Desafios e vantagens das equipes virtuais

Prós e contras das equipes virtuais e de trabalho remoto

Entre 2012 e 2016, o número de funcionários trabalhando remotamente aumentou de 39% para 43%, de acordo com uma pesquisa da Gallup, e os funcionários que trabalham remotamente passaram mais tempo fazendo isso. Simplificando, os funcionários estão indo para casa, mas ainda estão trabalhando. De fato, eles podem estar trabalhando muito mais e mais produtivamente.

Em um mundo repleto de ferramentas de colaboração, dispositivos de comunicação, aplicativos de conectividade e computadores digitais portáteis, especialistas em locais de trabalho estão debatendo a natureza e a necessidade de escritórios físicos tradicionais. Agora, mais e mais equipes incluem contratados, freelancers e outros trabalhadores remotos, tornando a colaboração online crítica. Mas, na pressa de explorar o futuro do trabalho, poderíamos estar perdendo algo vital que somente uma equipe em pessoa pode fornecer?

O fato é que as equipes de trabalho virtuais oferecem uma série de vantagens e possíveis desafios. Para gerar sucesso, os empregadores precisam se sentir confortáveis ​​e competentes com as ferramentas de colaboração on-line, entender a psicologia do espaço e da distância no local de trabalho e saber como nutrir dinâmicas de equipe específicas.

Equipes Virtuais no Local de Trabalho

O advento da tecnologia avançada no local de trabalho na década de 1950, incluindo fibra óptica e modems de computador, permitiu que equipes de pessoas separadas por fuso horário, geografia, cultura ou idioma trabalhassem juntas em direção a um objetivo comum. Computadores pessoais na década de 1960, telefones celulares na década de 1970, correio de voz na década de 1980 e internet na década de 90 aumentaram a capacidade de pessoas diferentes trabalharem juntas em equipe. No final dos anos 90, de acordo com o Management Study Guide, grandes empresas de tecnologia como a Sun Microsystems estavam experimentando equipes virtuais. Ao longo de 2007, o trabalho virtual havia surgido fora do laboratório do Vale do Silício e entre as linhas da indústria. Hoje, equipes remotas, locais de trabalho virtuais e ambientes de trabalho híbridos se tornaram de rigueur nas configurações da empresa.

Alec Newcomb, fundador e CEO da ScaledOn.Com, iniciou sua equipe virtual em 2013, pois achava difícil obter talento técnico em Vermont. “Poucos de nós se comprometeram com o trabalho remoto”, disse Newcomb, “e a sabedoria coletiva era que estávamos em uma missão de tolo que certamente terminaria em desastre.” Para Newcomb, o experimento provou ser bem-sucedido. Ele atribuiu esse sucesso a ser claro sobre a abordagem de sua empresa, contratar pessoas que desejam trabalhar remotamente e investir nos sistemas para obter sucesso.

Equipes Virtuais vs Equipes Tradicionais

Quando as equipes virtuais se originaram, a idéia era geralmente chamada de “trabalhar em casa”. Nesse modelo, vendedores ou administradores de escritório levavam um ou dois dias por semana para trabalhar em um escritório em casa. Algumas empresas temiam que a produtividade sofresse e supunham que os funcionários que não estivessem sob o olhar atento de um supervisor não entregariam. Esse medo se mostrou infundado, no entanto. As equipes virtuais geralmente podem superar as tradicionais. “Um extenso estudo de 80 equipes de desenvolvimento de software com programadores dos Estados Unidos, América do Sul, Europa e Ásia provou que as equipes virtuais podem levar a maior eficiência e melhores resultados de negócios”, relatou a Harvard Business Review, “mas apenas se eles forem gerenciados para maximizar os benefícios potenciais enquanto minimiza as desvantagens “.

Membro da equipe virtual trabalhando remotamente

Vantagens das equipes virtuais

  • Reduz os custos: Equipes virtuais reduzem custos indiretos. As empresas economizam comprando ou alugando escritórios menores; reduzir os custos de aquecimento, refrigeração, luz e segurança de uma propriedade; minimizar custos de seguro para o site; e redução de gastos com comida, lanches e festas de escritório. As ferramentas de colaboração virtual democratizaram o empreendedorismo, permitindo que quase qualquer pessoa com uma boa idéia construa uma equipe díspar por muito menos dinheiro do que nos velhos tempos.
  • Aumenta a felicidade dos funcionários: A maioria dos funcionários adora trabalhar em casa. O horário flexível, o tempo adicional com a família, a capacidade de trabalhar em viagens e a chance de cuidar de tarefas ou tarefas domésticas durante os intervalos tornam o emprego fora do local uma cenoura atraente ao recrutar talentos. De acordo com a Zenefits, uma empresa de recursos humanos, cerca de 73% dos funcionários com acordos de trabalho flexíveis concordam, de certa forma, que esses acordos aumentam sua satisfação no trabalho.
  • Melhora a produtividade e a eficiência: O professor de economia Nicholas Bloom conduziu um estudo para a CTrip, a maior agência de viagens da China, para determinar o que a produtividade aumenta trabalhando em casa pode gerar. Bloom descobriu que os funcionários que trabalhavam em casa trabalhavam um turno completo mais por semana do que seus colegas de trabalho. São seis dias de trabalho por cinco dias de pagamento.
  • Reuniões de propósito: A sabedoria convencional determina que as reuniões são o maior desperdício de produtividade da maioria das empresas. Quando se espera que as pessoas apareçam em um escritório físico todos os dias, é fácil ligar ou participar de reuniões com pouco objetivo. As reuniões virtuais, no entanto, exigem propósito e planejamento. Se os gerentes estão tendo o trabalho extra de reunir sua equipe, é mais provável que o façam por um motivo válido.

