Se você é uma empresa iniciante ou já é uma marca estabelecida, é importante praticar o gerenciamento eficaz de documentos. E considerando como os dados são importantes na vida de uma empresa, precisamos nos certificar de que mantemos as informações vitais da empresa seguras e protegidas.
Não há melhor momento para observar o gerenciamento adequado de documentos do que agora. Isso é verdade especialmente nos setores imobiliário e de serviços financeiros, onde muitos documentos estão sendo tratados no dia a dia. Você precisará investir tempo e dinheiro para atualizar seus sistemas de arquivamento e certificar-se de ter salvaguardas no lugar. É um investimento considerável, mas o gerenciamento adequado de documentos não é algo que você precisa seguir, porque todo mundo está fazendo isso.
Pelo contrário, ter um ótimo sistema para organizar e processar seus documentos oferece benefícios que afetarão a maneira como você administrará sua empresa.
Aqui estão as razões específicas pelas quais você deve investir no gerenciamento adequado de documentos:
1. Cumpra com os padrões de segurança
Documentos físicos contendo informações vitais sobre sua empresa, seus ativos, funcionários e clientes são considerados confidenciais. Um vazamento ou violação pode beneficiar seus concorrentes. Eles usarão os dados que adquiriram como inteligência, concedendo-lhes maior alavancagem.
Você pode criar diretrizes e políticas que melhorem a segurança e reduzam (ou eliminem) os riscos de dados. Eles são melhor suportados por sistemas adequados que determinam quem acessa para editar documentos e acompanhar a conformidade com os padrões de segurança de sua empresa.
2. Otimizar o espaço
Documentos desatualizados podem ocupar muito espaço. Se eles são mantidos em um servidor ou dentro de um gabinete de metal. O gerenciamento de documentos pode ajudar você a economizar espaço ao permitir a eliminação de arquivos desatualizados ou formulários de que sua empresa não precisa mais. Isso oferece amplo espaço para acomodar arquivos mais recentes em seu banco de dados ou sistema de arquivamento.
Para liberar o espaço que você está usando para documentos físicos ou digitais, você pode contratar os serviços de destruição de um provedor de serviços confiável. Isso pode ajudá-lo a destruir documentos antigos e maximizar o armazenamento. Dessa forma, será possível proteger mais espaço para armazenar arquivos mais importantes.
3. Melhore a produtividade
Você sabia que os profissionais gastam 50% do tempo tentando encontrar as informações de que precisam? Cinqüenta por cento é demais. Imagine as coisas que seus funcionários podem alcançar nesse intervalo de tempo.
Os problemas de acessibilidade são um fator importante na produtividade dos negócios, portanto você também pode facilitar a localização de documentos pelos funcionários. Um sistema de arquivamento pode ser sua melhor aposta em termos de economia de tempo para assuntos ou tarefas mais importantes. Você também pode usar serviços em nuvem que podem ser acessados a qualquer momento por diferentes departamentos da sua organização. Dessa forma, haverá maior colaboração entre seus funcionários.
4. Impacte sua linha de fundo
Considerando o quão bem um sistema de gerenciamento de documentos pode trabalhar para melhorar a colaboração, você verá efeitos significativos em suas margens de lucro. Além disso, a segurança que o gerenciamento adequado de documentos oferece é um bônus adicional n que protege você contra ameaças de segurança que afetam diretamente seus resultados finais.