5 maneiras de economizar tempo e melhorar a produtividade da sua empresa

Equipe de brainstorming de um projeto

Todos nós já ouvimos falar do ditado popular – tempo é dinheiro. E não pode ser mais verdadeiro quando se trata de gerenciamento de projetos. Economizar tempo é fundamental para qualquer organização, independentemente de ser uma empresa pequena ou grande. Para cada projeto que você terminar antes do tempo, você pode liberar mais tempo para sua melhoria individual e também para o desenvolvimento de sua equipe e empresa. Algumas dessas etapas incluem a inclusão de mais projetos e a melhoria do desempenho individual e também da equipe.

No entanto, a realidade é que a maioria dos funcionários geralmente é pressionada pelo tempo na maioria dos dias no trabalho. Desde a gestão de prazos até a dedicação de esforços para atividades administrativas, pode haver muitas atividades que ocupam seu tempo. E o seu papel como gerente de projetos pode ajudá-lo a elaborar estratégias para melhorar a maneira como o tempo é gerenciado para você e sua equipe. Isso ajudará você a planejar as atividades de capacitação, além de melhorar a coordenação e o suporte da equipe.

Vamos analisar detalhadamente algumas das etapas que você pode seguir para melhorar o gerenciamento do tempo em sua equipe.

Priorize tarefas para sua equipe.

A maneira usual de fazer um projeto é planejar os detalhes do trabalho a ser feito. Embora essa etapa seja importante para sua equipe, priorizar as tarefas para você e sua equipe acaba economizando mais tempo. A abordagem usual para economizar tempo no trabalho é concluir tarefas urgentes com prioridade. Você observaria que sua equipe adotaria essa abordagem por padrão, principalmente devido a solicitações de gerentes de projeto e outras partes interessadas. No entanto, no nível mais alto de gerenciamento, a priorização de tarefas pode ser difícil, especialmente com vários interesses concorrentes em equilíbrio.

O método de análise de Pareto, que segue o método 80/20, pode ser útil quando você é um gerente. Isso significa que você deve primeiro concluir 20% das tarefas que gerariam 80% da receita. Isso ajudará a obter a máxima eficiência e também economizará tempo a longo prazo.

Garantir visibilidade entre recursos e partes interessadas.

Uma das atividades mais intensivas de tempo entre os membros da equipe é atualizar uns aos outros sobre o trabalho a ser feito e o trabalho que foi concluído. Desde atualizações de status até a identificação de gargalos, a coordenação pode se tornar difícil quando etapas críticas precisam ser atualizadas. Você pode enfrentar problemas ainda mais graves quando uma parte ou toda a sua equipe é baseada remotamente. A solução para esse problema pode ser manter reuniões periódicas de atualização de tempos em tempos e garantir que todos os outros estejam atualizados. Mas, por outro lado, você também pode contar com a ajuda da tecnologia para atualizar os membros de sua equipe.

Com a ajuda de um software de gerenciamento de recursos, esses problemas podem ser minimizados em grande medida. Ele oferece uma visibilidade clara da demanda e capacidade de recursos, o que permite que a alta gerência os agende melhor em projetos. Se você tem uma equipe remota ou várias partes interessadas, as atualizações do projeto podem ser atualizadas em tempo real e os recursos podem ser agendados em um tempo mínimo para os projetos.

Envolva-se em atividades de colaboração regularmente.

É desnecessário dizer que a comunicação é fundamental não apenas para o sucesso de seu projeto, mas também para desenvolver uma equipe saudável. E, embora os benefícios da colaboração sejam múltiplos, uma das maneiras pelas quais as equipes trabalhando juntas podem se beneficiar é economizando o tempo da empresa. Equipes que trabalham juntas, e estão em constante contato umas com as outras, são capazes de crescer juntas e se unir melhor do que equipes que estão separadas.

Resolver os gargalos no local de trabalho e no projeto em conjunto não só melhorará a coordenação, como também fará mais trabalho na metade do tempo. Se você tiver equipes remotas, você pode se certificar de que elas participem de tempos em tempos e mantê-las envolvidas com o ramo principal. Uma vez introduzida a colaboração entre os membros de sua equipe, você notará que há uma boa troca de habilidades e conhecimento intelectual entre os membros. Não importa onde sua equipe esteja localizada, você pode incentivar as pessoas a trabalharem juntas colocando-as em equipes e atribuindo tarefas a elas como um grupo.

Equipe colaborando para montar um quebra-cabeça

Mantenha suas reuniões curtas com limites de tempo.

As reuniões podem levar mais tempo do que você imagina no trabalho. No entanto, na maioria dos casos, elas são inevitáveis ​​quando passam por importantes etapas do projeto e atualizam a gerência sênior sobre o progresso. Mas existem algumas etapas que você pode seguir para ajudar a minimizar as reuniões em sua equipe. O primeiro passo que você pode adotar é agendar reuniões. Essa etapa pequena, mas bastante significativa, ajuda os membros de sua equipe e outros participantes a planejarem a reunião e aparecerem no prazo. Também é importante que você convide apenas os membros relevantes da equipe, para que o tempo de ninguém seja desperdiçado. Além disso, não se esqueça de enfatizar a importância de chegar a tempo ao enviar convites.

Também é importante que você tenha uma agenda clara para a reunião. Isso ajudará você a se concentrar nas questões importantes e evitar que as discussões se desviem. Assim que a reunião começar, você também pode garantir que a reunião fique no tempo, e todas as principais consultas e problemas serão resolvidos o mais rapidamente possível.

Garanta medidas regulares de conformidade entre sua equipe.

A eficiência no seu local de trabalho está diretamente relacionada à economia de tempo. E para uma equipe eficiente e versátil, trabalhar duro é tão importante quanto manter algum tempo de lado como tempo de inatividade. Um período de tempo estipulado no calendário pode ajudar seus funcionários a refletir sobre o progresso que eles fizeram e também fazer alterações em como eles funcionam.

Como gerente de projetos, as auditorias internas podem ser uma boa maneira de avaliar quais decisões levaram mais tempo para serem implementadas e como podem ser substituídas no futuro. Certifique-se de obter feedback adequado dos membros de sua equipe e das etapas que você pode seguir. Você também pode planejar sessões de treinamento e capacitação, se necessário. Isso ajudará você a aumentar a produtividade e a ajudar a equipe a concluir os projetos no prazo.

Avaliando a diretoria do projeto para encontrar os sumidouros de tempo

Final: Certifique-se de que toda reunião tenha resultados!

Outra maneira de melhorar a eficiência é através da implementação de um ambiente de trabalho somente de resultados ou do método ROWE de trabalho. Esse método não mede o desempenho do funcionário com base no número de horas em que ele trabalhou ou nas horas gastas no escritório, mas sim no desempenho, nos resultados e na produção da equipe.

Pode-se dizer que economizar tempo no escritório torna o processo mais flexível e também ajuda os funcionários a gerenciar seu trabalho com eficiência. Com pequenas mudanças no local de trabalho, você pode aproveitar ao máximo seus funcionários, bem como planejar o crescimento de sua equipe em direção a um grande futuro.

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