Como tirar o máximo proveito do seu dia de trabalho?

Os dias de trabalho estão muito ocupados, e não precisamos dizer isso como você já conhece! Você pode ter algum tempo fora do seu dia de trabalho para talvez ir à academia ou se envolver em um hobby, mas isso acaba sendo um sonho. Este parece ser o seu dia habitual?

Sim, percebemos que, por mais que você planeje seu dia e mantenha uma programação, a vida acontece e joga tudo fora de ordem. No entanto, não há nada que possa ser feito para gerenciar melhor seu dia?

Há uma coisa em que você pode se concentrar para concluir todas as tarefas no prazo e essa pequena coisa é “gerenciamento de tempo”.

Dia de trabalho produtivo no escritório

Na lensa.com, consideramos o gerenciamento de tempo a chave para utilizar seu tempo com eficiência, para que você possa concluir cada tarefa do escritório dentro dos prazos.

Nossas principais dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho são:

1. Acorde cedo

Um dia consiste em 24 horas e, infelizmente, não podemos obter horas adicionais em um dia. Então, como podemos tirar mais proveito de um dia? Isso pode ser feito acordando mais cedo. A maioria dos líderes costuma acordar cedo e esse fato pode ter lhe dado uma dica do porquê?

Quando você acorda cedo, tem mais tempo em um dia para planejar com antecedência e, talvez, fazer uma pequena sessão de ioga. Acordar cedo oferece mais tempo em suas mãos para concluir suas tarefas.

2. Analise seu dia de trabalho típico

É simples que você não possa melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo se não entender o que está errado. Para detectar onde seu tempo está sendo desperdiçado, sugerimos acompanhar seu dia de trabalho por uma semana inteira.

Esta auditoria permitirá que você julgue:

  • Suas atividades improdutivas no trabalho
  • Distrações
  • Tarefas demoradas
  • Diga quanto trabalho você pode fazer em um dia

Depois de descobrir as respostas para os pontos acima mencionados, você pode começar a fazer as alterações necessárias.

3. Elabore um cronograma e siga-o

O gerenciamento de tempo não pode ser alcançado se não houver um cronograma e plano adequados. Portanto, nunca pule esta etapa. Sempre faça uma programação e sempre tenha uma lista de tarefas.

Faça uma lista de tarefas quando sair para o escritório. Dessa forma, você pode começar seu trabalho imediatamente quando chegar ao escritório no dia seguinte. Se, por algum motivo, você não conseguir criar a lista, faça a primeira coisa de manhã no dia seguinte.

Lembre-se, não é suficiente apenas fazer uma lista. Você também tem que segui-lo!

4. Saiba como priorizar

Muitas pessoas ficam para trás em seu trabalho ou demoram mais que outras para concluir porque não possuem habilidades de priorização. Você precisa entender quais tarefas executar primeiro e quais podem ser salvas para mais tarde.

De manhã, você deve executar as tarefas que são importantes. Tarefas importantes lhe dão reconhecimento. A conclusão desses procedimentos dará a você a tranqüilidade de ter concluído o essencial.

Tarefas urgentes geralmente não dão reconhecimento, mas precisam ser encerradas em breve. Você deve delegá-los, se puder, ou fazê-lo depois de concluir as tarefas importantes.

Pessoa produtiva trabalhando

5. Mantenha as tarefas mais importantes durante as manhãs

Geralmente, as manhãs são o momento em que estamos cheios de energia e prontos para um desafio. Portanto, este é o momento em que você deve trabalhar nos projetos mais desafiadores, demorados e importantes.

Quando você realiza as tarefas mais difíceis pela manhã, ele recupera sua mente e atenção. Isso permitirá que você complete a tarefa mais cedo.

6. Não faça multitarefas

Ao contrário da crença popular, a multitarefa não ajuda no gerenciamento do tempo. No entanto, isso pode prejudicar sua qualidade de trabalho. A multitarefa envolve alternar entre tarefas. Isso não apenas interrompe seu foco, mas também pode levar a um tempo extra durante a troca. Portanto, recomendamos manter uma tarefa de cada vez.

7. Defina limites de tempo para cada tarefa

Ao seguir sua lista de tarefas, verifique se você não continua trabalhando em uma determinada tarefa por muito tempo. Este não é um bom método de gerenciar o tempo. Antes de iniciar uma tarefa, você deve atribuir um limite de tempo para conclusão.

Você pode seguir os dois métodos famosos para isso – a técnica Pomodoro ou a técnica Timeboxing.

Na técnica Pomodoro, você atribui um limite de tempo de 25 minutos para concluir uma tarefa. Após 25 minutos, você pode fazer uma pequena pausa. Quando você tiver completado 4 tarefas, poderá fazer uma longa pausa.

Se você não estiver familiarizado com essa técnica, tente o Timeboxing. No Timeboxing, você aloca seu próprio tempo para cada tarefa.

8. Encontre o seu melhor momento

Cada um de nós é diferente. Enquanto alguns trabalham da melhor maneira pela manhã, outros são os mais produtivos no final da noite. Você precisa descobrir por si mesmo quando é o momento em que trabalha melhor. Quando você o tiver descoberto, tente assumir projetos importantes, desafiadores e grandes naquele momento.

Empresário tendo uma pequena pausa, espaçando

9. Faça pequenas pausas

Isso pode parecer contraditório com o que estamos tentando alcançar aqui, mas acreditamos que fazer pequenas pausas é parte integrante do gerenciamento de tempo.

Vamos dar dois cenários para entender isso:

  • 1º cenário: Um membro da equipe trabalha por 6 horas seguidas em um projeto
  • 2º cenário: Um membro da equipe trabalha por 6 horas no mesmo projeto, mas faz pausas frequentes.

Qual membro da equipe terá maior produtividade? Claro, seria o membro da equipe no segundo cenário.

Fazer pausas curtas frequentes refresca a mente e rejuvenesce.

10. Livre-se das distrações

Existem distrações ilimitadas no trabalho de e-mails, colegas falantes, mensagens de texto, navegação na Web, mídias sociais etc. Se você deseja gerenciar melhor seu tempo e ser produtivo, precisa começar a eliminar essas distrações.

Tente eliminar 1-2 distrações principais suas por uma semana e comece pelas outras da lista. A cada semana que passa, você testemunhará melhor produtividade no trabalho.

Pensamentos finais

Se você está sempre ocupado e não está conseguindo tempo para concluir tarefas importantes, pode ter poucas habilidades de gerenciamento de tempo. Siga as dicas acima mencionadas para obter um controle firme do seu tempo em um dia de trabalho.

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