O que é o software de automação de fluxo de trabalho e por que você precisa?

Automação de fluxo de trabalho como parte de iniciativas de transformação digital

Transformação digital e automação de fluxo de trabalho

Atualmente, as iniciativas de transformação digital estão em voga em todos os setores e empresas. Os empreendedores que estão lançando novos negócios têm a oportunidade de construir uma infraestrutura digital escalável e preparada para o futuro, sem precisar sair de sistemas legados e lidar com o gerenciamento de mudanças.

Um dos componentes críticos de qualquer transformação digital é uma mudança para a automação do fluxo de trabalho, especificamente em relação aos processos de negócios. Muitas organizações enfrentam processos manuais que se perpetuam, apesar da clara ineficiência e de uma alta taxa de erros.

Exemplo de fluxo de trabalho

Adote um processo simples de investimento, o que é mais comum no setor de manufatura, mas existe em muitos outros setores. Nesse processo, alguém solicita a compra de um item de capital alto e alto para a empresa. Essa solicitação é distribuída manualmente a todas as pessoas que precisam aprovar a compra, geralmente por e-mail. Por fim, a solicitação é aprovada ou rejeitada e, se aprovado, o item é comprado.

Embora esse processo possa parecer simples na superfície, qualquer pessoa que lide com esse processo sabe que é tudo menos simples. Vamos começar como o processo é iniciado:

  • Pode não haver um formulário de solicitação padrão para ser preenchido.
  • Pode haver um formulário, mas a pessoa que o solicita não sabe onde obtê-lo.
  • O formulário pode ser:
    • Enterrado em uma unidade compartilhada ou portal da intranet e desatualizado.
    • Em uma versão mais antiga (ou mais recente) do Microsoft Word, Excel ou Acrobat.
    • Campos pesados ​​e completos e críticos são deixados em branco.
  • O formulário precisa ser enviado a alguém específico, mas quem?

Depois que o formulário correto é encontrado, preenchido com precisão e enviado à pessoa certa, o processo de aprovação é iniciado. Dependendo do tipo de solicitação e da complexidade do processo de aprovação, a solicitação pode passar semanas circulando pelo sistema de email. Enquanto isso, a pessoa original que solicita o item não tem ideia do que está acontecendo e quando receberá uma resposta.

Esse processo é apenas um exemplo, mas a triste verdade é que é assim que a maioria dos processos de negócios funciona. É algo que muitas iniciativas de transformação digital buscam abordar com a automação do fluxo de trabalho.

Análise de automação de fluxo de trabalho

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho refere-se ao design, execução e automação de processos com base nas regras do fluxo de trabalho. Tarefas, dados e arquivos manuais são roteados entre pessoas ou sistemas com base em regras de negócios predefinidas.

Os fluxos de trabalho são projetados definindo tarefas, por exemplo, “Dê uma aprovação ou” Preencha um formulário de solicitação “” e, em seguida, distribuindo essas tarefas visualmente para simular o processo real o mais próximo possível. Cada tarefa é atribuída à pessoa (ou grupo) apropriada com base nas regras de negócios configuradas.

Um exemplo pode ser “Se uma solicitação for superior a US $ 50.000, atribua a aprovação diretamente ao Vice-Presidente Financeiro na região do solicitante”.

Depois que esse fluxo de trabalho é iniciado, geralmente por alguém que preenche um formulário, a automação começa a ser executada e lida com o fluxo de trabalho de indivíduo para indivíduo e de sistema para sistema.

Mulher de negócios usando thools de automação

Quais são os benefícios da automação do fluxo de trabalho?

Reduza a ineficiência e melhore a produtividade

Ao reduzir o manuseio manual das tarefas de roteamento e atribuição, os funcionários têm mais tempo para gastar nas próprias tarefas, bem como em outros trabalhos de maior valor. Em vez de depender de reuniões, e-mails e telefonemas para manter o processo em andamento, o sistema de automação de fluxo de trabalho mantém o ritmo de avanço.

Esse momento não é alcançado apenas pelo roteamento e pela atribuição de tarefas, mas também por meio de alertas, lembretes e delegação. Essas ferramentas são críticas para reduzir os tempos de ciclo. Isso se aplica especialmente à delegação, que permite uma atribuição de tarefa de backup se o indivíduo originalmente designado não estiver disponível.

Como existe uma visibilidade total do processo, todos sabem quem foi designado para quais tarefas e onde o fluxo de trabalho está atualmente. Essa transparência reduz a necessidade de realizar várias reuniões de status ou “check-ins”.

Reduzir riscos e aumentar padronização

Normas e políticas cuidadosamente elaboradas podem ser negligenciadas quando não há automação. As pessoas enviarão os formulários errados, os enviarão para as pessoas erradas, aprovarão coisas que não devem aprovar e geralmente ignoram os padrões estabelecidos.

Em situações em que um erro ou atraso pode custar milhares de dólares, por exemplo, em um fluxo de trabalho de desenvolvimento de produtos farmacêuticos, é um grande benefício ter as grades de proteção do fluxo de trabalho automatizado. Ao criar um fluxo de trabalho repetível, auditável e transparente, é muito mais provável que os processos sejam seguidos de acordo com os padrões organizacionais.

Adaptar-se às mudanças no processo

Uma das grandes vantagens de criar uma representação visual eficaz de um processo é que é fácil voltar e alterar / ajustar as coisas rapidamente. Por exemplo, no cenário “solicitação de mais de US $ 50.000” mencionado anteriormente, digamos que o CFO decida fazer o limite em US $ 100.000. O administrador do fluxo de trabalho simplesmente altera um valor e o fluxo de trabalho é atualizado instantaneamente.

Essa adaptabilidade também se aplica a mudanças de pessoal, tarefas, formulários, integrações e funções. Tudo no processo pode ser alterado e refletido instantaneamente no fluxo de trabalho.

Às vezes, essas alterações são devido a uma alteração na política; em outros casos, é devido a uma iniciativa de melhoria de processo. Sugestões podem ser feitas e implementadas para tornar os processos cada vez melhores.

Empresário está usando a solução de automação de fluxo de trabalho para executar seu negócio de serviços

Como me preparo para a automação do fluxo de trabalho?

Antes de considerar investir em um sistema de automação de fluxo de trabalho, é necessário garantir que a organização ou o departamento que o utiliza esteja preparado.

Um artigo sobre o tópico de planejamento para automação de fluxo de trabalho está disponível em nosso blog, mas aqui estão quatro considerações principais:

  • Recrute analistas de processos de negócios ou gerentes de projeto capazes de entrevistar membros dos processos. Eles podem desenvolver modelos precisos de cada processo e subprocesso.
  • Documente os padrões, regras e procedimentos operacionais para todos os seus processos, incluindo exceções.
  • Configure tempo para revisar e validar toda a documentação gerada com todas as partes interessadas e executivos executivos.
  • Atribua uma pessoa ou grupo específico a ser responsável por manter o software de automação do fluxo de trabalho e desenvolver os processos iniciais.

Felizmente, eu lhe dei uma boa compreensão do que é a automação do fluxo de trabalho e por que isso pode ser benéfico para sua organização. Investir em ferramentas de automação de fluxo de trabalho pode ter um impacto positivo nos funcionários e nos resultados da empresa nos próximos anos.

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