8 coisas que você pode fazer para melhorar os processos da sua empresa

Os processos de negócios vão muito além de como seus produtos são feitos; inclui o processamento de transações financeiras e incorpora todo o processo de vendas, desde o processamento do pedido até a remessa do produto e a devolução dos itens. Esses processos são a maneira como sua empresa opera.

São as tarefas que os membros da sua equipe devem dominar para serem eficazes ou fazer as coisas da maneira certa. É por isso que melhorar os processos principais pode melhorar drasticamente a qualidade, a eficiência e a lucratividade.

Processo de negócios otimizado para maior produtividade e lucratividade

Aqui estão 8 coisas que você pode fazer para melhorar seus processos de negócios.

1. Entenda a diferença entre processos e procedimentos

Existem dois tipos de processos. Alguns são formais e outros informais. Os processos informais são simplesmente chamados de processos e estão implícitos. Eles fazem parte das atividades diárias de seus funcionários, mas não são formalmente documentados. Também não há muita ênfase em melhorá-los.

Os processos formais, por outro lado, são chamados de procedimentos. Ao contrário dos processos regulares, os procedimentos são estritamente regulamentados e documentados. Seus funcionários recebem um conjunto estrito de regras a serem seguidas para garantir que isso seja feito da maneira mais eficiente possível.

O objetivo é tentar transformar o maior número possível de processos e procedimentos. Alguns de seus funcionários podem protestar contra isso, mas, eventualmente, é para o bem da empresa, e você deve deixar isso claro para eles. Alguns dos benefícios incluem:

  • Mais responsabilidade
  • Os funcionários terão funções e tarefas claramente definidas
  • Todo mundo saberá quem está encarregado do que
  • Produtividade aumentada
  • Mais tempo livre para seus funcionários trabalharem em tarefas cruciais

2. Entenda a importância de melhorar seus processos de negócios

Se você deseja que seus esforços sejam consistentes, você deseja obter os benefícios reais de melhorar os processos e procedimentos de seus negócios. A menos que você o faça, e todos os demais da cadeia também o entendam, você perderá o foco e a adoção.

“Não gerenciar a governança de processos por meio de tecnologias e disciplinas de gerenciamento de processos de negócios pode ter sérias repercussões para qualquer negócio”, afirma um conhecido CEO. “Isso pode resultar não apenas em pessoas diferentes fazendo coisas de maneiras diferentes em sua organização, mas também pode fazer com que certas tarefas sejam duplicadas ou até triplicadas, o que aumenta os custos e os prazos perdidos”, acrescentou.

Por fim, o objetivo do gerenciamento de processos é tornar suas operações mais fluidas e seu fluxo de trabalho mais produtivo. Quando os processos são ineficientes ou disfuncionais, eles podem causar todos os tipos de problemas para sua organização. Eles podem afetar a satisfação de seus funcionários e colocar sua saúde em risco. Eles acabarão prejudicando o serviço que você fornece aos clientes. Os recursos são desperdiçados e os custos aumentam.

Os três principais objetivos do gerenciamento e aprimoramento de processos são melhor eficiência, eficácia e flexibilidade. Os processos geralmente são ineficazes devido ao esforço manual ou porque o progresso não é monitorado adequadamente. A melhoria dos processos permite desperdiçar menos tempo e recursos.

Seus processos se tornarão mais eficazes. Melhores decisões serão tomadas, as tarefas necessárias serão executadas de forma mais adequada e a satisfação do cliente aumentará. A melhoria do processo também deve tornar seu negócio o mais flexível possível para lidar com contingências, novos regulamentos e novas tecnologias.

Se você precisar de mais informações sobre os benefícios do gerenciamento de processos, a Aston University Online publicou uma peça que destaca seu valor e por que você deve implementá-lo em seus negócios. Além disso, a Aston possui um MS em negócios e gerenciamento que pode ser totalmente online. Isso pode fornecer as qualificações necessárias para você mesmo executar o gerenciamento de processos enquanto continua executando seus negócios atuais.

Negócios enxutos e simplificados

3. Simplifique e Simplifique

Uma das melhores maneiras de melhorar os processos de negócios é simplificá-los e simplificá-los. De fato, essa é a essência do movimento “enxuto”. Quanto menos etapas do processo você tiver, menos seus novos contratados terão que aprender e mais rápido eles ficarão atualizados. Quanto menos etapas seu processo tiver, menos oportunidades haverá para a ocorrência de defeitos. Elimine a entrada duplicada de dados e economize tempo e dinheiro enquanto reduz as taxas de erro.

Aqui estão algumas dicas para otimizar seu fluxo de trabalho:

  • Mapear o fluxo de trabalho atual
  • Analise-o com base em seu estado atual real
  • Identifique áreas nas quais se concentrar para melhorar
  • Crie um plano para melhorar uma área
  • Implementar o plano
  • Analise o novo processo para garantir que ele esteja funcionando conforme o esperado

Não comece a planejar seu próximo projeto de melhoria até verificar se o recém-concluído teve o efeito pretendido. Certifique-se de que tudo esteja funcionando perfeitamente antes de implementar outra alteração. Reconheça que haverá momentos em que você precisará ajustar seu processo para corrigi-lo antes de prosseguir. E reserve um tempo no cronograma para resolver problemas, seja para dar mais treinamento ou corrigir problemas de produção.

