6 Dicas para hospedar uma reunião ou conferência de negócios produtiva e construtiva

Eis algo que muitas pessoas não admitem no local de trabalho – não gostamos de reuniões. Alguns parecem ter pouco sentido, alguns são francamente chatos, e outros saem completamente do assunto em um instante. Mas há maneiras de aproveitar ao máximo uma reunião ou conferência, especialmente se quisermos que as pessoas continuem engajadas. Aqui estão seis maneiras de realizar uma reunião ou conferência que realmente tenha sucesso no que pretendemos realizar.

Dicas para hospedar a melhor reunião ou conferência

1. Refrescos uma obrigação.

Se a sua reunião exceder 30 a 45 minutos e você tiver informações que realmente deseja que os participantes mantenham, comece oferecendo café. Serviços como Café associado fornecer isso, bem como lanches, para eventos de escritório onde o sustento (cafeinado ou não) pode ser necessário. Isso também pode ser um empate para as pessoas que estão em cima do muro.

2. Crie um esboço.

Reuniões e conferências sem agenda inevitavelmente fracassam. Não é bom o suficiente ter uma mensagem; você precisa decidir o que sua reunião incluirá quase até o minuto. Organize um esboço com os tópicos que você deseja cobrir e o material que deseja apresentar, e faça uma execução a seco para garantir que ele flua logicamente.

3. Não deixe ninguém de fora.

Inevitavelmente, alguém apresentará uma razão para não poder comparecer. Sempre ofereça a opção de permitir que eles participem da reunião por telefone ou vídeo. Essa também é uma consideração especial que você deve fazer quando partes relevantes trabalharem remotamente. Teste toda a tecnologia antes de enviar os detalhes sobre como ingressar remotamente.

4. Consiga outros a bordo com planejamento.

Se houver um bom número de pessoas presentes (pense em mais de 10), crie um pequeno comitê. Recrute de uma a três pessoas para ajudá-lo a identificar o local, qualquer equipamento necessário e organizar a correspondência antes da reunião.

Coloque os outros a bordo com o processo de planejamento de reuniões

5. Crie seu orçamento.

Você está realizando sua reunião em um local fora do local? Você já determinou a necessidade de refrescos? Você está distribuindo documentos físicos ou outros materiais? Você precisa contratar um palestrante? Identifique todos os aspectos da reunião ou conferência que podem vir com uma despesa. De lá, criar um orçamento para cada item.

6. Fique no controle.

Até agora, seu esboço deve ser refinado o suficiente para que você possa prever o que está ocorrendo durante um determinado período durante a reunião. Não deixe ninguém – incluindo você mesmo – desviar-se disso. Se alguém começar a falar demais, redirecione a conversa de volta ao seu tópico. Crie uma agenda antes da reunião e envie-a aos participantes, para que eles também tenham uma ideia clara do que ocorrerá. Se alguém tentar abordar tópicos não relacionados que não estão na agenda, informe-os para discutir o assunto posteriormente.

Conclusão:

As reuniões podem nunca ser a nossa atividade favorita, mas com a atitude e o planejamento certos, podemos garantir que pelo menos cumprimos um objetivo. Não deixe seus participantes passarem fome durante longas reuniões, encontrar soluções para festas remotas e manter o formato e o orçamento. Dessa forma, todos podem atingir seus objetivos juntos.

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