14 Ferramentas Altamente Eficazes para Organizar Processos Internacionais de Negócio

Documentação é crucial. Sem isso, sua equipe pode estar trabalhando usando sistemas concorrentes ou em objetivos completamente diferentes. Qual ferramenta ou sistema você prefere para garantir que os processos internos da empresa sejam claros e acessíveis? Por que você prefere esse programa ou método? Respondendo às perguntas, esses quatorze jovens empreendedores compartilham suas ideias.

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1. Asana

É verdade que a organização é um pré-requisito para a eficiência. Você tem dois objetivos para o seu sistema de documentação: visibilidade e simplicidade. Basecamp e Asana são ótimos para pequenas empresas, mas à medida que você escala, plataformas como Workfront ou LiquidPlanner ajudarão a rastrear tarefas e projetos administrativos em várias fases. Minha equipe usa Asana agora e não poderíamos estar mais felizes.

Raad AhmedLawTrades

2. Dropbox, folga

Usamos o Dropbox para organizar e armazenar tudo e compartilhar links para fazer o download com os clientes. Internamente, usamos o Slack para evitar a execução das cotas de e-mail. O Dropbox é tão amplamente usado que é impossível funcionar sem ele para transferência de arquivos, externamente. Para comunicação interna, o Slack é uma excelente maneira de se comunicar em múltiplas plataformas. Nós usamos ambos e os monitoramos de perto.

Matthew CapalaAlphametic

3. Fuse.js

Usamos o Fuse.js para a documentação de nossos negócios de SaaS. Ele permite que os usuários pesquisem e encontrem documentos que resolverão seu problema. A melhor parte é que nos permite saber se os usuários ficam presos e o que estavam procurando, para que possamos continuar atualizando a documentação com as informações que eles desejam.

Syed Balkhi, WPBeginner

4. HubSpot

Página inicial do HubSpot

Múltiplas partes da minha equipe, desde vendas até marketing, até a redação de conteúdo, são feitas através de ofertas e tarefas no HubSpot. Há oportunidades para colaborar ou simplesmente atribuir e rastrear tarefas para um funcionário, mas ele tem várias maneiras de acompanhar e registrar contatos, notas, prazos e muito mais. Provou-se indispensável para acompanhar vendas, seguir leads e até mesmo publicar conteúdo!

Brandon StapperSinais Imediatos

5. G Suite

O G Suite, especificamente o Google Docs and Sheets, é essencial em nossa empresa para garantir que todos os membros da equipe tenham a versão mais atual do conteúdo em que estamos trabalhando. Se alguém tiver uma pergunta, é fácil se comunicar dentro do próprio documento para que todos estejam na mesma página. Qualquer coisa com recursos de edição colaborativa pode ser útil ao lidar com grandes quantidades de dados.

Mark KrassnerEsperançoso

6. JIRA, Google Drive

Como provedor de hospedagem e serviços gerenciados, a documentação é de vital importância para nossas equipes técnicas. É essencial que eles tenham uma compreensão abrangente dos processos e da tecnologia subjacentes às nossas plataformas. Publicamos a documentação com foco no cliente em nosso site e, internamente, usamos o Google Drive e o JIRA para gerenciamento de projetos.

Justin Blanchard, ServerMania Inc.

7. Office 365

Office 365

Usamos o Office 365 para toda nossa documentação relacionada ao projeto. Fazemos desenvolvimento de software e todos os nossos projetos exigem compartilhamento de doc em nossa equipe em termos de requisitos, metas e conquistas marcantes. O Office 365 funciona muito bem. Eles também fornecem espaço livre na nuvem para compartilhar e armazenar outros arquivos. Eu também posso compartilhar com minha contabilidade para a preparação do balanço.

Piyush JainSimpalm

8. Paligo

Paligo é uma ótima ferramenta para gerenciar sua documentação. Tem um editor embutido, gerenciamento de fluxo de trabalho e a capacidade de criar diferentes formatos para sua documentação. Por exemplo, você pode transformá-lo em um e-book que os usuários podem baixar, bem como integrar em parte do seu site, onde os usuários podem facilmente procurar por suas perguntas.

Jared Atchison, WPForms

9. Slack, Sharepoint

Nossa equipe usa o Slack (para colaboração) e o Sharepoint para compartilhamento de conhecimento a longo prazo. Você pode criar documentos on-line compartilhados que podem ser visualizados ou atualizados por toda a equipe. Os processos de negócios devem ser escritos em etapas claras para que todos possam lê-los e compreendê-los. Se algo é muito complicado para ser escrito ou colocado em um diagrama, ainda não é um processo verdadeiro.

Arry YuModo Stealth, WTIA

10. Trabalho em equipe

O programa Teamwork mantém nossa equipe em contato com as tarefas e projetos específicos nos quais cada membro da equipe está trabalhando. Os projetos de trabalho em equipe nos permitem atribuir tarefas, conversar sobre eles, acompanhar o progresso e anexar documentos eletronicamente. É uma plataforma simples e bem estruturada que nos ajuda a manter a organização.

Diego Orjuela, Cabos e sensores

11. Trello

Trello board screenshot

Nós confiamos muito no Trello para a maior parte de nossa organização comercial no dia-a-dia. Todos têm seu próprio conselho, que podem organizar como acharem melhor, mas todos estão conectados de modo que projetos ou tarefas individuais possam ser facilmente trocados entre os membros. É incrível a versatilidade dessa ferramenta e o impacto positivo que ela teve na organização da minha empresa.

Bryce WelkerInstituto de Contabilidade para o Sucesso

12. Listas de verificação específicas da tarefa

Primeiro, você precisa de um manual, um script ou um livro de processo. Isso não precisa ser longo ou prolixo – uma lista de verificação funcionará bem na maioria das situações. A lista de verificação precisa ser específica para cada tarefa: encerramento financeiro do final do mês, processo de contratação, processo de novos negócios, processo de vendas e marketing. Por trás da lista de verificação, há um SOP detalhado em cada tarefa.

Jennifer A BarnesPro Back Office, LLC

13. Serviço Cloud Dedicado

Serviços em nuvem são robustos. Melhor ainda, se você não eclipse uma certa quantidade de dados, esses serviços são gratuitos. Nossa equipe usa um serviço de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, no nosso caso o Dropbox Paper, exclusivamente para processos e documentos de procedimentos. Ao adotar essa abordagem, não há desordem e toda a equipe sabe onde encontrar e adicionar a documentação interna.

Ryan Bradley, Koester & Bradley, LLP / consultoria de rio branco, LLC

14. Muitas pessoas e muitas metas em sincronia

Antes de implementarmos uma ferramenta de CRM, as coisas não estavam tão organizadas quanto agora. Ao ter uma ferramenta de CRM que todos os funcionários podem acessar, todos têm acesso às mesmas informações ao mesmo tempo, na nuvem. Isso maximiza a eficiência, permitindo que todas as pessoas que estão trabalhando no mesmo arquivo estejam em sincronia umas com as outras e saibam o que está acontecendo com o arquivo a cada etapa do caminho.

Jared Weitz, United Capital Source Inc.

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