3 razões para terceirizar uma recepcionista virtual é uma decisão de negócios financeiramente sólida

Uma empresa em crescimento pode parar rapidamente quando o proprietário e os principais membros da equipe ficam paralisados, atendendo a todas as chamadas recebidas para a empresa. Muitas vezes, essas são chamadas tolas, como as pessoas perguntando onde a empresa está localizada, o horário de funcionamento delas ou as questões comuns de preço. Essas perguntas poderiam ser facilmente respondidas por um funcionário dedicado a atender os telefones, como uma recepcionista.

Se você estiver executando um negócio totalmente baseado na nuvem, a necessidade de uma presença no telefone raramente diminui. Algumas pessoas simplesmente não fazem negócios por meio de um website ou e-mails. Eles precisam conversar, até mesmo ver a pessoa com quem estão negociando. Uma recepcionista física que trabalha em um escritório às vezes é necessária para deixar os clientes felizes. No entanto, muitas empresas modernas podem se beneficiar de muitas maneiras de usar uma recepcionista virtual.

Recepcionistas virtuais recebendo chamadas

Aqui estão 3 maneiras de contratar uma recepcionista virtual é uma decisão financeiramente sólida.

1. Uma recepcionista atende o telefone faz você parecer maior

Está comprovado nos últimos dez anos que a geração do milênio está transferindo seu dinheiro para marcas menores que podem oferecer uma experiência personalizada. No entanto, a maioria ainda confia na confiabilidade de um negócio estabelecido com experiência. Uma recepcionista faz com que sua empresa pareça maior e mais importante, o que definitivamente atrairá mais vendas de prospects impressionados ligando para sua empresa.

2. Leads não são capturados quando os telefones não são respondidos

Mais da metade das pessoas que ligam pela primeira vez para uma empresa não ligam se não receberem uma resposta ou estão conectadas a uma secretária eletrônica (as empresas ainda as usam?) Há muitas Parâmetros para conseguir uma venda que tenha lugar naquele primeiro telefonema.

A grande coisa em particular sobre uma recepcionista virtual é que eles estão sempre lá para atender a ligação e atender a chamada é mais da metade da batalha. Instrua sua recepcionista virtual a informar os chamadores quando você não estiver disponível porque está ocupado com os clientes, mas os chamará assim que possível. Imagine o poder e o senso de urgência que isso cria com os clientes que procuram um serviço popular para atender às suas necessidades?

3. Menos tempo é gasto em chamadas telefônicas menos importantes ou completamente não importantes

Quando você ou sua equipe estão atendendo telefonemas bobos com os quais uma pessoa de 12 anos poderia lidar, você não está prestando serviços a seus clientes existentes ou trabalhando em inovação e crescimento para a empresa. Você está mais do que provavelmente irritado com o mundo e com os outros!

Recepcionista virtual

Uma equipe de recepção virtual pode ajudá-lo a evitar conversas desnecessárias e o consequente agravamento e perda de tempo que isso causa. Treine-os para responder a perguntas frequentes como:

  • Qual o horário de seu trabalho?
  • Vocês ainda estão abertos?
  • Onde estão as localizações do seu escritório?
  • Que serviços você oferece?
  • Precificação (por exemplo, “Nossa empresa cuidadosamente ajusta nosso preço às necessidades individuais, um agente pode chamá-lo de volta em 'tal e tal' um momento para repassar suas necessidades”.

Há pelo menos 10 perguntas muito comuns que as pessoas que telefonam para o site perguntam em um determinado dia. Imagine com que facilidade essa economia de tempo se transformará em mais lucros.

A recepção acrescenta um elemento de profissionalismo a um negócio em crescimento

Uma equipe recepcionista virtual pode afetar a impressão feita em diferentes chamadores de várias maneiras. Primeiro, ninguém contrata uma recepcionista se não receber toneladas de telefonemas, indicando para os chamadores que você administra um negócio bem-sucedido, com pessoas fazendo fila na porta literal ou proverbial de seus serviços. Em seguida, uma vez que uma recepcionista virtual estará disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, as chamadas zero nunca ficarão sem resposta. Como mencionado, os leads podem ser preservados simplesmente fazendo com que alguém responda e garanta uma chamada de volta, ou agende um compromisso para se encontrar com um cliente em potencial.

Isso permite que as pessoas saibam que você está comprometido em trabalhar duro para seus negócios, mesmo quando não consegue atender o telefone diretamente. Em seguida, os serviços de recepção virtual são sob demanda, o que significa que mesmo que você normalmente precise deles para atender chamadas após o expediente, eles podem ser acionados a qualquer momento com o clique de um mouse se você e / ou sua equipe começarem a martelar chama durante o dia.

Você economiza dinheiro usando uma recepcionista virtual em vez de um funcionário em exercício

Compare as taxas entre qualquer serviço de recepção virtual e você encontrará diversos modelos de preços. Você recebe o que paga, mas se optar por um serviço estabelecido, terá acesso a ótimos profissionais de atendimento de chamadas, independentemente.

Os pacotes de preços geralmente incluem tarifas por chamada ou por minuto. Se você tiver volumes de chamadas maiores, os pacotes de desconto geralmente também são oferecidos pelas empresas maiores. Geralmente, custa US $ 100 e até para começar na extremidade inferior do espectro, e você paga apenas pelo serviço; não os custos individuais de contratar e pagar um empregado interno.

Revisão do custo real da contratação de uma recepcionista virtual:

  • Uma equipe inteira disponível 24/7 custa centenas, não milhares por mês.
  • Você paga pelo serviço, o serviço paga os recepcionistas.
  • Nenhum custo para bônus, benefícios ou outras despesas relacionadas.
  • Você não está pagando alguém para se sentar quando as chamadas não estão chegando.

Agora, considere o verdadeiro custo de contratar uma recepcionista ou equipe de recepção interna:

  • Mínimo de US $ 2.500 por mês em salário.
  • Mínimo US $ 4.100 por mês para: 401k, previdência social, saúde, invalidez, pensão e despesas relacionadas a folgas.
  • Inúmeras despesas quando as chamadas não estão chegando e a recepcionista está trabalhando nas unhas ou fazendo textos pessoais ou ligações telefônicas.
  • Inúmeras despesas de treinamento, pois você precisará fornecer a eles software com o qual não esteja familiarizado e outros problemas de treinamento.
  • Tempo incalculável e despesas monetárias de recrutamento, contratação, treinamento e demissão ou de outra forma perdendo uma recepcionista após a outra.
  • Incalculável custo de chamadas perdidas quando a recepcionista não consegue atender a chamada imediatamente e o cliente em potencial desliga ou quando o horário comercial acaba.

Como você pode ver, literalmente custa milhares de dólares por mês para contratar uma recepcionista física. O fato é que você realmente não sabe quanto dinheiro eles estão custando a você além do salário e dos benefícios, já que os outros assuntos mencionados podem realmente entrar no livro de bolso de uma empresa. Também é difícil demitir uma recepcionista “ruim” depois de passarem no período de estágio.

Equipe de negócios de call center virtual

Conclusão

Uma recepcionista ruim assusta os clientes, não recebe mensagens corretamente, compromissos com overbooks e simplesmente dificulta o trabalho de você e de sua equipe. Contratar um serviço também resolve esse problema, pois ele faz um amplo monitoramento do controle de qualidade de seus funcionários e elimina as maçãs podres. Isso permite que você acompanhe o crescimento de seus negócios, sabendo que seus telefones estão sendo respondidos de maneira rápida e eficaz.

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