14 truques para ajudar os líderes mais ocupados a permanecerem produtivos

Manter o foco no trabalho pode ser notavelmente desafiador. Qual é uma estratégia chave que as pessoas podem usar para se manter produtivo quando há muitos pedidos de atenção, especialmente se estão extremamente ocupados?

Ocupado pequeno empresário permanecer produtivo

Essas respostas são fornecidas pelo Young Entrepreneur Council (YEC), uma organização somente para convidados composta pelos jovens empreendedores de maior sucesso do mundo. Os membros do YEC representam quase todos os setores, geram bilhões de dólares em receita a cada ano e criaram dezenas de milhares de empregos. Saiba mais em yec.co.

1. Divida o seu dia em intervalos de 15 minutos

Sou um grande fã de planejar meu dia antes do tempo. Sou tão meticuloso sobre isso que agora bloqueio meu dia inteiro em intervalos de 15 minutos. Dessa forma, quando chego ao trabalho, tenho um plano de jogo pronto e, se cumpri-lo, esses dias são altamente produtivos. – Colbey Pfund, HUGS Wellness

2. Use sua plataforma de bate-papo ou e-mail para definir seu status de trabalho

Temos um status que usamos em nosso canal Slack chamado tempo de “cabeça para baixo”. Essencialmente, isso significa que estamos de cabeça baixa e estamos trabalhando duro em uma tarefa específica. Nossas notificações são silenciadas e todos sabem que podem entrar em contato conosco em caso de emergência. Descobri que essa técnica funciona se você precisar concentrar o tempo em um projeto ou tarefa. – John Turner, SeedProd LLC

3. Crie uma cadeia de comando

Uma cadeia de comando em seus negócios ajudará você a fazer mais, mesmo que as coisas sejam bastante agitadas. Normalmente, designamos um gerente para cada uma de nossas equipes e, em seguida, temos outro cargo disponível para várias equipes ao mesmo tempo. Essa tática permite que nossos funcionários tenham suas perguntas respondidas enquanto nos permite tempo para manter o foco e realizar nosso trabalho. – Chris Christoff, MonsterInsights

4. Crie evidências visíveis de todos os trabalhos realizados

Ter muitas tarefas a fazer pode parecer esmagadora e confusa. Uma maneira útil de manter a produtividade é acompanhar todas as suas tarefas e marcá-las quando terminar. Você pode fazer isso fazendo uma lista e cruzando um item. Você também pode mudar os mármores de um frasco para outro vazio. Uma representação simbólica das tarefas concluídas pode ter um efeito poderoso em sua moral e melhorar sua produtividade. – Syed Balkhi, WPBeginner

Empregado usando fone de ouvido acessando conteúdo de áudio

5. Toque 'Brain Music'

Às vezes, para se manter focado, basta colocar alguns fones de ouvido e ajustar tudo. Eu gosto de ouvir “música cerebral”, que é uma música projetada para aprimorar seu foco. Se você precisar se concentrar em uma tarefa, coloque fones de ouvido e ouça música cerebral por uma hora. Uma hora de tempo ininterrupto e focado no trabalho ajudará a aumentar a produtividade. – Thomas Griffin, OptinMonster

6. Planeje com antecedência a noite anterior

Se você é uma pessoa ocupada, planejar com antecedência é essencial para garantir que todas as suas tarefas sejam concluídas e antes do prazo. Na noite anterior, planeje o dia seguinte para se preparar mentalmente para o que está por vir. Quando você está preparado para isso, parece menos estressante e mais fácil de enfrentar. – Stephanie WellsFormulários formidáveis

7. Delegue o que você pode

Contrate pessoas boas e delegue. Com a equipe certa, você poderá se concentrar no que precisa ser feito. Eles cuidarão de suas responsabilidades sem precisar da sua opinião a cada passo do caminho. Pode ser difícil para os empresários delegarem, mas a alternativa é distração constante e não há tempo para se concentrar no que você é melhor e no que é mais importante para a saúde dos negócios. – Chris Madden, Matchnode

8. Contorne seus níveis de energia

Todo mundo tem diferentes níveis de energia ao longo do dia. Alguns são mais produtivos logo de manhã, enquanto outros prosperam como corujas noturnas. Depois de descobrir que tipo de trabalhador você é, use-o para executar suas tarefas e projetos de acordo. Se você trabalha melhor tarde da noite, encare os maiores projetos no momento em que se sentir mais motivado. – Jared Atchison, WPForms

Faça acontecer

9. Estabeleça metas fixas todos os dias

Para evitar alternar entre os itens de uma lista interminável de tarefas, defina algumas prioridades importantes para o seu dia e execute-as. Todas as outras coisas podem ficar em segundo plano enquanto você mantém o foco em concluir seus projetos mais importantes primeiro, para que nunca acabe com a produtividade geral. Defina prazos para você quando você concluir cada item também. – Firas KittanehColchão Zoma

10. Limite seus 'Just Checks'

Muitos de nós que afirmamos trabalhar em uma única tarefa, na realidade, geralmente pontuam seu trabalho com uma série de “apenas verificações” (olhar rápido para as caixas de entrada de e-mail, mensagens de texto etc.). Pesquisas indicam que há um custo significativo associado a “apenas verificações”. Em vez de interrupções frequentes, reserve períodos de tempo para um trabalho focado. Você ficará surpreso com o quanto mais produtivo se sentirá. – Constantin SchreiberBlair

11. Coloque fones de ouvido

Temos um escritório de planta baixa aberto, o que pode significar que todo mundo costuma ser puxado em cem direções de uma só vez. Quando preciso me concentrar e fazer as coisas, coloco fones de ouvido sem som. Isso indica a todos que estou interessado no que estou trabalhando e que não posso ser incomodado. – Ashley Merrill, Lunya

12. Desligue o seu telefone

Agora, muitas de nossas vidas passam por nossos telefones. Acho que, se não consigo me concentrar por causa de uma série de distrações, simplesmente desligar o telefone por uma ou duas horas permite que eu me concentre e realize o que preciso. Afastar suas mensagens de texto e chamadas por algumas horas não prejudicará ninguém, mas ajudará sua produtividade. – Rana Gujral, Sinais comportamentais

Lista de tarefas

13. Crie listas para priorizar suas tarefas

Comece cada dia desenhando três colunas em um pedaço de papel. Sim papel! Liste assuntos urgentes na coluna à esquerda, itens menos importantes no meio e itens que podem esperar no terceiro. Ao longo do dia, desenhe uma linha em cada item à medida que ele for concluído. Pesquisas mostram que a retenção é maior quando as palavras são escritas e o cruzamento de itens fornece uma sensação de realização. – Elisabeth Swardstrom, PixelFish

14. Definir limites

Estabelecer limites é fundamental! Saiba o que é importante e o que é perturbador. Seu trabalho no trabalho não é apenas para reagir e apagar todos os incêndios. Seu trabalho é reconhecer o que é um verdadeiro incêndio e o que é realmente apenas uma distração. Sua atenção deve estar voltada para as coisas mais importantes para avançar a agulha nos seus negócios; portanto, se algo estiver lhe impedindo disso, defina um limite. – Diego Orjuela, Cabos e sensores

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