4 maneiras Surefire para melhorar os processos de negócios

Você pode não saber, mas seus processos de negócios podem estar impedindo sua empresa de atingir todo o seu potencial. Ao contrário de um projeto – que é de fluxo livre e só acontece uma vez -, um processo é algo estruturado que acontece repetidamente em qualquer nível, desde assumir novos funcionários, montar produtos ou enviar faturas. Isso não significa necessariamente que há erros gritantes nos sistemas que você tem atualmente, mas gerenciar e refinar esses processos pode fazer uma enorme diferença no sucesso geral da empresa.

O valor geral dos processos de negócios pode ser dividido em três benefícios específicos: eficiência, eficácia e agilidade. Isso, por sua vez, significa que as empresas estão posicionadas para trabalhar de forma consistente e tomar decisões mais bem informadas. E com um bom gerenciamento de processos de negócios, as empresas têm a flexibilidade necessária para se manter à tona diante de quaisquer exceções ou mudanças inesperadas.

Gerenciando processo de negócios

Aqui estão quatro exemplos de pequenas melhorias que você pode fazer para ajudar seu negócio a prosperar.

1. Definir e padronizar cada processo

Mesmo que o mesmo processo de negócios possa ser alcançado de quatro ou cinco maneiras diferentes, sua empresa operará com muito mais eficiência se você decidir – e se comprometer – com a estratégia mais eficaz.

Examine as várias abordagens possíveis para concluir uma tarefa e converse com a equipe, comparando os resultados e identificando os mais eficazes. Depois de ter um vencedor, faça o processo definitivo e documente para que todos os funcionários saibam seguir os mesmos passos. Isso é feito melhor através do uso de um mapa de processo, que demonstra a ordem e o relacionamento entre cada etapa da cadeia.

Você pode criar uma caneta e papel ou fluxograma digital. De qualquer maneira, o processo ilustrado deve ser acessível a todos que precisam dele.

2. Simplifique suas estratégias

O gerenciamento de processos de negócios bem-sucedido exige o acompanhamento de cada etapa e a observação de quais partes funcionam bem e quais causam problemas. Seus mapas de processo tornarão muito mais fácil entender como os diferentes elementos trabalham juntos e identificar oportunidades de melhoria.

Para descobrir qualquer etapa do processo de negócios problemática, pode ser útil seguir a técnica “Cinco porquê”. Essa estratégia interrogativa explora as relações de causa e efeito dentro de um processo, determinando a causa raiz de um problema perguntando repetidamente “por quê?”. Eventualmente, uma contramedida deve começar a ficar clara. Mesmo que aspectos do seu negócio pareçam estar funcionando bem, você pode identificar oportunidades para otimizá-los ainda mais. Você poderia explorar possíveis melhorias considerando fatores como o custo e o tempo necessário para implementar cada etapa.

Existem várias soluções de software de gerenciamento de trabalho para ajudá-lo a otimizar seus processos de negócios. Um dos exemplos mais abrangentes é o ERP (Enterprise Resource Planning), que organiza os dados em um local central e permite que sejam compartilhados entre os departamentos. Isso significa que todos em sua equipe podem acessar informações relevantes para cada etapa do processo de negócios, eliminando a necessidade de transferir dados manualmente. SAP (Sistemas, Aplicativos e Produtos) é o sistema ERP mais popular, usado por 91% das empresas da Forbes Global 2000. Com uma implementação bem-sucedida, os especialistas do setor afirmam que o uso do SAP como uma ferramenta de transformação corporativa traz melhorias drásticas para o seu caso de negócios com “custos extras limitados”.

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3. Automatize tarefas secundárias

A aplicação da automação a etapas específicas de um processo de negócios pode eliminar o risco de acidentes ou descuidos, além de economizar tempo e dinheiro significativos. Como parte do relatório de automação do Smartsheet de 2017, mais de 40% dos entrevistados disseram que gastam pelo menos um quarto da semana útil concluindo tarefas manuais e repetitivas, enquanto 86% acreditavam que a automação os tornaria mais eficientes e produtivos.

Você pode encontrar ferramentas automatizadas para muitos elementos de seus processos de negócios, como atendimento ao cliente, o que permite gerar respostas automáticas para reclamações de clientes contendo palavras-chave específicas. Isso significa que você não precisa responder manualmente a todas as pessoas com o mesmo problema, ajudando a economizar tempo. Enquanto isso, as ferramentas de gerenciamento de documentos mantêm o fluxo de documentos centralizados, eliminando intermináveis ​​e-mails de acompanhamento e esclarecimentos que podem surgir se você precisar enviar um arquivo para vários membros da equipe.

4. Terceirizar etapas do processo de negócios não críticas

O Business Process Outsourcing (BPO) é um método simples que pode economizar tempo e recursos. Na verdade, os benefícios de custo e a crescente disponibilidade de novas tecnologias inovadoras significam que a indústria deve alcançar US $ 332,4 bilhões até 2025. A transferência de tarefas não críticas para assistentes virtuais (VA) de terceiros permite que você e seus funcionários se concentrem partes do trabalho que mais importam, como a formulação de estratégias de marketing e a interação com os clientes.

O BPO é ideal quando aplicado a tarefas que não exigem conhecimentos ou conhecimentos específicos, mas ainda ocupam uma parte significativa do tempo. Bons exemplos desses trabalhos incluem o agendamento de reuniões, o fornecimento de informações e a organização de contatos on-line.

Esteja ciente das tarefas específicas que você decide terceirizar, pois você não quer passar um trabalho importante para pessoas que não estão adequadamente equipadas. Por exemplo, você não deve permitir que os freelancers, que não confiam em todas as políticas e procedimentos da sua empresa, sejam responsáveis ​​pelo processamento de dados confidenciais. Atenha-se à terceirização de tarefas administrativas básicas e sua empresa pode colher os frutos do tempo extra no seu horário de trabalho.

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