Como orçar seu próximo evento corporativo

Planejar um evento corporativo é muito complicado e muitas vezes caro. Não apenas uma pessoa ou equipe orientada para detalhes fará o planejamento, mas tudo depende também do tipo de evento corporativo que você hospeda. Se você precisa ficar dentro de um orçamento rigoroso, as informações a seguir devem fornecer as ferramentas com as quais você precisa trabalhar.

Evento corporativo

Confira essas dicas para saber mais sobre como orçar seu próximo evento corporativo.

1. Crie uma planilha básica

Existem certos custos envolvidos em qualquer tipo de função. Por exemplo, você pode querer criar uma entrada para coisas como:

  • Venues
  • Alimentos e / ou bebidas
  • Pessoal (ou seja, servidores, segurança, recepção, etc.)
  • Aluguel de equipamento
  • Entretenimento
  • Propaganda

E isso é apenas o começo. Conforme você avança, encontrará outras despesas para adicionar à sua planilha, portanto, mantenha-a aberta. Você pode querer hospedá-lo na nuvem, para ser referenciado por outras pessoas. Isso pode ser o CEO, o conselho ou qualquer pessoa na contabilidade ou no RH. Você notará que, com o tempo, a alocação de dinheiro irá se mover um pouco, então esteja preparado para realocar fundos conforme necessário.

Quando você finalizar seus planos, a soma de todas as colunas deve ser menor ou igual ao orçamento que você estabelece depois de receber as estimativas de todos os itens listados abaixo.

2. Defina o objetivo do seu evento

Eventos corporativos vêm em todas as formas e tamanhos. Alguns eventos corporativos são reuniões internas ou seminários. Outros estão abertos ao público ou a pares da indústria. Às vezes, um evento ocorre ao longo de vários dias, enquanto outras vezes é um dia de um só tempo. Para começar a planejar um evento, você precisa considerar o que sua empresa deseja que o objetivo do evento seja.

3. Tente prever a participação

O próximo item da sua agenda é tentar prever quantas pessoas estarão presentes. Você precisará dessas informações para tudo, desde o tamanho e o tipo de local escolhido para qualquer evento necessário, incluindo cadeiras, alimentação e acomodação.

Ao planejar um orçamento, os números são importantes. O planejamento de eventos se resume à mesma análise que o mantém crescendo como uma empresa!

4. Tudo começa com um local

Na maioria dos casos, a maior despesa necessária para o orçamento é o local escolhido. No entanto, quando se trata de locais, não existe um tamanho único para todos.

Onde você poderia escolher hospedar sua festa de Natal corporativa seria totalmente diferente de onde você realizaria um seminário de recrutamento ou uma nova exposição de lançamento de produto. É aqui que você pode querer trabalhar com um recurso como o Canvas. Eles trabalham com um grande número de locais especializados em hospedagem de eventos corporativos. Em outras palavras, você não pode começar a esboçar um orçamento, a menos que tenha uma ideia de para onde mais dinheiro é canalizado.

Evento corporativo grande

5. Pesquisa de comparação de custos

Como você está criando um orçamento que quase sempre estará sujeito à aprovação de alguém que não seja você mesmo, tente manter os custos baixos. Se você tem uma quantia para trabalhar dentro ou está construindo um orçamento com base nos elementos do seu evento corporativo, você quer o melhor negócio possível. No entanto, nunca corte cantos quando se trata de comparações de preços.

Embora você não queira que a qualidade sofra, você deseja obter os melhores preços. Planeje gastar tempo conversando com fornecedores e renegocie conforme necessário. A comparação de compras também se aplica ao mundo corporativo.

6. Recorde tudo

Como você viu, existem duas maneiras principais de orçamentar um evento corporativo. A primeira maneira seria alocar fundos para o evento no início, com o propósito de permanecer dentro desses limites. A outra abordagem permite que você crie um orçamento com base nas necessidades. Geralmente, esse é o melhor tipo de orçamento para se trabalhar, pois é possível abordar o conselho ou aqueles que têm poder aquisitivo conforme necessário. Mesmo assim, você precisará de uma quantia inicial antes de propor seu orçamento.

Conclusão

No final do dia, saber como orçamentar depende de todos os itens acima. Seja rigoroso com seu orçamento e não permita que as despesas fiquem fora de controle. Se tudo mais falhar, é hora de criar uma equipe para ajudá-lo a formular um orçamento sensato. Duas cabeças pensam melhor que uma e várias são melhores que isso!

Lembre-se de que quanto mais espaço para ajustes em seu orçamento, mais fácil será trabalhar com os recursos alocados por pessoas de nível superior na cadeia de alimentos corporativos.

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