3 maneiras de melhorar a colaboração no local de trabalho em sua empresa

A colaboração é a espinha dorsal de qualquer negócio de sucesso. Compartilhar idéias e trabalhar em equipe gera criatividade extra, maior motivação entre os funcionários e garante que os trabalhos sejam concluídos com mais eficiência. Também incentiva os funcionários a desenvolver novas habilidades, pois eles podem aprender uns com os outros enquanto trabalham. Considerando esses benefícios, não é surpresa que 75% dos trabalhadores avaliem a colaboração como “muito importante”, enquanto uma terceira afirmação os torna mais leais a uma empresa.

Mesmo se você estiver vendo resultados positivos de suas políticas de colaboração atuais, existem maneiras de torná-los ainda melhores. Com a ajuda de algumas novas tecnologias inovadoras e práticas de emprego modernas, estas são três mudanças simples que você pode incorporar para fazer o melhor uso de todos os talentos em seu negócio.

Incentivar a colaboração dos funcionários por meio da adoção de tecnologia

1. Implemente um portal da web para dados importantes

Se sua empresa armazena e compartilha a maioria de seus dados em planilhas, você já deve estar ciente dos problemas causados ​​quando a colaboração está errada. Se vários funcionários tiverem acesso aos mesmos documentos, há sempre o risco de os dados serem sobrescritos, digitados incorretamente ou excluídos por engano. Também pode ser fácil confundir versões mais antigas com números e relatórios atualizados, o que pode arruinar seus negócios.

A colaboração pode nem ser possível se o software não estiver atualizado entre os membros da equipe, deixando-os incapazes de trabalhar com as planilhas como resultado.

Mudar as planilhas tradicionais para as que permitem a web pode ajudar a eliminar essas armadilhas. O uso de arquivos do Excel em um aplicativo da Web significa que você e seus funcionários podem acessar apenas a versão mais atual, evitando confusões com as versões desatualizadas.

Os usuários aprovados podem editar suas próprias versões do arquivo, sem afetar o documento subjacente que executa cada aplicativo individual, o que significa que os erros não afetarão o trabalho de outras pessoas. Como administrador, você é a única pessoa que pode fazer alterações nessa planilha principal.

O software criado pela EASA é particularmente útil para fins colaborativos, pois oferece acesso online flexível, o que significa que qualquer dispositivo conectado à Internet pode usar o portal. Isso registrará automaticamente os detalhes de uso, registrando tudo o que acontece com todas as planilhas envolvidas.

Colega comunicando sobre um projeto

2. Melhorar os canais de comunicação da empresa

Embora o e-mail seja a maneira padrão de se comunicar com clientes e clientes, ele raramente ajuda na colaboração interna no local de trabalho, já que as discussões demoradas tornam-se confusas e desorganizadas rapidamente. O grande volume de mensagens recebidas – uma média de 121 por dia – também significa que você e seus funcionários podem facilmente perder informações importantes por engano. Como tal, é difícil manter-se a par das tarefas e projetos apenas por email, para não falar do tempo perdido e da produtividade arruinada que se seguiria.

Em vez disso, você pode implementar várias ferramentas de colaboração para permitir uma comunicação eficaz entre os membros de sua equipe. Programas como Slack, Ryver e Flock são ótimos para enviar mensagens instantâneas diretas e organizar conversas entre grupos trabalhando no mesmo projeto. Plataformas como Asana e Podio também são úteis para atribuir tarefas, dar feedback sobre tarefas específicas e organizar com eficiência as cargas de trabalho da empresa.

Ferramentas de colaboração modernas provavelmente serão particularmente úteis para membros mais jovens da força de trabalho. Escrevendo para a Forbes, o diretor de tecnologia da Ultimate Software observou que muitas dessas ferramentas oferecem a mesma experiência do usuário que muitas plataformas de mídia social. Observando a preferência da geração por “fóruns abertos e discussões”, a CTO observou que muitos desses canais de comunicação fornecem informações e recebem respostas em tempo real – lembrando aplicativos populares como WhatsApp e Facebook Messenger. Ele acrescenta que eles são “incrivelmente intuitivos para a maioria da força de trabalho, independentemente da indústria, graças à sua familiaridade com ferramentas similares de produtos baseados no consumidor”.

E com 38% dos millennials certos de que processos de colaboração desatualizados estão prejudicando a inovação nos negócios, essas ferramentas fornecem maneiras perfeitas para sua equipe compartilhar ideias.

Adotando uma estratégia de trabalho ágil
Crédito da foto: Vancouver Film School / Flickr

3. Introduzir uma estratégia de trabalho ágil

O trabalho ágil refere-se ao conceito de um espaço de trabalho fluido que incentiva ideias e criatividade, bem como moral e produtividade. Isso normalmente envolve um ambiente de trabalho flexível – uma política adotada por muitas empresas modernas. De fato, 70% dos profissionais globais atualmente trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana.

Desde a redução do estresse até a promoção de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, essa estratégia é considerada como tendo muitos benefícios para o pessoal. E introduzindo essa flexibilidade como parte de um esquema de trabalho ágil, você tem a chance de colaborar com uma ampla rede de pessoas talentosas além dos limites de seu escritório.

Ao fornecer a melhor tecnologia possível, como as ferramentas descritas acima, os funcionários não precisarão estar no local para realizar seu trabalho e conseguir concluir tarefas onde e quando quiserem. Em vez de se ater a um papel específico, essa política também incentivará a equipe a ampliar seu conjunto de habilidades trabalhando com outros membros da equipe.

Essa maneira de trabalhar ajudará você a atrair novos funcionários e manter sua força de trabalho atual, com quase 60% da equipe acreditando que a flexibilidade é o benefício mais importante ao procurar um emprego. No entanto, as possibilidades de emprego à distância são igualmente importantes. Através do trabalho ágil, você pode colaborar com pessoas de todo o mundo. Isso significa trabalhar com os indivíduos mais excepcionais de sua indústria, mesmo que morem a milhares de quilômetros de distância.

Conclusão

Pode ser surpreendente que a colaboração possa melhorar mesmo quando a equipe trabalha remotamente, mas usar a tecnologia para se unir é o cerne de uma estratégia ágil. Ao fazer isso, você pode lidar com projetos com a assistência dos melhores profissionais, independentemente de onde eles estejam.

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