6 razões que seu recepcionista é VIP do seu escritório

Há uma razão para os norte-americanos e britânicos dedicarem um dia inteiro a recepcionistas todos os anos (ou seja, Dia Nacional da Recepcionista). É porque eles são verdadeiramente a estrela do escritório! A maioria das recepcionistas é um funcionário de Jack ou Jill, atendendo telefones, agendando e confirmando compromissos, respondendo a e-mails, completando tarefas de overflow, mantendo potes de café no topo e muito mais.

Como eles realizam tudo isso enquanto saúdam cada visitante de um negócio só aumenta sua grandiosidade. Embora eles raramente sejam reconhecidos por isso, sua recepcionista é possivelmente a pessoa mais importante em seu negócio. Sem ele ou ela, você e o resto de sua equipe passariam a maior parte do seu dia correndo como galinhas com a cabeça cortada!

Aqui estão 6 razões pelas quais sua recepcionista é seu escritório VIP.

Recepcionista carismático e charmoso

crédito da foto: Michael Coghlan / Flickr

1. Recepcionista é quase sempre responsável pelas primeiras impressões

A recepcionista do seu escritório é geralmente o primeiro contato que um cliente tem com sua empresa. Isso vale para recepcionista interna ou virtual. Eles são a primeira voz que ouvem quando ligam e o primeiro rosto sorridente que um cliente vê quando passa pela porta da frente. As primeiras impressões são tudo.

É crucial para o sucesso da maioria das empresas tomar cuidado ao escolher uma pessoa para assumir esse papel. Sua aparência, personalidade, higiene e maneirismos, todos determinam como os clientes irão percebê-los.

2. Eles são o melhor solucionador de problemas do escritório

O melhor lá fora pode fazer 100 tarefas ao mesmo tempo, dando aos chamadores e acompanhantes seu tempo e paciência com um sorriso pintado no rosto. Fato é que poucos membros da equipe terão a capacidade multitarefa que uma recepcionista profissional faz.

Os gerentes e outros membros da equipe geralmente confiam na recepcionista para resolver alguns dos problemas mais complexos, como rastrear pacotes perdidos, organizar grandes reuniões com clientes e funcionários e corrigir problemas com os clientes.

3. Há pouco recepcionista não aguenta

Um bom amigo meu, que é um homem de negócios estabelecido, certa vez me contou como sua recepcionista muito delicada trocou o pneu de seu carro um dia depois de perceber que ele tinha ido embora. Ela notou o apartamento enquanto ele estava ocupado em uma teleconferência importante, e sabia que ele precisava correr pela cidade para uma reunião importante assim que a ligação terminasse.

Aparentemente, ela fez isso com seu fone de ouvido bluetooth intacto, respondendo as chamadas recebidas quando ela instalou seu estepe! Embora não incentive os funcionários a fazerem essas tarefas, uma boa recepcionista verá os problemas antes que eles aconteçam, interagindo com todos no escritório, corrigindo problemas impossíveis e, em geral, interferindo onde quer que seja necessário durante o dia.

4. Eles são a pessoa mais organizada no escritório

Quando se pensa em como as recepcionistas são organizadas, há muitas memórias dos dias antes de a tecnologia começar a substituir a papelada. Recepcionistas do dia teriam a organização mais impecável de papelada em sua mesa, e conhecer o propósito de cada documento.

Recepcionista organizando coisas

Crédito da foto: MjZ Photography / Flickr

Tudo isso foi feito enquanto cumprimentava os clientes e atendia aos pedidos, respondendo a uma ligação após a outra e solicitando ajuda de colegas de trabalho – tudo sem suar a camisa. Os recepcionistas são os principais organizadores, apesar de a tecnologia moderna permitir que eles mantenham a maior parte do que estão trabalhando totalmente na tela em frente a eles nos dias de hoje.

5. Recepcionistas são mestres comunicadores e negociadores

Aqueles que não conseguem se comunicar com clareza e são tão convincentes quanto um negociador do FBI não precisam se inscrever nessa linha de trabalho. Os recepcionistas são ouvintes incríveis, capazes de extrair os detalhes mais importantes de uma conversa e atender a qualquer necessidade que seja solicitada.

Eles podem ler nas entrelinhas para chegar ao coração de qualquer assunto. Sua recepcionista do escritório pode fazer uma única ligação e mover montanhas, mesmo quando todos os que tentaram antes falharam. Melhor, você nunca sabe quando uma boa recepcionista está sentindo o calor. Eles continuam se mantendo, independentemente do tipo de incêndio que esteja ocorrendo ao seu redor.

6. Sua recepcionista é a favorita do escritório!

Porque ele ou ela faz muito por todos em torno deles no escritório, eles são o que todo mundo mais gosta. Eles são os favoritos do escritório e completamente insubstituíveis. A recepcionista conhece até os membros da equipe mais introvertidos e os clientes intimamente.

Quando eles têm que aproveitar o dia de férias ocasional, ou até mesmo ir ao dentista por uma hora, as coisas em torno do escritório geralmente começam a quebrar rapidamente. Mesmo assim, no minuto em que eles voltam, tudo parece voltar ao lugar como se nada tivesse acontecido. O caos acontece sempre que sua recepcionista não está no prédio.

Conclusão

Se você não concordar com alguma das observações listadas acima, talvez seja necessário considerar uma nova recepcionista. Eles precisam ser a estrela brilhante no escritório, capazes de lidar com o que for jogado neles. Eles são o intermediário entre sua equipe e seus clientes e podem lidar com qualquer desafio (por exemplo, o fenômeno de recepcionista que muda o pneu de meu amigo).

Se você não agradeceu a ele por tudo que eles fazem recentemente, certifique-se de fazer isso da próxima vez que você os vir!

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