Desafios das equipes virtuais

  • Falta de comunicação: A menos que uma empresa forneça as ferramentas e o treinamento necessários, os membros da equipe não poderão se comunicar. O trabalho será duplicado ou desfeito. Porém, reuniões regulares e ferramentas de gerenciamento de projetos colaborativos podem resolver esse desafio.
  • Falta de interação social: Parte da construção de uma cultura no local de trabalho se resume a se divertir juntos. Os trabalhadores de uma equipe virtual não podem colocar a cabeça nos escritórios um do outro por alguns minutos de brincadeiras. Enviar e-mail a um colega de trabalho, organizar uma reunião de equipe ou configurar um canal do Slack para diversão e conversação pode ajudar as pessoas a se conhecerem em um espaço de trabalho digital.
  • Ferramentas insuficientes: Se a liderança corporativa não fornecer uma equipe on-line com todas as ferramentas colaborativas necessárias e treinar os membros a usar essas ferramentas, o experimento falhará. A boa notícia é que existem várias ferramentas acessíveis ou gratuitas disponíveis.

Ferramentas para colaboração online

Os benefícios das equipes virtuais são tão fortes quanto a tecnologia que lhes permite trabalhar juntos. Enquanto o software e as plataformas específicas mudam com o tempo, as empresas podem esperar investir em tecnologia para design, comunicação, documentação, controle de tempo, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de projetos.

Algumas das melhores e mais baratas tecnologias colaborativas em uso atualmente incluem ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos. As ferramentas de comunicação mantêm os funcionários conversando entre si, enquanto as ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que cada membro da equipe tenha uma visão panorâmica de todo o projeto.

Exibição frouxa do aplicativo

Ferramentas de comunicação

  • Slack: O Slack serve principalmente como uma ferramenta de comunicação. Os membros da equipe podem usá-lo para conversar, fazer perguntas ou obter ajuda.
  • Skype: O Skype fornece comunicação cara a cara e por voz. É simples, fácil de instalar e familiar para a maioria dos funcionários de escritório.
  • GotoMeeting: O GotoMeeting é apenas uma das muitas plataformas de reuniões virtuais que permitem que as equipes se agrupem sem usar uma tecnologia de comunicação mais onerosa que exige a instalação de um funcionário de TI.

Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

  • Asana: Uma ferramenta para ajudar a organizar e acompanhar o trabalho, o Asana foi uma das primeiras opções de gerenciamento de projetos baseadas na Web. Os usuários podem criar um projeto, atribuir-lhe anexar documentos, especificar prazos e até se comunicar no software.
  • Trello: O Trello usa uma série de cartões de notas móveis para mostrar as tarefas de cada membro. Os cartões incluem um prazo com pings úteis para informar aos funcionários quando uma tarefa está prestes a expirar.
  • Monday.Com: O Monday.Com é uma ferramenta popular que ajuda os funcionários a se manterem atualizados sobre suas tarefas, a se comunicar com seus supervisores e colegas e a ver o que está por vir.

Você não precisa investir na mais recente tecnologia de comunicação para aproveitar as vantagens das equipes virtuais. Quando usadas de maneira regular e intencional, ferramentas básicas de comunicação, como chamadas em conferência e e-mail, podem manter um grupo geograficamente diferente se sentindo em equipe e trabalhando em colaboração. Afinal, a melhor tecnologia de comunicação é aquela que sua equipe utilizará bem e com frequência.

No local de trabalho do futuro, os gerentes reconhecerão as vantagens das equipes virtuais e os funcionários precisarão se sentir confortáveis ​​em mover-se perfeitamente entre o trabalho presencial e online. Profissionais emergentes precisam de conhecimento tecnológico, juntamente com as habilidades necessárias para enfrentar os desafios das equipes virtuais. Para saber mais sobre esse tópico e outras tendências emergentes nos negócios, considere obter seu diploma de bacharel on-line na Universidade Malone.

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