Como desenvolver e executar uma estratégia eficaz de eventos corporativos

Hospedar um evento corporativo de sucesso pode preparar uma empresa para o sucesso durante o ano. Esses eventos podem trazer clientes que estavam prestes a assinar uma extensão com uma empresa e levá-los a finalizá-la.

Os eventos de valorização do cliente podem ser um evento corporativo que não só atinja o ROI em termos de fechamento de negócios, mas também melhore a fidelidade do cliente. Clientes e clientes querem se sentir valorizados para que um evento complexo possa fazê-los sentir-se inestimáveis.

Arianna Huffington no Simpósio Citrix
Crédito da foto: Citrix Online / Flickr

Planejar um desses eventos é um grande empreendimento, pois o sucesso e os fracassos do evento recaem sobre uma ou algumas pessoas responsáveis ​​pela logística do evento. Desenvolver uma estratégia e executar pode ser simples se os processos escolhidos forem diretos e houver um fluxo de trabalho fácil de seguir.

A seguir, dicas que ajudarão a desenvolver e executar uma estratégia de evento corporativo para um evento que os participantes falarão nos próximos meses.

Uma solução confiável de planejamento de eventos ajuda no fluxo de trabalho

Ser capaz de lidar com um projeto com tantas variáveis ​​como a de um evento corporativo requer ferramentas para ajudar a manter a organização e concluir cada tarefa dentro do prazo. A capacidade de designar outras pessoas nas tarefas da organização da qual seu departamento se apropriar é imperativa, e os e-mails intermináveis ​​que acompanham essas tarefas nem sempre são a opção mais eficiente. Planejamento estratégico de eventos leva em conta todos os tipos de fatores que afetarão a qualidade do evento, bem como as experiências dos participantes.

Não procurar uma solução de planejamento de evento corporativo para ajudar a otimizar tudo não permite que o seu evento seja o mais eficiente possível.

Utilize automação para o evento

As tarefas que podem ser automatizadas devem ser automatizadas, pois uma pessoa pode lidar com outras tarefas que são bem menos tediosas. Um e-mail explodir ou adicionar automaticamente um novo participante a uma lista após a compra de um ingresso ou registro é um ótimo exemplo.

A capacidade de conectar soluções, seja uma solução contábil ou um CRM, é imperativa. Isso pode ajudar a aumentar o registro e garantir que certos clientes ou prospects de vendas farão o evento. O processo automatizado atribuirá tarefas automaticamente, o que elimina o erro humano, pois pode ser difícil lembrar se tudo foi atribuído quando você tem uma equipe de 20 pessoas para gerenciar.

Grandes participantes do evento corporativo
crédito da foto: Govhack Australia / Flickr

Uma experiência de evento do Focus On Atteeee

A experiência do participante é um fator importante para um evento, pois um evento positivo manterá as pessoas voltando ano após ano.

Pedir feedback é uma das coisas mais importantes que podem ser feitas, pois você descobrirá tendências que reforçarão o sucesso, além de apontar áreas de melhoria. Há algumas pessoas que não podem ficar satisfeitas, mas procure os temas no feedback para saber onde o evento pode ser melhorado.

Monitorar a mídia social também pode ser uma boa ideia, pois os planejadores podem responder a perguntas sobre o evento ou resolver os problemas dos participantes sobre os quais eles postaram.

A tecnologia no local, como um aplicativo para dispositivos móveis de eventos, também pode melhorar bastante a experiência do participante. Os aplicativos móveis são uma ferramenta fácil de usar que permite que os participantes naveguem por sua experiência no local construindo sua própria agenda de eventos, enviando mensagens para outros participantes para oportunidades de networking, encontrando locais-chave em uma planta baixa e muito mais.

Definindo o orçamento do evento e obtendo o máximo desse dinheiro

Encontrar um local e trabalhar com fornecedores para um evento deve ser tratado por um ótimo negociador, pois esses fatores podem afetar drasticamente seu orçamento. A utilização de tecnologia como uma plataforma de fornecimento de local pode ajudar uma empresa a aproveitar ao máximo seu orçamento atual, simplificando e gerenciando o processo de negociação.

O local é o lugar perfeito para começar a pechinchar, já que prometer jogar vários eventos no local pode ajudar a baixar o preço. A parceria com uma empresa que lida com a restauração para permitir que sua marca seja apresentada também é uma boa maneira de reduzir os custos com alimentos.

Certificar-se de que seu orçamento também cobre efetivamente o marketing é essencial, pois divulgar algo como uma conferência aumentará os números de registro e levará ao sucesso do evento no final do dia.

Participantes do evento corporativo se misturam
Crédito da foto: Silverstone Circuit / Flickr

Conclusão

Planejando um evento corporativo vai ter um pouco de paciência, bem como uma abordagem proativa como as coisas não apenas se encaixam. Lide com os detalhes gerenciáveis ​​e gerencie isso como um projeto, pois ele pode realmente compensar a empresa e a trajetória profissional de uma pessoa.

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