4. Lembre-se do objetivo final – servir o cliente e gerar receita

Quase todo processo deve estar vinculado ao objetivo final, gerando receita ou melhorando a experiência do cliente. Determine como todo processo cumpre esse objetivo de alguma forma. Se não puder, pode ser melhor sem ele.

Depois de ter um processo simplificado focado na venda, construção e entrega de produtos ou serviços, você poderá começar a analisar cada um. Quanto custa cada processo e quanto valor ele traz para o cliente? Elimine produtos que custam mais para entregar do que geram em lucros ou encontre maneiras de reduzir seus custos.

5. Procure maneiras de reduzir o risco

O risco não deve ser pensado como um processo abstrato. Existem custos associados a vários riscos. Os produtos defeituosos custam dinheiro em reparos e devoluções ou você perde clientes que não fornecem mais seu dinheiro. O risco de entregas tardias de produtos corre o risco de pedidos atrasados, clientes insatisfeitos, reembolsos caros ou prateleiras vazias que custam a você vendas em potencial.

Procure defeitos e erros em seus processos e produtos. Em seguida, revise esses processos para procurar maneiras de reduzir a oportunidade de erro. Mudar para um fornecedor mais confiável ou para quem fabrica componentes com menos variabilidade é uma abordagem. A aplicação de controles mais rigorosos aos seus próprios processos é outra. Inspeções aumentadas, monitoramento mais próximo dos equipamentos de produção ou manutenção preventiva regular podem reduzir defeitos inesperados que atingem o usuário final.

Como você pode reduzir os riscos ao tentar melhorar os processos de negócios?

  • Obtenha feedback assim que você tiver uma proposta. Ouça as preocupações que outras pessoas possam ter
  • Realize reuniões à medida que o projeto avança e permita que todos tenham uma palavra a dizer
  • Monitore o processo depois de fazer alterações. Check-in aos 30, 60 e 90 dias
  • Seja flexível. Esteja disposto a reverter projetos com falha e fazer alterações se surgirem problemas
  • Documente o que você fez para alterar o processo e os resultados. As lições aprendidas podem ser aplicáveis ​​em outros lugares

Reduzir o risco durante projetos de melhoria de processo reduz as chances de falha. É a alta taxa de falhas de projeto que deixa muitas pessoas céticas quando alguém sugere um novo projeto de melhoria de processo.

Medindo a satisfação do cliente usando KPIs de sucesso do cliente

6. Defina as principais métricas e gerencie com base nelas

O que medimos, gerenciamos. Infelizmente, muitas empresas gerenciam com base em métricas de vaidade que não ajudam a empresa ou usam métricas como lucro que não necessariamente melhoram a saúde a longo prazo da empresa. Melhores métricas incluem taxas de trabalho em processo, taxas de produção, tempo de ciclo e satisfação do cliente.

O benefício de métricas como essas é que elas permitem que as pessoas da loja compreendam o estado das operações atuais e sua contribuição para a empresa. Além disso, eles permitem que os funcionários entendam seus objetivos. Eles também permitem que os gerentes saibam quando uma métrica está indo na direção errada, mas antes que a situação seja crítica. Mais importante, quando você relaciona qualquer projeto de melhoria de processo a essas métricas e objetivos de negócios relacionados, é mais provável que você obtenha participação.

7. Tenha um processo para tudo – incluindo a melhoria de processos

Tenha um processo padrão para tudo, desde o envio de um pacote ao processamento de um pagamento. Tenha um processo formalmente controlado para criar um produto ou atualizar o software no servidor. Esses sistemas formais reduzem o risco e aumentam as chances de que isso seja feito corretamente.

Tenha um sistema formal para coletar propostas para alterar o processo ou atualizar a documentação. Formalize as prioridades do departamento comercial, para que você possa decidir quais projetos são os primeiros da lista e quais não valem o tempo. Siga o processo ao fazer alterações nas linhas de produção e nos processos de negócios. Esses processos devem incluir a atualização da documentação e o treinamento do usuário e a educação formal dos funcionários sobre as mudanças.

8. Documente tudo

A documentação não deve ser uma reflexão tardia; deve ser uma prioridade. Documente todos os processos do seu negócio. Isso permite que qualquer pessoa que desempenhe um papel saiba como fazê-lo corretamente na primeira vez. Atualize sua documentação ao fazer alterações no processo de negócios. Além disso, essas mudanças precisam ser comunicadas à equipe. Caso contrário, você corre o risco de as pessoas fazerem o trabalho da maneira que sempre fizeram, embora você tenha lançado oficialmente um mais eficiente.

Seus processos de negócios são como os negócios são realizados nos seus negócios. Compreendê-los e documentá-los é o primeiro passo para melhorá-los, e isso eventualmente leva a uma empresa mais ágil e lucrativa.

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