Como a correção de fluxos de trabalho financeiros pode salvar seus negócios

Fluxos de trabalho quebrados são o veneno de ação lenta que mata o processo, as pessoas e, eventualmente, todo o negócio. Sintomas como perda de produtividade, barreiras de comunicação e prazos perdidos demonstram a ineficiência dos fluxos de trabalho. Na maioria das vezes, as organizações descartam esses sinais como um efeito colateral do processamento manual ou dos processos orientados pelo papel.

Embora os fluxos de trabalho quebrados sejam indesejáveis ​​em todos os departamentos, seu impacto é severo nas finanças. Mesmo um pequeno atraso ou erro pode queimar diretamente suas reservas de receita. Gargalos de aprovação e buracos negros podem ser a diferença entre uma operação tranquila e falta de dinheiro.

Corrigir fluxos de trabalho financeiros

Processos longos e demorados frustram os fornecedores, irritam os clientes e fazem a equipe financeira se ressentir de todo o ciclo do processo. Não é possível corrigir todos os fluxos de trabalho interrompidos durante a noite, mas lidar com os fluxos de trabalho mais usados, um de cada vez, pode evitar grandes desastres financeiros. Aqui estão cinco fluxos de trabalho de finanças quebrados que você pode subir de nível com soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Fluxo de trabalho quebrado 1: aprovação do orçamento

A aprovação do orçamento é um dos fluxos de trabalho financeiros mais importantes. Orçamentos são os guardas de gastos em uma organização; se eles são tratados como burocracia irrelevante, eles não servem para nada. Cada departamento tem um orçamento que deve seguir para manter as coisas funcionando sem problemas. Os chefes de departamento precisam verificar o orçamento disponível antes de realizar uma solicitação de compra. Quando isso é feito manualmente, o chefe de departamento tem que vasculhar várias planilhas para verificar a disponibilidade do orçamento.

No caso de um orçamento não ter sido atualizado após uma compra, ou se alguém fizer uma entrada incorreta na planilha, isso resultará em caos. Você tem que vasculhar uma dúzia de threads de e-mail para corrigir o problema. Com uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho apropriada, você pode passar mais tempo aprovando ou rejeitando solicitações, em vez de se perguntar se os dados da planilha estão corretos.

Fluxo de trabalho quebrado # 2: compras de ativos

Seja um novo laptop ou um saco de feijão confortável, cada compra de ativos precisa seguir o ciclo de aprovação. Se você lida com as aprovações de compra de material apenas com e-mails e documentos, haverá muito atraso devido a muitas conversas e problemas de comunicação. O que é pior? Seus pedidos podem se perder em uma caixa de entrada inundada ou a papelada pode desaparecer. Quando seus fluxos de trabalho são manuais, impor políticas da empresa ou garantir a compra no prazo é praticamente impossível.

Se a compra for arrastada enquanto você cruzar todos os detalhes necessários, isso poderá provocar insatisfação entre os membros da equipe. A renovação do fluxo de trabalho de compra de ativos é a única maneira de apaziguar os funcionários agitados aqui. As soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho coletarão todas as informações relevantes do solicitante durante a iniciação, manterão a comunicação direta e acelerarão consideravelmente o processo.

impressora

Fluxo de trabalho quebrado # 3: reembolso de viagens

O envio de solicitações de reembolso costuma ser uma tarefa incrivelmente entorpecedora. Os funcionários odeiam preencher longas folhas de despesas e os gerentes odeiam verificar a autenticidade das reclamações. Na maioria das vezes, as folhas de solicitação estão incompletas, incorretas ou ilegíveis. Apenas 38% das organizações têm um fluxo de trabalho de viagens e despesas totalmente automatizado. Práticas manuais de reembolso de viagens levam a processamento ineficiente, pouca visibilidade e pouco ou nenhum controle interno.

Verificar manualmente as reclamações, passar por recibos, verificar a política da empresa e garantir que um item de despesa seja reembolsável é demorado e entediante. Um fluxo de trabalho automatizado economizará tempo de todos, aplicará automaticamente as políticas organizacionais, armazenará todos os documentos relevantes em uma única interface, reduzirá a comunicação de ida e volta e facilitará a auditoria / aprovação.

Fluxo de Trabalho Quebrado # 4: Reembolso de Milhas

Navegar nas voltas e mais voltas de reembolso de milhas pode enlouquecer qualquer empregador, a menos que tenha um processo e uma política de reembolso adequados. Mesmo assim, a aprovação tem que passar por tantos checkpoints, já que você provavelmente não quer pagar seus funcionários para se divertirem! Assim como é com o reembolso de viagens, o fluxo de trabalho de reembolso de quilometragem é caótico e confuso. A simplificação do fluxo de trabalho com automação pode garantir conformidade, validar solicitações, simplificar a tomada de decisões e facilitar o processo de aprovação.

Fluxo de trabalho quebrado # 5: pagamento do fornecedor / aprovação da fatura

Aprovação de fatura é um labirinto assustador cheio de monstros de ineficiência e armadilhas de processo. Uma fatura deve passar por vários túneis de aprovação e enfrentar vários pontos de verificação antes de poder ser aprovada. Como uma organização pode pagar uma fatura imediatamente quando o processo é preenchido com entrada de dados com uso intensivo de tempo, erros não percebidos e ciclos longos de aprovação? O processamento manual de faturas faz com que as organizações não recebam descontos em pagamentos antecipados, provoquem uma falha na relação fornecedor-comprador e ofereçam pouca ou nenhuma visibilidade ao gerenciamento.

Com um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode reduzir os custos operacionais em 45% -65%. As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho simplificam a aprovação da fatura, induzem a transparência no processo de aprovação e acompanham as faturas desde o envio até a aprovação e o pagamento.

fatura de pagamento

Resumo

Embora esses fluxos de trabalho quebrados estejam incorporados em seus processos, as soluções tecnológicas podem consertá-los. A falha em corrigir esses fluxos de trabalho ineficientes causa picos de custos operacionais, prejudica os relacionamentos com fornecedores, causa insatisfação dos funcionários e muito mais. Para evitar tais conseqüências, o departamento financeiro precisa lançar processos manuais pela janela e começar a usar ferramentas de automação de fluxo de trabalho para criar as soluções de que precisam. A automação de fluxo de trabalho não precisa ser um processo caro, longo e demorado. Há uma variedade de soluções compatíveis com nuvem e dispositivos móveis que eliminam os gargalos de processo rapidamente, de maneira econômica.

Embora possa ser surpreendente, a parte mais difícil de reavaliar seus fluxos de trabalho é, na verdade, colocá-los em prática. Agora que você sabe a quantidade de impacto que seus fluxos de trabalho ineficientes têm em sua empresa, você está pronto para retomar o controle de seus fluxos de trabalho e processos?

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