Dicas para encontrar lacunas em processos comuns e implementar a mudança apropriada

No mundo dos negócios altamente competitivo de hoje, é obrigatório que procedimentos de negócios desatualizados sejam simplificados. A empresa de pesquisa de mercado IDC descobriu que as empresas perdem de 20 a 30% de sua receita anual devido à ineficiência e redundâncias. Este número impressionante destaca a necessidade de manter um controle rígido sobre as práticas de negócios.

Timothy Drabic, especialista do setor, explica como processos desatualizados podem prejudicar seus negócios e como simplificá-los e atualizá-los para o futuro.

Implementando mudanças nos processos

Frustrações comuns

Uma das irritações mais comuns dos proprietários e funcionários de empresas é um sistema comercial rígido e isolado que exige quilômetros de burocracia. Quando os funcionários se vêem muito atolados em burocracia para realizar seus trabalhos, isso pode ser um sério empecilho para o moral. Alguns exemplos de excesso de burocracia são formulários em papel que precisam ser preenchidos para solicitar um serviço comercial.

Por outro lado, também é difícil trabalhar com empresas com pouca estrutura interna. Quando não há políticas e procedimentos estabelecidos explicando como a empresa deve ser administrada, os funcionários podem se sentir perdidos. Aspiradores de energia podem ser preenchidos por pessoas erradas, e isso pode causar sentimentos negativos no local de trabalho.

Outra frustração comum é o organograma complicado. Os funcionários freqüentemente não têm certeza sobre seus supervisores diretos e quem está realmente envolvido em sua linha de negócios.

Os funcionários que têm mais de um relatório direto acima deles, especialmente supervisores de diferentes partes da empresa, relatam que têm muito pouca satisfação no trabalho. Esses funcionários podem simplesmente deixar a empresa ou tornar-se improdutivos e se transformar em membros tóxicos da força de trabalho.

Agilizando processos

A racionalização dos processos de uma empresa pode ser uma atividade altamente gratificante. Com processos simplificados para tudo, desde vendas a atendimento ao cliente, as empresas podem operar com mais eficiência e gerar mais lucros.

A racionalização de um processo comercial envolve aumentar a eficiência da empresa, simplificando muitas tarefas. Simplificar também significa executar etapas desnecessárias. Finalmente, cortar resíduos é uma grande parte da racionalização de um processo.

O princípio norteador é que o valor seja agregado a cada etapa da cadeia de valor. Isso significa mais eficiência e menos trabalho desperdiçado. Se a tarefa não agregar valor à entrega final, ela não deve ser uma prioridade.

Cadeia de valor

Definindo a cadeia de valor

A cadeia de valor é uma maneira de determinar quais partes do processo são vitais para o resultado final. Cada etapa do processo precisa ser examinada para descobrir se é necessário.

Por exemplo, o trabalho de uma empresa de alimentos se baseia na qualidade e popularidade de seus produtos. Qualquer coisa diretamente relacionada à produção dos alimentos é alta na cadeia de valor. O mesmo acontece com o processamento e a embalagem. Qualquer coisa que tenha uma prioridade mais baixa pode ser potencialmente terceirizada.

Automatizando tarefas repetitivas

Para aproveitar ao máximo os avanços tecnológicos de hoje, tarefas repetitivas devem ser automatizadas. No nosso exemplo de fabricante de alimentos, as tarefas de pesagem, medição, envase e embalagem podem ser executadas por um sistema mecânico. Isso libera o tempo dos técnicos e dos trabalhadores da manufatura para lidar com questões mais urgentes.

Determinar se um processo deve ser automatizado pode ser difícil. Se o resultado final exigir muita precisão e aumentar significativamente a cadeia de valor, talvez seja melhor permitir que um trabalhador humano qualificado assuma o cargo. Isso pode ser representado pelo exemplo de um chef que cozinha as mesmas refeições sofisticadas todos os dias.

Gargalos no processo

Qualquer coisa que bloqueie o fluxo de trabalho na sua empresa deve ser considerada um gargalo. Isso causa muita frustração. Geralmente, ocorrem gargalos porque os funcionários em questão não têm acesso às informações, materiais ou serviços necessários para realizar seu trabalho com eficiência. Isso também pode acontecer quando o pessoal não é treinado adequadamente ou quando trabalha com equipamento inferior.

Handoffs

Quando uma pessoa ou sistema passa informações para outra pessoa ou outra coisa, isso é uma transferência. Transferências podem ser outra fonte de frustração dentro de uma empresa. Se essas informações estiverem incorretas ou atrasadas, poderão ocorrer mais gargalos ou erros. Automatizar transferências é uma ótima maneira de otimizar esse processo de negócios.

Interações com o Cliente

Todas as interações com o cliente são extremamente importantes. O cliente deve poder interagir com os representantes de atendimento ao cliente que sejam justos, amigáveis ​​e competentes. Quando a satisfação do contato do cliente é baixa, todo o negócio será arrastado para baixo.

Implementação

Juntamente com um especialista do setor como Timothy Drabic, os empresários e gerentes devem se sentar e determinar como as ações de suas empresas devem fluir. Reservar um tempo para garantir que os processos da empresa sejam claros, concisos e faça sentido aumentará a satisfação do funcionário, reduzirá o desperdício e fará o cliente mais feliz com o produto ou serviço final. O mapeamento de processos, conforme descrito acima, pode ser uma atividade transformadora para qualquer negócio.

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