Como manter seu escritório organizado (com o mínimo esforço envolvido)

Poucas pessoas se autodenominariam slobs, mas uma rápida olhada nos espaços de convivência da maioria das pessoas forneceria pouca confiança em sua capacidade de organizar sistematicamente suas vidas.

A organização parece ser uma habilidade que deixamos no passado – principalmente em ambientes profissionais, onde escritórios, mesas e espaços de trabalho são frequentemente sobrecarregados por cabos de computador, pilhas de papel, caixas de take-away e objetos pessoais extraviados.

Espaço de escritório bem organizado

O que seria necessário para você manter um escritório bem organizado que o diferencia de seus colegas? (Dica: requer menos trabalho do que você pensa.)

Importância de um escritório organizado

Um escritório organizado parece um objetivo ideal, mas por quê? O que é um espaço de trabalho organizado que importa? Bem, aqui estão algumas justificativas:

1. Primeiras impressões

Como diz o ditado, você não tem uma segunda chance de causar uma forte primeira impressão. Se você está convidando clientes ou parceiros de negócios para o seu escritório, um espaço de trabalho limpo fala por si.

2. Clareza de espírito

Um espaço desorganizado geralmente leva a uma mente desorganizada. Quanto mais ordenada a sua envolvência física, mais calma sua mente estará por dentro.

3. Fácil acesso

Você já telefonou para um cliente ou fornecedor importante e tentou encontrar uma folha de papel que você só sabia estava na sua mesa? Um escritório bagunçado pode ser frustrante. Um escritório bem organizado oferece acesso fácil ao que você precisa quando precisa.

4. Limpeza

Os escritórios organizados têm maior probabilidade de serem limpos e higienizados, o que é muito importante – especialmente durante a estação de gripes e resfriados.

Dicas para manter uma mesa limpa

Maneiras práticas de manter seu escritório organizado

Agora que você está claro por que um escritório organizado é importante, vamos dar uma olhada em algumas das maneiras mais práticas de organizar seu escritório:

1. Dê um lar a cada item

Cada item do seu escritório precisa de um lugar para ir (e esse local não está na sua mesa ou em uma pilha no chão). Tente organizar seu escritório por zonas. Uma zona – que pode incluir duas gavetas e uma prateleira – pode ser destinada a material de escritório. Outra zona poderia ser para arquivar documentos e registros. Outra zona é para itens pessoais – como roupas, produtos de higiene pessoal e lanches.

O importante é que cada item tenha um lugar para ir, para que você possa organizar tudo com segurança e com o mínimo esforço e energia.

2. Mantenha os itens de mesa no mínimo

Não importa o tamanho da superfície da sua mesa, é uma boa ideia manter os itens da mesa no mínimo. O monitor, o mouse e o teclado do computador, alguns organizadores e uma foto de sua família são suficientes. A maioria dos seus pertences pode ser colocada em gavetas e armários – a maioria dos quais sempre está ao seu alcance.

3. Desenvolver um sistema de papel

Embora a maioria das comunicações comerciais agora ocorra digitalmente por meio de plataformas de compartilhamento de e-mail e nuvem, ainda há muito papel vindo do escritório comum. Se você não tem um plano de como lidar com esse fluxo de papel, uma mesa organizada pode se transformar rapidamente em uma bagunça frustrante.

Um bom sistema de papel envolve três estágios. Você precisa de uma lixeira ou organizador onde coloca todos os itens recebidos que ainda não foram abordados. Depois que você começa a trabalhar em algo, ele é transferido para um organizador que permite que você saiba que o item está em andamento. Quando terminar, você o arquiva na pasta apropriada ou o joga na lixeira.

4. Tire 5 minutos no final de cada dia

A Green Residential, uma empresa de administração de imóveis com sede em Houston que trabalha com os proprietários para ajudar a mantê-los organizados e na tarefa, sugere se comprometer com a recuperação diária.

Uma recuperação diária é uma janela de cinco minutos no final do dia em que você amarra pontas soltas, limpa a superfície da mesa, arquiva papéis e se prepara bem para a manhã seguinte.

5. O ambiente de trabalho do seu computador também é importante

No mundo dos negócios de hoje, não se trata de manter seu escritório físico limpo. Você também precisa pensar nas bagunças digitais que está fazendo. Em particular, você deve se concentrar em manter a área de trabalho do computador livre de desordens. Mantenha os ícones e arquivos no mínimo e use um sistema de pastas desobstruído para arquivar documentos importantes. Isso evitará distrações desnecessárias e o tornará mais eficiente.

Funcionários que trabalham em um espaço de escritório limpo

Adicionando tudo

Todos pensamos e funcionamos de maneira diferente. No entanto, se há uma coisa certa, é que menos desordem e desorganização física abrem caminho para uma melhor clareza e foco mentais. Reserve um tempo para desenvolver um sistema para organizar seu escritório e você terá um desempenho melhor diariamente.

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