvez seu problema seja mais complexo e sua organização tenha problemas para gerenciar recursos.

Algumas das outras principais razões pelas quais você pode estar procurando uma nova solução de gerenciamento de tarefas incluem:

  • As necessidades da organização superaram o que sua solução atual é capaz de
  • Você não sente que há visibilidade suficiente com o que você está usando
  • Quando há problemas ou bandeiras vermelhas, eles não são vistos com rapidez suficiente para serem tratados de forma proativa e levam a problemas muito maiores
  • Seu software atual é muito complexo, de modo que, em vez de acelerar as coisas, está dificultando a produtividade e a eficiência

Juntamente com as necessidades e lacunas atuais, que tal possíveis necessidades futuras? Você só usará a plataforma para agendar e planejar, ou precisará de recursos mais avançados, como a capacidade de personalizar os níveis de acesso?

Quão confortáveis ​​são seus funcionários com a tecnologia e eles provavelmente aproveitarão os recursos mais avançados de uma nova plataforma ou tentarão evitá-los? Quanto treinamento os seus funcionários provavelmente precisarão com uma nova plataforma?

Gerenciamento de projetos de TI

Quem vai usá-lo?

Quando você escolhe um novo software de gerenciamento de projetos, pode estar tão concentrado nos recursos necessários que você não pensa necessariamente nas pessoas que o usarão. Será apenas usado internamente ou externamente também? As partes interessadas externas precisam de acesso e como a segurança será tratada nesses casos?

Recursos de colaboração

É fácil ignorar a importância dos recursos de colaboração ao selecionar softwares de gerenciamento de tarefas, mas quase sempre é melhor escolher uma plataforma que integre colaboração aos recursos tradicionais de gerenciamento de projetos.

Não há sentido em ir com uma plataforma de gerenciamento de tarefas que não ofereça facilidade de uso para toda a equipe.

Modelo de assinatura mensal

Finalmente, a maioria das plataformas de gerenciamento de tarefas tem um modelo de precificação de assinatura mensal, o que é bom ter. Isso faz com que seja rentável, porque você está pagando apenas pelo que precisa e não precisa fazer nenhuma alteração em seu departamento de TI nem instalar hardware caro. Um modelo de assinatura mensal também promove a escalabilidade.

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