Como se manter organizado ao administrar seu negócio

A desorganização muitas vezes pode ser o dilema abrangente que impede que sua empresa seja bem-sucedida. Seja a desordem física do papel ou o caos desorganizado dentro da sua cabeça, nada disso é útil para o bem-estar de você ou da sua empresa.

Manter-se organizado dia após dia não precisa ser uma meta inatingível. Sim, alguns dias inevitavelmente introduzirão obstáculos que você simplesmente não pode eliminar. Mas você ainda pode se preparar para o sucesso seguindo algumas dessas dicas práticas para se sentir leve e concentrado todos os dias.

Colegas que trabalham em um espaço de trabalho arrumado

Declutter seu espaço de trabalho

Sua mesa é o lugar mais importante em seu negócio. Seu objetivo principal deve ser sempre deixar uma mesa limpa no final do dia, então na manhã seguinte você não está se esforçando para acompanhar.

Utilize um organizador de desktop ou classificadores de arquivos para organizar papéis soltos. Canal Marie Kondo e usar caixas ou outros recipientes para dividir a papelada em categorias gerenciáveis ​​e de aparência elegante.

O armazenamento vertical, como unidades de prateleiras, pode expandir seu espaço de armazenamento disponível mais do que você imagina. Os itens usados ​​com frequência devem ser facilmente acessados ​​para que você não perca tempo precioso procurando por eles. Itens ou arquivos aos quais você se refere apenas de vez em quando não ocupam espaço em sua mesa; Eles podem ser armazenados em armários, prateleiras ou no arquivo. E se houver itens que você não usa há muito tempo, considere substituí-los ou configurar uma doação.

Quando novos documentos ou arquivos forem enviados do seu jeito, lide com eles imediatamente para que eles não comecem a se empilhar. Tente manter o seu “lidar com isso mais tarde” pilhas no mínimo.

Um espaço de trabalho desordenado leva a uma mente desordenada. Manter seu espaço de trabalho limpo significa menos distrações; você gastará muito menos tempo movendo pilhas e mais tempo trabalhando.

Mantenha um planejador de papel

Isso pode parecer um pouco antiquado na era digital atual, mas estudos mostram que o ato físico de escrever as coisas é muito mais benéfico do que digitar ou inserir tarefas e anotações em um aplicativo.

Anotar suas tarefas ajuda seu cérebro a reter e processar as informações de forma mais abrangente do que digitá-las. Você não terá que continuar olhando para sua tela, o que o coloca mais em risco de sucumbir às intermináveis ​​distrações do mundo cibernético.

Os aplicativos de produtividade e organização parecem benéficos para se manter organizado, mas manter o controle das informações de um aplicativo para outro pode ser frustrante, avassalador e consome tempo demais. Manter um planejador físico para acompanhar tudo relacionado ao seu negócio, tudo em um só lugar, ajudará você a se manter organizado em todos os aspectos. Se você vai manter um produto de papel útil em seu escritório, deixe ser isso.

Lojas de impressão on-line personalizadas, como a PurpleTrail, permitem que você crie um planejador personalizado exclusivo para sua agenda. Escolha o seu próprio mês inicial e o layout da página interna que melhor se adapta ao seu negócio. Você pode até personalizar a capa com o nome e o logotipo da sua empresa. Adicione rastreadores de compromissos, registros de senhas ou rastreadores de contas para obter o máximo de organização.

Habilidades de priorização são fundamentais para o sucesso dos negócios

Pense nas suas principais prioridades e defina prazos

Neil Patel, um colaborador da Forbes e empreendedor magistral, afirma que “manter-se organizado é tanto sobre o que você escolhe não fazer quanto sobre o que você escolhe fazer”.

Caminhe até o escritório todas as manhãs com algumas prioridades principais que você precisa fazer naquele dia. Não se sobrecarregue com muitas tarefas; isso não fará nada, mas fará com que você entre em colapso nos picos escuros de ansiedade, em vez de fazer o importante trabalho. Se a sua lista de tarefas tiver milhas, você não se sentirá muito bem quando não conseguir marcar todas as caixas.

Defina prazos para você mesmo, sejam eles marcadores de páginas no seu planejador ou alertas e alarmes em seu telefone. Quebrar tarefas por prazo ajuda você a permanecer no caminho certo e priorizar o que precisa ser feito e quando. Novamente, certifique-se de que sua lista de tarefas e prazos sejam viáveis ​​para cada dia. O ato de cruzar fisicamente todas as tarefas da sua lista fará com que você se sinta produtivo e mais realizado do que nunca.

Gerenciar arquivos físicos e digitais

Decida o que pode ficar sem papel e o que precisa ser mantido na forma física. A maior parte da papelada associada a contas e despesas está agora disponível ou aceita em formato digital, mas existem algumas formas de documentação que podem ser melhor arquivadas, como registros de emprego e impostos, documentos legais ou outras informações confidenciais.

Ao deixar completamente sem papel ajudará a organizar seu espaço de trabalho físico, os sistemas digitais geralmente não estão totalmente protegidos contra falhas do sistema ou possíveis violações de segurança.

Se você vai manter a documentação física no escritório, certifique-se de ter um sistema organizacional pronto para que você não perca horas procurando o arquivo certo. Estabeleça um lembrete a cada dois meses para organizar seus fichários, destruindo tudo o que estiver desatualizado ou desnecessário.

Se você quiser reduzir a quantidade de papel no escritório, considere aplicativos de digitalização convenientes para digitalizar sua papelada em formato digital ou faturamento online e serviços de pagamento. O armazenamento baseado em nuvem, como o Dropbox e o Google Drive, também abre oportunidades para facilitar a colaboração e o compartilhamento de arquivos digitais com os funcionários.

Planejamento estratégico

Conclusão

Cada empresário desenvolve seu próprio ritmo quando se trata de fazer as coisas, mas muitas vezes começa com sistemas organizacionais essenciais e hábitos para definir o seu negócio para o sucesso. Assim que você tomar as providências para declarar os detalhes do seu negócio, sua mente certamente seguirá o exemplo.

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