5 razões pelas quais você deve parar de usar o Excel para gerenciamento de contratos

As planilhas do Excel são fáceis de usar e são usadas por quase todos em um ambiente de negócios. Embora não exija muito trabalho, há muitas falhas que podem ser vistas se você usar o Excel em sua empresa ou trabalho para tarefas essenciais. Além disso, um dos principais objetivos do gerenciamento de contratos é lidar com um grande número de contratos, portanto, as planilhas do Excel geralmente são um método preferencial para rastreá-las.

As planilhas são facilmente acessíveis, estão disponíveis em qualquer dispositivo e também são gratuitas. No entanto, à medida que a organização se torna mais complexa, o Excel torna-se uma maneira muito menos eficiente de acompanhar os contratos.

Parar de usar o Excel para gerenciamento de contratos

Neste artigo vamos nos concentrar nas desvantagens do Excel e porque você deve substituí-lo com as alternativas presentes no mercado de gerenciamento de contratos.

1. Entrada de dados manual é propensa a erros

Muitas empresas ainda exigem que os funcionários insiram as estatísticas em planilhas. Se a quantidade de dados for pequena, não haverá muitos problemas. Mas, para entrar em uma ampla gama de estatísticas, isso pode ser problemático.

É óbvio que, quando usamos a entrada manual de dados, há muitas oportunidades de erro. Ao verificar esses erros, uma quantidade significativa de tempo pode ser desperdiçada e a taxa de erro é superior a 1% na maioria dos dados de entrada manual. A entrada manual de dados é um processo muito lento e demorado. Erros simples como uma mudança no ponto decimal ou uma cópia / colagem incorreta também podem criar um caos total.

Toda entrada manual de dados deve ser evitada se houver um grande contrato em jogo – qualquer erro pode custar muito dinheiro.

2. Difícil de gerenciar contratos com a ajuda de planilhas

Com o peso de despejar pilhas de contratos, algumas empresas nunca conseguem acompanhar esses documentos. Embora um dos principais objetivos seja organizar sua planilha, não parece prático.

As planilhas são espalhadas em pastas como arquivos duplicados ou espalhadas em vários computadores, escritas de acordo com os detalhes do contrato. Além disso, a planilha não é tecnologicamente avançada o suficiente para ser localizada rapidamente, especialmente se houver controvérsias no contrato. Como tal, sempre haverá um desafio ao lidar com esses tipos de problemas.

3. Os riscos de segurança de dados são maiores

A principal preocupação ao usar programas de software nos negócios é a segurança à prova de balas. Os programas de planilhas não são muito seguros.

Embora as planilhas tenham senhas, elas não possuem criptografia de alta segurança, o que significa que, com um pouco de esforço e conhecimento, outras pessoas podem fazer login e passar por informações confidenciais. Além disso, se uma planilha for mantida em uma área restrita, ela poderá não estar disponível quando alguém precisar acessá-la. Além disso, os arquivos confidenciais não podem ser mantidos em uma pasta de unidade compartilhável, onde há possibilidade de vazamento de dados.

desempenho do ciclo de vida do contrato

4. O ciclo de vida do contrato é difícil de funcionar com o uso de planilha

Planilhas ou Excel não têm a função adequada de gerenciar um contrato. O ciclo de vida do gerenciamento de contratos precisa de muita dedicação para acompanhar os contratos e utilizá-los dentro do prazo certo. Monitorar o desempenho do contrato é uma obrigação e contém informações confidenciais, por isso deve ser manuseado com cuidado. O software dedicado de gerenciamento de contratos, por sua vez, contém recursos integrados de notificação e relatório, reduzindo o estresse e a carga de trabalho que podem levar a detalhes negligenciados.

Existem vários programas de software avançados para lidar com o gerenciamento de contratos, mas as pessoas geralmente escolhem a maneira tradicional – ou seja, Planilha do Excel. Portanto, é altamente recomendável aprimorar seu conhecimento e usar um software de gerenciamento de contrato adequado.

5. Dificuldades enfrentadas no relato, bem como na análise dos dados

A análise de tendências e o acompanhamento de dados com pesquisa aprofundada são necessários para administrar um negócio com sucesso. Uma planilha fornece a capacidade de armazenar dados estáticos, mas a análise abrangente é difícil, levando a muitos processos manuais, incluindo entradas de função. Isso pode consumir muito tempo, o que resulta em mais problemas com a análise em tempo real e a tomada de decisões. Assim, há muitos problemas que você enfrentará ao relatar ou analisar os dados, pois é um processo demorado.

Conclusão

Embora o Excel ou outros programas de planilha sejam fáceis de usar e tenham muita popularidade nas configurações do escritório, é hora de parar de usar esses métodos antiquados de armazenamento e análise de dados. Eles se tornaram desatualizados e é altamente recomendável que você pare de usar esses aplicativos para armazenar dados de contrato.

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